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        現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

        2019-12-20 10:32:23郭曉俊
        商品與質量 2019年6期
        關鍵詞:管理制度管理工作理念

        郭曉俊

        山西介休義棠倡源煤業(yè)有限公司 山西介休 032000

        隨著經濟的發(fā)展和科技的進步,辦公室的中樞作用越來越明顯。因此現(xiàn)代企業(yè)必須積極探索做好辦公室管理工作的有效途徑,不斷完善自身管理制度,創(chuàng)新工作模式,加強隊伍建設,以提高整個辦公室乃至整個企業(yè)的工作效率,提升企業(yè)的核心競爭力。

        1 辦公室管理工作的作用

        一方面,辦公室管理工作具有重要的橋梁作用。對于辦公室管理工作而言,它不僅承擔著傳遞領導層決策的重要使命,還具備一定的宏觀調控和綜合權衡的職能。可見,辦公室員工是領導層和基層部門的傳話筒,辦公室員工需要實時掌握基層部門的具體執(zhí)行情況,并將其匯報給領導層,同時辦公室員工還需要向基層部門傳達領導層所制定的相關決策,并協(xié)助領導層進行可實施方案的制定。另一方面,辦公室管理工作具有重要的參謀功能。在開展辦公室管理工作的過程中,辦公室員工需要對各部門的信息進行搜集整理,并將條理清晰的信息提供給管理層,從而幫助管理層更好的決策。

        2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

        2.1 缺少先進的管理理念

        近年來,現(xiàn)代企業(yè)在我國社會經濟迅猛發(fā)展的推動下,也得到了快速發(fā)展。與之前相比,不管是管理方式還是管理技術,都在不斷優(yōu)化與完善。但從目前來看,現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺少先進管理理念的問題,在開展辦公室管理工作的過程中,辦公室員工依然采用傳統(tǒng)的管理理念,導致辦公室管理工作的質量與效率始終得不到有效提升。

        2.2 缺乏完善的管理制度

        由于管理制度直接影響著企業(yè)的發(fā)展,所以管理制度在企業(yè)的發(fā)展中就顯得尤為重要。只有建立健全管理制度,才能使企業(yè)形成一定的約束機制,從而辦公室員工就能夠有效約束自身的行為,進而促進辦公室管理工作的順利開展。但目前來看,現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺乏完善管理制度的問題,在開展辦公室管理工作的過程中,辦公室員工沒有完善的管理制度可遵循,這在一定程度上阻礙著辦公室管理工作的有效開展。

        3 優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對策

        3.1 制定完善的管理制度

        定崗定責制度是提高辦公室管理工作質量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重,所以,只有將各項工作緊密聯(lián)系起來,才能推動整體工作的進展??梢姡陂_展辦公室管理工作的過程中,現(xiàn)代企業(yè)必須認清辦公室管理工作的規(guī)律,不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法,根據(jù)辦公室設置要求,制定頂崗頂責制度,讓辦公室員工根據(jù)相關制度開展工作。要想實現(xiàn)各部門的工作目標,并做好連接辦公室內外的紐帶工作,現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度,為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據(jù),這樣辦公室員工才能各司其職、團結共事,提高辦公室管理工作的質量與效率。

        3.2 融入現(xiàn)代化管理理念

        融入現(xiàn)代化管理理念,是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對策之一。一方面,現(xiàn)代企業(yè)應當意識到辦公室員工危機意識、責任意識及服務意識培養(yǎng)的重要性,使辦公室員工全身心地投入到辦公室管理工作中。另一方面,現(xiàn)代企業(yè)還應當盡可能滿足辦公室員工的需求,提升凝聚力,并合理分配工作任務,以此獲取辦公室員工的認可與信任,這樣才能更好地優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作,從而促進現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        3.3 創(chuàng)新管理方式

        創(chuàng)新管理方式也是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對策。如今,市場競爭越來越激烈,現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中繼續(xù)保持競爭優(yōu)勢,就必須不斷創(chuàng)新管理方式。一方面,現(xiàn)代企業(yè)應當緊跟時代潮流,積極借鑒先進的管理經驗,從而轉變自身傳統(tǒng)的管理觀念。另一方面,現(xiàn)代企業(yè)還應當根據(jù)當今社會的發(fā)展需求,不斷創(chuàng)新原有的管理方式,使改革的管理方式能夠切實落實到實際的辦公室管理工作中去。

        3.4 堅持以人為本

        由于辦公室員工是辦公室管理工作的直接參與者,所以,現(xiàn)代企業(yè)應當重視辦公室員工自身的重要作用,并堅持以人為本。一方面,現(xiàn)代企業(yè)應充分發(fā)揮辦公室員工的主觀能動性,讓辦公室員工感覺到自身的存在感,并以人性化的服務理念,解決辦公室員工的后顧之憂,從而讓辦公室員工更好地投入到辦公室管理工作中去。另一方面,現(xiàn)代企業(yè)還應充分掌握辦公室員工的工作狀態(tài),幫助其解決相關困惑,從而提高辦公室管理工作的質量與效率。

        3.5 優(yōu)化管理環(huán)境

        在開展辦公室管理工作的過程中,現(xiàn)代企業(yè)必須不斷優(yōu)化管理環(huán)境?,F(xiàn)代企業(yè)應注重辦公室員工的身體健康,為其營造一個綠色的辦公環(huán)境,從而使他們感到心情放松,精神快樂。

        3.6 提高辦公室員工素質

        由于辦公室員工素質的高低在一定程度上能夠影響企業(yè)發(fā)展的好壞,所以,現(xiàn)代企業(yè)必須不斷提高辦公室員工的素質。首先,現(xiàn)代企業(yè)應當制定行之有效的激勵措施,對表現(xiàn)好的辦公室員工給予一定的獎勵,以激發(fā)辦公室員工的工作積極性。其次,現(xiàn)代企業(yè)應當積極引進優(yōu)秀人才,使辦公室員工的整體素質得到有效提升。最后,現(xiàn)代企業(yè)還應當定期組織現(xiàn)有辦公室員工參加各種各樣的培訓活動,這不僅有利于強化現(xiàn)有辦公室員工的專業(yè)技能,還有利于培養(yǎng)現(xiàn)有辦公室員工的職業(yè)素質。

        4 結束語

        通過概述辦公室管理工作的基本內涵,分別從辦公室管理工作的職責和辦公室管理工作的作用兩方面入手,明確辦公室管理工作在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的重要性。同時找到現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題,如缺少先進的管理理念、缺乏完善的管理制度等。并提出優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對策,如制定完善的管理制度、融入現(xiàn)代化管理理念、創(chuàng)新管理方式、堅持以人文本、優(yōu)化管理環(huán)境、提高辦公室員工素質。這樣才能有效提高辦公室管理工作的有效性,從而促進現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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