文/任靜怡，中交一公局土木工程建筑研究院有限公司

人事檔案的管理工作在人事管理活動實施的過程中至關重要。在人事檔案中，不但記錄了工作人員的職業(yè)生涯和成就，而且還包含著工作人員的基礎信息，是協(xié)助企業(yè)評判一名員工的重要憑據(jù)。現(xiàn)如今，早我國職業(yè)發(fā)展過程中，具有較強的求職流動性，這極大地增強了人事檔案管理工作的強度幾難度。為此，文章主要對現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及對策進行了詳細的探討及研究。

1 現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 人事檔案信息化管理水平比較低

目前，隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理信息化成為現(xiàn)如今我國企業(yè)管理人才的主要趨勢。但是在現(xiàn)實工作中，人事檔案管理信息化的水平比較低，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是：其一，管理人員的計算機水平較低，對新型的管理系統(tǒng)了解不足，阻礙了人事檔案管理工作的有序開展；其二，沒有對現(xiàn)代化的技術手段進行全面利用，也無法充分發(fā)揮出計算機的功能。根據(jù)相關人事檔案利用記錄的分析和研究發(fā)現(xiàn)，檔案的形式已逐漸由單一的材料鑒定、提供政審轉化為出具身份與辦理公證，學歷證明等多種形式，人事檔案的對象也從以往的各級領導、人事部門等延伸到多個部分。另外，通過研究調查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)用人單位始終都是利用手工操作的形式，來實施人事檔案管理工作，這樣極大地加劇了工作量，雖然部分單位已經(jīng)安裝了相關的電子管理系統(tǒng)，但是也僅僅只是記錄員工個人的基礎信息，對員工在工作中形成的各種原件無法收錄。如此一來，管理系統(tǒng)的實用性在人事檔案的跨單位利用中就不能充分體現(xiàn)出來，無論怎樣都需要提供相關的紙質檔案，這不僅嚴重影響著各項工作的效率，還不利于檔案的保管工作。

1.2 人事檔案管理工作中不規(guī)范情況較多

在現(xiàn)如今的企業(yè)發(fā)展中，人事檔案管理工作中不規(guī)范的現(xiàn)象始終存在。其一，現(xiàn)階段諸多人事檔案管理部門，并沒有對相應的信息設備進行設立，工作人員只能夠通過自己一份份的查找檔案和檢查檔案，這不但浪費了大量的時間，還嚴重缺乏高效性；其二，硬件設施不完善，很多企業(yè)的檔案管理室沒有安全設備，也具備防火設備，就只有一間很普通的辦公室。此外，許多檔案都是紙質文件，一旦出現(xiàn)火災，不但會影響檔案的安全，還會影響內部工作人員的安全。其三，一些工作人員綜合素質較低，沒有進行統(tǒng)一管理檔案，更沒有對檔案進行分類編號，這使得信息嚴重混亂，給后期的查閱工作和審核工作帶來不利影響。

2 分析解決企業(yè)人事檔案管理工作中問題的有效對策

2.1 對人事檔案管理信息化建設進行大力開展

時代在進步，社會在發(fā)展，隨之對檔案信息的需求也是越來越高?，F(xiàn)如今，人事檔案信息的數(shù)量在不斷的升高，對以電子檔案為主的信息化管理系統(tǒng)進行建立勢在必行。簡而言之，企業(yè)單位應對人事檔案計算機輔助管理進行全面執(zhí)行，并利用現(xiàn)代化技術與設備，將整理好的人事檔案資料輸入到計算機中，并采用相關的技術將視頻和圖片等轉變?yōu)閿?shù)據(jù)形式的資料，實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案與紙質檔案并存的目的。此外，管理人員為了創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理，還應全面利用計算機網(wǎng)絡等技術，對不在保密范疇內的檔案信息進行共享，進而提供更為優(yōu)質的人才檔案信息給社會。這樣不但有利于人事檔案管理工作，而且還能有效提升人事檔案管理工作的質量。

2.2 實行完善的責任管理體系

在對人事檔案管理工作進行開展的過程中，相關人員要想對整體工作的規(guī)范性及合理性進行提升，就務必要建立健全管理制度。在此過程中，相應的管理人員應實地考察企業(yè)的人事管理部門，對其中的工作內容及標準進行明確；然后，相應的管理人員可以根據(jù)實際的工作內容進行任務分配人事檔案的工作人員，例如對于信息的錄入，應派遣專門的人員進行，同事針對信息的核對，也要安排專門的人員等等。在這樣的形勢下，如果工作期間發(fā)生問題，相關管理者能夠立刻找到相關的負責人，減少不必要的損失。除此之外，在對人事檔案管理工作進行開展的過程中，企業(yè)的內部管理人員還應設計和策劃檔案管理室的安全性和結構，例如設定一個專門存放檔案的區(qū)域，將全部收集好的檔案都統(tǒng)一存放在一個位置，確保檔案的安全性。

2.3 加強建設人事檔案管理隊伍

各級人事部門應加強建設檔案管理隊伍、選取具備較強責任心且作風優(yōu)良的黨員，來擔任檔案干部的工作，早在干部檔案工作條例中就有了明確的規(guī)定。為了能夠使上述人員工作的積極性全面發(fā)揮出來，應進一步提升上述人員的綜合素質，為此，企業(yè)單位就應全面關注員工的工作和生活，加強培養(yǎng)員工的力度。其一，每隔大約兩年，組織部門開展一次業(yè)務知識培訓，使員工更深刻的意識到現(xiàn)代人事檔案管理工作的重要意義，并充分了解鑒別、歸檔及整理檔案材料等相關技術。其二，將兼職與專職檔案管理人員的配置工作做好，并有效落實其工資待遇。應對一支熟練各項人事檔案業(yè)務，以及具備較強責任心的管理隊伍進行有效建立，一遍在對干部檔案管理的外在形式進行統(tǒng)一的同時，保證檔案內容的實用性、完善性以及真實性。為此人事檔案管理人員工資和待遇的落實及制定，需要根據(jù)檔案局制定的待遇標準來進行，以此來調動管理人員工作的積極性。

3 結束語

總而言之，我國現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作中仍然存在諸多的問題，這將會企業(yè)自身的發(fā)展造成極大地損失和影響。所以，相關管理人員在現(xiàn)實的工作中，需要高度重視檔案管理的整體工作，對管理工作制度進行不斷完善，有效解決檔案管理工作中潛在的問題，有效提升自身的工作素養(yǎng)及工作水平，確保檔案管理工作的質量，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎。