畢楊帆

摘 要：本文主要探討了財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的諸多問(wèn)題。闡明了傳統(tǒng)模式下和財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)，分析了財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的潛在影響，指出了新環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了新時(shí)期企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的展望與發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：共享模式;會(huì)計(jì)檔案管理;影響

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過(guò)程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及財(cái)務(wù)收支，反映企業(yè)某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況，同時(shí)還反映會(huì)計(jì)核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果[1]。會(huì)計(jì)檔案的特殊性質(zhì)，決定了其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要完整的、權(quán)威的管理制度予以規(guī)范，確保會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)管理和利用安全。

1 兩種模式下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+、工業(yè)4.0、兩化融合等新型理念已逐步走入大眾視野，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新層次已成為衡量企業(yè)發(fā)展的有效標(biāo)尺。會(huì)計(jì)檔案，作為檔案專業(yè)的特殊門類，其管理模式和管理內(nèi)容也發(fā)生了一定程度的變化。

1.1 傳統(tǒng)模式下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理

20世紀(jì)70年代末至90年代初，在計(jì)算機(jī)不是很普及的情況下，會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作幾乎全部由人工完成，只有部分企業(yè)會(huì)借助計(jì)算機(jī)來(lái)建立機(jī)讀目錄或?qū)崿F(xiàn)編目及索引功能，會(huì)計(jì)檔案工作仍處于最原始的管理初始級(jí)狀態(tài)，會(huì)計(jì)檔案案卷目錄、移交清冊(cè)等均由檔案管理人員手工填寫，無(wú)形中加大了檔案人員的日工作量，使得會(huì)計(jì)檔案工作略顯臃腫、繁雜。

另外，很多檔案人員并未掌握會(huì)計(jì)檔案管理方法，直接導(dǎo)致檔案收集不全面、不完整、不系統(tǒng)，檔案保管不規(guī)范、不專業(yè)，檔案利用不便捷。直到90年代末，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）的出臺(tái)像一盞指示燈一樣，指明了會(huì)計(jì)檔案工作的正確方向，規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的接收依據(jù)、歸檔范圍、保管期限、管理內(nèi)容等，在一定程度上使得會(huì)計(jì)檔案工作條理化、制度化、清晰化。

1.2 財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理

共享服務(wù)誕生于20世紀(jì)80年代，是在國(guó)際化、信息化和經(jīng)營(yíng)規(guī)模快速增長(zhǎng)的背景下管理和控制活動(dòng)的創(chuàng)新。財(cái)務(wù)共享服務(wù)主要通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)技術(shù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的綜合處理，該平臺(tái)由財(cái)務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)（FSS）、財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)（FSO）、費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)（ERS）三大系統(tǒng)構(gòu)成。同時(shí)，三大系統(tǒng)與現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)緊密銜接，高質(zhì)量高效率的完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)際上就是為了改變潛在的舊的分散管理模式下亟待解決的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的智能化管理，促進(jìn)了節(jié)能環(huán)保，降低了能源損耗。

財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更好的闡釋了會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作。相較傳統(tǒng)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案更注重檔案本身的有效性、完整性及安全性。在大數(shù)據(jù)影響的年代，會(huì)計(jì)檔案管理更趨向于智能化管理。檔案管理人員不定期采集信息資源，盡量豐富數(shù)字館藏，增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的利用，弱化人工管理模式，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案全生命周期全過(guò)程的自動(dòng)化管理。

2 財(cái)務(wù)共享對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的潛在影響

2.1 能否實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化成為當(dāng)下問(wèn)題的聚焦點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)推廣階段討論研究最多的便是共享實(shí)施完畢，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的去留問(wèn)題。一種觀點(diǎn)為：如果能確保應(yīng)歸檔的電子會(huì)計(jì)資料具有真實(shí)性、有效性、完整性、安全性等特征，能夠通過(guò)相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)準(zhǔn)確、完整地呈現(xiàn)出來(lái)，并且具備防篡改、可備份的功能特點(diǎn)，形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于永久保存或是重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，那么可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理。另一種觀點(diǎn)為：電子會(huì)計(jì)檔案確實(shí)便于管理，不僅大大的縮短了業(yè)務(wù)處理時(shí)間，而且節(jié)約了人工成本。但是由于無(wú)紙化的規(guī)定要求門檻較高，僅僅保存電子檔案是不足以保證檔案歸檔的完整性及連續(xù)性的，因此檔案無(wú)紙化保存是有潛在風(fēng)險(xiǎn)的，至少在當(dāng)下乃至今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案仍然不能退出歷史的舞臺(tái)，還需發(fā)揮其重要的價(jià)值。

