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        市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案管理的研究

        2019-12-20 22:40:47
        新營銷 2019年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理工作

        (山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院 山東 濟南 250102)

        近年來,隨著我國改革開放進程的加快,社會經(jīng)濟取得了突飛猛進的發(fā)展,隨著經(jīng)濟的發(fā)展,我國的科學技術(shù)也取得了很大的進步??萍及l(fā)展帶來了社會各方面的變遷,對企業(yè)的檔案管理工作也提出了新的要求。作為新時代背景下的企業(yè),需要對企業(yè)的檔案管理工作加強監(jiān)管,并且要加大創(chuàng)新的力度,以此使企業(yè)能夠保持與時俱進的能力,轉(zhuǎn)變管理的觀念,將企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式與新技術(shù)進行有效的結(jié)合,以此來提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

        一、企業(yè)加強檔案管理工作的必要性

        (一)有利于提高企業(yè)的整體水平

        企業(yè)的檔案管理工作指的是對企業(yè)的文件資料進行收集、整理、歸納、保管的過程。檔案的管理是為了企業(yè)在之后的管理過程中,可以隨時進行利用,對于過期的檔案要進行及時的銷毀處理,以此來保障企業(yè)檔案的質(zhì)量,使企業(yè)的檔案管理有章可循,以往檔案管理過程中的不足可以得到有效的彌補,保障企業(yè)的檔案管理工作的有序進行。

        企業(yè)建立健全的檔案管理體系,一方面可以使企業(yè)的檔案得到有效的管理,另一方面也可以促使企業(yè)的管理者能夠?qū)n案管理的工作提高重視度,使企業(yè)的全體員工都能參與到企業(yè)的檔案管理活動當中來,企業(yè)的全體員工都能夠認識到企業(yè)的檔案管理對企業(yè)管理的重要性。尤其是近幾年來,越來越多的企業(yè)開始認識到檔案的重要性。但是與此同時,企業(yè)對檔案管理工作的要求也越來越高,檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理的一項重要任務。

        企業(yè)如果建立起完善的檔案管理體系,那么在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中,可以使檔案管理活動滲透到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié),可以使企業(yè)檔案管理機制得到完善,企業(yè)管理隊伍擴大,企業(yè)的檔案管理工作更加具有準確性。在企業(yè)對檔案管理的標準進行規(guī)范化的過程中,應加強其檔案管理和檔案信息開發(fā)工作,同時還要加強對企業(yè)的全面管理工作,這是企業(yè)在規(guī)范檔案管理工作中不可忽視的問題,它能對我國企業(yè)的發(fā)展起到極大的促進作用。

        (二)檔案管理是企業(yè)管理的重要的工作之一

        企業(yè)的管理工作應該是全面的管理,要以質(zhì)量管理作為管理的中心,促進全員參與到企業(yè)管理工作中來,其主要的目的在于使企業(yè)內(nèi)部的員工能夠受益,并在此基礎(chǔ)上,更好地實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。在企業(yè)的管理工作中,檔案管理工作也是一個關(guān)鍵的組成部分,在實踐過程中可以促使企業(yè)嚴格按照標準和要求來對企業(yè)進行管理,企業(yè)需要將檔案管理納入企業(yè)全面的質(zhì)量管理體系工作中來。

        二、企業(yè)加強檔案管理的措施

        由上文的研究結(jié)果可以看出,就目前的市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)要想得到很好的發(fā)展,就一定要提高檔案管理者的業(yè)務水平,使他們有能力做好相應的檔案管理工作,去實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標。對于企業(yè)的檔案管理,筆者認為可以注重以下三點。

        (一)強化對檔案管理工作的認識,促進全員參與

        企業(yè)的管理者應對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)引起重視,企業(yè)的管理層需要具有超前的創(chuàng)新意識。在實踐活動過程中,我們能夠看到的是,如果企業(yè)的管理層對企業(yè)的檔案管理工作缺乏充分的認識或者足夠的重視,那么企業(yè)的檔案管理工作就會受到一定的限制,檔案管理工作很難在企業(yè)當中獲得充分和長遠的發(fā)展。在企業(yè)的檔案管理推廣過程中,我們還發(fā)現(xiàn)了許多存在的問題,有的企業(yè)看起來十分重視檔案管理的工作,也將企業(yè)的檔案管理工作納入企業(yè)的管理活動中來,但是在工作過程中缺少章法,流于形式。

