在許多年以前企業(yè)IT對于郵件保存的管理需求早已相當(dāng)普及，直到這幾年個資法的推行，更是讓它成為企業(yè)在信息安全控管上的必要需求，也因為如此，目前IT市場上已有許多商用的解決方案，從拉至云端的控管方案、企業(yè)網(wǎng)關(guān)端的監(jiān)控方案、結(jié)合產(chǎn)品代理程序(Agent)的控管機制，一直到信息平臺本身所內(nèi)置的控管功能（如 Microsoft Exchange、IBM Lotus Domino）等等，這么多類型的解決方案，讓IT人員看得眼花撩亂。

無論各家廠商所出品的郵件保存審核解決方案有何優(yōu)越的功能，基本上都會提供一項必要功能，那就是讓IT部門可以根據(jù)企業(yè)的信息政策，來自定義郵件信息的保存規(guī)則，這包含了僅內(nèi)部之間的郵件傳遞、由內(nèi)對外的郵件傳遞、由外對內(nèi)的郵件傳遞。舉例來說，根據(jù)筆者的經(jīng)驗，目前有多的公司不僅會保存與審核對外流通的郵件，還會進一步制定特別的原則，來監(jiān)視、保存以及審核某一些部門來往間的所有信息，例如人力資源部、財務(wù)部以及研發(fā)設(shè)計部。