2.2 會(huì)計(jì)檔案管理模式發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變

會(huì)計(jì)檔案管理模式經(jīng)歷了三個(gè)重要階段，第一階段，全人工管理，即以檔案管理人員為核心，一切管理操作均由檔案人員來(lái)完成，體現(xiàn)了較強(qiáng)的主觀能動(dòng)性，不利于檔案的按期收集整理歸檔。第二階段，以人工管理為主計(jì)算機(jī)操作為輔式管理，由于檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)并未相連，造成電子會(huì)計(jì)資料只能在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里暫存，會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔工作仍需傳統(tǒng)模式管理，未解決相關(guān)問(wèn)題。第三階段，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，這一階段有個(gè)顯著特征，會(huì)計(jì)檔案管理形式主要表現(xiàn)為電子會(huì)計(jì)檔案的收集及歸檔。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接完成，電子會(huì)計(jì)檔案通過(guò)系統(tǒng)接口直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，檔案的借閱利用均可線上完成。同時(shí)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案由共享中心整理完成后統(tǒng)一返回企業(yè)檔案部門，核查完畢后由檔案部門上架保管。這種一體化集成管理模式更有利于會(huì)計(jì)檔案的管理利用，通過(guò)前端實(shí)時(shí)把控篩選具有保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)資料，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的全過(guò)程數(shù)字化管理。

3 新環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案形成歸口管理問(wèn)題

傳統(tǒng)模式會(huì)計(jì)檔案管理流程是相對(duì)簡(jiǎn)化的，即由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集本企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，完成整理立卷工作后在本部門保管一年以后交由檔案部門保管。其中，檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)并監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案工作的相關(guān)情況，定期與財(cái)務(wù)部門人員溝通并給出管理要求及意見(jiàn)。因此，傳統(tǒng)模式下會(huì)計(jì)檔案管理具備完整的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，每一節(jié)點(diǎn)都發(fā)揮重要作用，缺一不可。

財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理流程具有一定的差異性，此時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)部門仍是會(huì)計(jì)資料的形成部門，不同的是，整理立卷工作不再由本企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，而是統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)共享中心（外單位）來(lái)完成。由于職能設(shè)定的限制，本企業(yè)檔案部門只負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督本企業(yè)相關(guān)部門檔案工作，如果會(huì)計(jì)資料整理過(guò)程發(fā)生問(wèn)題了，企業(yè)檔案部門很難與財(cái)務(wù)共享中心溝通，并且共享中心不了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)情況，這對(duì)會(huì)計(jì)檔案的最終形成造成很大的阻力，無(wú)形中加劇了會(huì)計(jì)檔案管理工作。

3.2 會(huì)計(jì)檔案借閱利用保管問(wèn)題

在共享中心保管檔案期間，共享企業(yè)單位需嚴(yán)格遵守各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案借閱制度，履行相應(yīng)借閱手續(xù)。由于紙質(zhì)版會(huì)計(jì)檔案需在共享中心暫存一年，檔案利用問(wèn)題逐漸成為第一層障礙。在檔案保管方面，對(duì)于規(guī)模較小的企業(yè)而言，企業(yè)自身并不具備保管會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)物質(zhì)條件，因此，會(huì)優(yōu)先選擇離本單位最近的共享中心來(lái)處理相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)并保管會(huì)計(jì)檔案。然而，對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)，檔案館庫(kù)建設(shè)均趨向成熟的階段，實(shí)施共享的會(huì)計(jì)檔案最終是要移交共享企業(yè)檔案部門保管的，而且，這種企業(yè)一般下設(shè)很多二級(jí)單位，遍布不同地域，在共享中心的選擇方式和檔案保管的選取地點(diǎn)勢(shì)必成為亟待探討的問(wèn)題。

4 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展與前景

縱觀不同時(shí)期檔案發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn)，創(chuàng)新與探索已成為檔案工作永恒不變的主題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，是眾多財(cái)務(wù)人員及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員智慧的結(jié)晶，是現(xiàn)階段著力推廣并要求實(shí)施的業(yè)務(wù)管理模式。誠(chéng)如檔案數(shù)字化發(fā)展一樣，會(huì)計(jì)檔案管理未來(lái)必將與高科技融合發(fā)展，以全新的形式為企業(yè)乃至社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法講解》編寫組.會(huì)計(jì)檔案管理辦法講解[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2016：1-2.