        筆者認為想要提升企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理工作的重視程度,在實踐活動過程中,可以著重加強企業(yè)對管理者的認識的培訓,讓他們對企業(yè)檔案管理的重要性有足夠的認識。與此同時,我們還需要認識到,企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性,以此來促使企業(yè)內(nèi)部的全體員工都參與到企業(yè)的檔案管理工作當中,提高企業(yè)對檔案管理工作重要性的認識。要達到這個目的,要先讓員工對企業(yè)檔案管理工作的重要性有一個充分的認識,并能夠提高企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì),調(diào)動全體員工的積極性,才能切實推動企業(yè)檔案管理工作有效開展,使企業(yè)檔案管理工作的作用能夠被充分地發(fā)揮出來。在這個過程當中,企業(yè)需要堅持以人為本的理念,將企業(yè)的檔案管理工作由理念變?yōu)閷嵺`,使企業(yè)的檔案管理工作能夠得到有效的優(yōu)化和完善。企業(yè)的檔案管理工作要實行責任制,使檔案管理工作更加科學化和合理化。

        (二)創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理模式

        隨著社會進步和科技發(fā)展,現(xiàn)在我國已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)手段出現(xiàn)了多樣性的發(fā)展,并且被廣泛地應用于實際的管理活動當中,這就使很多的信息能夠得到及時有效的處理,大量的有價值的信息能夠得到及時的保留,技術(shù)的進步對企業(yè)的檔案管理工作提出了新的、更高的要求。

        隨著科技的發(fā)展,當前的大數(shù)據(jù)技術(shù)已與企業(yè)檔案管理工作結(jié)合在一起,并在實際中得以應用,它沖擊了企業(yè)原有的檔案管理模式,為企業(yè)檔案管理提供新的開發(fā)方案,并為企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新起到了很大的推動作用。

        第一,在檔案管理過程中使用云存儲模式。計算機技術(shù)的發(fā)展,使大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了逐步的完善,并且大數(shù)據(jù)技術(shù)云存儲模式能夠使企業(yè)有效地保存檔案資料,檔案信息的性價提高,為需用檔案的用戶提供高水平的服務。同時,還需要為企業(yè)的檔案管理工作做好服務,為企業(yè)的檔案管理提供基礎(chǔ)設施建設,加強檔案管理電子硬件系統(tǒng)的建設,為企業(yè)的檔案管理提供完善的系統(tǒng)并且配備相關(guān)的軟件,并基于此建立多媒體文件數(shù)據(jù)庫,以便更好地管理和檢索。

        第二,對檔案資料的數(shù)據(jù)分析加強管理。在實際的管理活動中,需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷應用到企業(yè)的檔案管理活動中,在新型的管理模式中,能夠有很多的模式可滿足企業(yè)的管理需求。與此同時,需要改善各種數(shù)據(jù)信息,改善文件管理系統(tǒng)的服務功能。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理活動中,使用大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析方法,可以綜合調(diào)整用戶的需求,促進檔案數(shù)字結(jié)構(gòu)的開發(fā)。值得關(guān)注的是,在目前大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用中,如何才能將各檔案之間的數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起,并且對價格數(shù)據(jù)資料進行廣泛的使用,使企業(yè)檔案資料的管理和利用提升到一個新的高度。

        第三,完善數(shù)字檔案的檢索功能。隨著技術(shù)的進步和發(fā)展,可以采用蘇子華可視系統(tǒng)對檔案進行管理,采用圖表的形式對企業(yè)的檔案進行管理。在實際的應用過程中,在科學預測和分析企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,開展數(shù)據(jù)信息管理,全面推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設,促進檔案管理效率的提高,提升檔案管理的準確性。

        (三)構(gòu)建數(shù)字化共享平臺,提高企業(yè)檔案資源的利用效率

        相對于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作來說,根據(jù)檔案部門的需要,各部門向他們提供相關(guān)人員的信息,再根據(jù)個人需要,由檔案管理的負責人向需要方提供相關(guān)信息。這樣一來,不僅程序比較煩瑣,而且降低了工作效率。就目前來說,在大數(shù)據(jù)時代背景下,對檔案的管理需要打破傳統(tǒng)管理的局限性,將檔案管理工作從資料的收集、保管、查找、利用的各個環(huán)節(jié)都完成管理方式的轉(zhuǎn)變,加大力度推進檔案資源管理數(shù)字化的開展,切實抓好檔案管理數(shù)字化的建設,有效地開展檔案資源的共建活動。

        在整個的活動中,企業(yè)需要利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)進行規(guī)范化的建設,形成企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一的共享平臺,收集和整理原先發(fā)布在各個部門的檔案,使用先進、科學的管理理念,加強對檔案資料的有效管理,以此促進OA與ERP和企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

        三、結(jié)論

        總而言之,在企業(yè)的管理工作中,檔案管理工作任重而道遠,企業(yè)的管理者應從思想上引起重視,樹立新的發(fā)展理念,全面加強檔案建設,開發(fā)新的檔案管理模式,適應市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,發(fā)揮企業(yè)檔案管理的作用,與時俱進,更好地推動企業(yè)的最大化發(fā)展。

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