文/何成，中石化西南石油工程有限公司

1 辦公室職能作用的重要性

隨著社會的進步，辦公室工作逐漸被列入重要管理部門，對于一個企業(yè)來講，辦公室是作為領(lǐng)導(dǎo)中心而存在的，承擔(dān)著關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)，發(fā)揮其獨特的職能。辦公室職能是為上級提供準確的各種政策信息、法律服務(wù)、謀劃策略等，這些關(guān)乎著其組織未來的發(fā)展方向，同時能協(xié)調(diào)和政府及相關(guān)企業(yè)機關(guān)的合作關(guān)系，為各部門的溝通協(xié)調(diào)提供有力發(fā)展平臺。能起到宣傳和領(lǐng)導(dǎo)作用，將發(fā)展思想和規(guī)章制度等更好的宣傳落實，為企業(yè)精神文明建設(shè)提供助力，使員工更具歸屬感。

2 辦公室的職能作用

2.1 明確的辦公室管理制度

辦公室管理要具有健全可行的規(guī)章制度，將主要的辦事流程、規(guī)章制度以條文的方式展示出來，要求辦公室人員服從各項規(guī)章管理制度，以身作則，使辦公室工作有章可循、有法可依、有條不紊的進行。建立明確的評判制度，通過員工工作水平的優(yōu)劣和工作質(zhì)量的好壞劃分等級，具有統(tǒng)一規(guī)范的衡量機制，內(nèi)部公平競爭。明確辦公室管理制度，健全個人分工，健全領(lǐng)導(dǎo)班子責(zé)任和分工明細準則、辦公室會議議室規(guī)則和決策等。在制定相應(yīng)的管理政策時是要把握政策性和實用性，少一些概念，多一些實用，將管理規(guī)程細化到每一項具體事務(wù)處理上，大事小事有章可循，保證工作的井然有序。工作過程中要尊重別人、相互理解、換位思考，人情化與制度化管理同時作用。

2.1.1 管理制度中注重的問題

目前管理中要著重抓緊崗位責(zé)任制，本質(zhì)在明確辦公室各個科室的職責(zé)所在，劃分好各個崗位的職責(zé)作用，各司其職，各盡所能，從而高效率、高質(zhì)量的完成自身的任務(wù)，從根本上杜絕相互推諉和拖拉等現(xiàn)象。在實行崗位責(zé)任制時，堅持以事定崗、從崗擇人和精干高效的原則，能一個人完成的絕不兩個人干，能一個科室解決問題絕不要兩個科室。要求各崗位都擁有相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，對每個任務(wù)的實施完成都具有明確、全面、具體的責(zé)任和權(quán)利，更加嚴謹高效的完成任務(wù)。對業(yè)績突出的辦公室工作者要給予獎勵，對于瀆職和失職的工作者依情節(jié)的嚴重性予以懲罰或開除等，獎懲制度明確，從而調(diào)動員工的積極性。

2.1.2 會議管理制度

會議是討論成果、研究問題、傳達指示、決策管理、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗的重要管理手段。會議的管理制度和高效性是辦公室部門要著重加強的環(huán)節(jié)。辦公室部門要組織會議需要注意以下幾點：精簡會議的次數(shù)，能通過簡單協(xié)商解決的小問題不組織會議，這不僅浪費領(lǐng)導(dǎo)的精力也影響工作的高效開展。建立完善的會議審批制度，將具有影響力和關(guān)鍵性的會議提上日程，避免無關(guān)緊要的小會議的開展；其次是提高會議的質(zhì)量和效率，主要表現(xiàn)在會前要做好充分的準備，精簡內(nèi)容，縮短時間。會議紀律要嚴格遵守，切記遲到早退。會議當機立斷，議而有決，不要拖泥帶水。

2.2 辦公室管理的科學(xué)化

辦公室工作處于行政管理的中樞地位，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，主要負責(zé)內(nèi)外的各種協(xié)調(diào)工作，具有協(xié)調(diào)管理、咨詢服務(wù)、信息查詢等多種職責(zé)，因此合理配置辦公室內(nèi)部管理機構(gòu)是實現(xiàn)管理科學(xué)化的重要前提。辦公室的科學(xué)化需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，從而更好的實現(xiàn)職能分工和管理建設(shè)。健全辦公室內(nèi)部管理機構(gòu)，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)水平，使得辦公室內(nèi)部擁有具有高品質(zhì)、高能力的精干隊伍，保證各項工作的順利開展。

2.2.1 辦公室管理中注重的問題

辦公室的人員要具有較好的思想道德素質(zhì)，同時具備專業(yè)的理論知識和文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力等。不要出現(xiàn)辦公室里“嘰嘰喳喳”的現(xiàn)象，抓好隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)，以黨的思想作為指導(dǎo)思想，樂于奉獻、嚴于律己、為眾人服務(wù)、不求回報，要踐行實事求是的精神，走出辦公室，走向?qū)嶋H，更好的進行信息的收集，為領(lǐng)導(dǎo)提供更準確、更及時的信息。在日常工作中和外來客戶接待時，要熱情周到、細心嚴謹、文明禮貌，切記言辭冷淡、盛氣凌人，為企業(yè)和個人帶來名譽上的損壞。針對業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，要求辦公人員具有深厚的知識底蘊，能面對各種可能發(fā)生的情況，不斷學(xué)習(xí)，深化辦公室管理知識，鍛煉自身綜合能力，滿足適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

3 辦公室主要負責(zé)項目職能

3.1 高質(zhì)量公文撰寫

辦公室人員幾乎每天都在與文字打交道，需要具備一定的文字寫作能力，要根據(jù)上級的指示撰寫出高質(zhì)量的材料和報告。要做到了解國家和地方的政策方針，把上級政策與基層實際相結(jié)合，了解各項工作開展情況，抓住其難點，重點問題。明確、領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的想法，保證起草的文件體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，思路清，言之有物，做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

3.2 開展好調(diào)查研究

從實際出發(fā)，定期開展調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的、前瞻性的建議，推動工作的開展。要善于抓住突出的問題和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點問題，迅速開展調(diào)研，及時撰寫出有分析、有建議的報告材料。，掌握民意，以便于領(lǐng)導(dǎo)更好的開展工作。

3.3 全方位的做好服務(wù)

辦公室的重要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾服務(wù)。能不能讓兩者感到滿意，是衡量辦公室工作的標準。變被動為主動，凡事提前準備，具有前瞻性，更好的為領(lǐng)導(dǎo)提供建議。進行全面服務(wù)體系，將事前、事中、事后的工作力求盡善盡美，任何過程都要認真嚴謹，保證在執(zhí)行過程中加強監(jiān)督管理，落實工作的高效完成。

4 結(jié)語

結(jié)合上文所講，辦公室人員要具有專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)，具備服務(wù)意識和前瞻意識、參謀意識，要有奉獻精神和創(chuàng)新精神，能處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部外部的協(xié)調(diào)工作，不斷增強自身的知識儲備，加強學(xué)習(xí)，將辦公室工作做的更好，為領(lǐng)導(dǎo)提出可靠的建議，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。