王曉燕

（河北省保定市淶源縣行政審批局，河北 淶源 074309）

一、信息化條件下檔案管理的基本現(xiàn)狀

隨著信息化的推進，檔案管理領(lǐng)域也廣泛的應(yīng)用信息化工具，包括檔案的內(nèi)容與保存、檔案的管理與應(yīng)用等方面，這有效地提高了檔案管理質(zhì)量，推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）檔案內(nèi)容及其保存的實現(xiàn)信息化

首先，從檔案內(nèi)容來看，當(dāng)前檔案大多以Word文檔形式存在，并可以實現(xiàn)在這種文檔中進行修改以至于最終成文，這就實現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化。特別是，對于長期以來形成的紙質(zhì)文檔，也可以利用掃描、重新錄入等方式將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，掃描后的文檔也可以利用相應(yīng)的軟件將掃描件轉(zhuǎn)變?yōu)閃ord文檔，從而可以實現(xiàn)統(tǒng)一的文檔格式。其次，從保存來看，一般的單位都是利用專門的計算機，通過建立文件的形勢進行保存，并且這種文件可以分類保存，并記錄保存的時間、責(zé)任人等信息。

（二）檔案管理與應(yīng)用的信息化

首先，從管理來看，目前檔案管理大多通過建立檔案目錄來推進，如將一年的檔案進行匯總并編制目錄，部分單位通過在Excel辦公軟件中建立詳細的目錄進行管理，這就提高了管理的效率，便于查詢。其次，從應(yīng)用來看，對于一些非保密性的檔案，單位通過在互聯(lián)網(wǎng)、QQ群共享等渠道公布，幫助各主體甚至社會主體獲取檔案的相關(guān)信息，契合了當(dāng)前信息公開的需要，有效地推動了檔案的應(yīng)用。

二、信息化條件下檔案管理存在的問題

雖然信息化條件下檔案管理取得了明顯的成效，但也還存在一些問題，表現(xiàn)在檔案信息化程度不夠，信息化應(yīng)用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。

（一）檔案信息化程度不夠

檔案信息化程度不夠是指尚未全面發(fā)揮信息化的作用。首先，從現(xiàn)存的檔案來看，部分單位檔案仍然只是保存紙質(zhì)文檔，電子文檔沒有保存，或者雖然保存了電子文檔，但電子文檔的內(nèi)容與紙質(zhì)文檔存在差異，如沒有將最終領(lǐng)導(dǎo)簽章確認的電子文檔保存等，這就導(dǎo)致兩者之間存在差異，不利于檔案的開發(fā)利用。其次，從歷史檔案來看，沒有利用掃描儀等將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，或者轉(zhuǎn)變?yōu)閽呙杓臋n后沒有轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一格式的WORD文檔，導(dǎo)致文檔查詢等管理難度大。特別是對于單位內(nèi)部下屬各科室的檔案，由于各種因素的影響，其檔案電子化更加滯后，甚至出現(xiàn)電子檔案丟失等問題。

（二）信息化應(yīng)用能力不足

首先，信息化管理軟件開發(fā)滯后，部分單位特別是基層單位僅僅簡單的利用計算機設(shè)備存儲電子文檔，而沒有開發(fā)出相應(yīng)的管理軟件將所有的檔案納入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進行統(tǒng)一管理，這既不利于檔案的保存，也不利于檔案的開發(fā)利用。其次，信息化后的電子檔案開發(fā)利用不足，部分單位雖然保存了電子檔案，但長期沒有對檔案進行歸納總結(jié)，沒有統(tǒng)計分析，難以形成完善的研究報告供領(lǐng)導(dǎo)者參考，從而沒有發(fā)揮信息化的作用。

（三）信息化配套管理制度不健全

首先，信息化條件下的檔案格式不統(tǒng)一，沒有制定統(tǒng)一的、標(biāo)準化的電子檔案格式，這使得單位內(nèi)部不同部門的電子檔案格式不盡相同，甚至差異較大，不利于統(tǒng)一管理。其次，信息化條件下的檔案借閱管理制度不健全，部分單位檔案特別是電子檔案存在利用互聯(lián)網(wǎng)隨意傳遞等問題，這種傳遞沒有履行必要的審批手續(xù)，容易導(dǎo)致信息泄露。再次，信息化條件下檔案安全管理制度不健全，部分單位雖然有保存電子文檔的意圖，但只是簡單的存放在計算機設(shè)備中，而沒有建立安全管理制度。

三、信息化條件下檔案管理創(chuàng)新思考

信息化給檔案管理帶來了重要的發(fā)展機遇，利用這種機遇，必須創(chuàng)新理念規(guī)劃檔案管理工作，創(chuàng)新工具強化檔案管理，創(chuàng)新模式規(guī)范檔案管理。

（一）創(chuàng)新理念規(guī)劃檔案管理工作

首先，要從長遠發(fā)展的視角出發(fā)規(guī)劃檔案管理工作，長遠來看，檔案必定會實現(xiàn)電子化、數(shù)字化，甚至紙質(zhì)都可能不再保存，因此，單位必須從長遠發(fā)展的視角出發(fā)，加快規(guī)劃檔案工作，以適應(yīng)發(fā)展需要。其次，要從信息化的視角出發(fā)規(guī)劃檔案管理工作，要從檔案內(nèi)容、保存、管理、應(yīng)用等方面明確如何推進檔案信息化，明確檔案信息化的目標(biāo)即實現(xiàn)全面的電子化管理，明確檔案的途徑、重點內(nèi)容和保障措施。

（二）創(chuàng)新工具強化檔案管理

首先，要積極開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，單位要積極與開發(fā)商合作，根據(jù)自身的需求、檔案的總量規(guī)模開發(fā)出符合自身要求的數(shù)據(jù)庫，這種軟件要具有基本的查詢、檔案上傳、錄入、編輯、打印、下載等功能。其次，要積極利用信息化工具強化檔案管理，如規(guī)定單位內(nèi)部各部門出臺的檔案要在正是成文之日上傳到信息化管理系統(tǒng)中，檔案管理部門要對上傳的內(nèi)容進行審核，以解決檔案保存滯后、管理不規(guī)范等問題。

（三）創(chuàng)新模式規(guī)范檔案管理

首先，要創(chuàng)新性推動檔案的落實，按照分步推進的原則，可以先后規(guī)劃若干檔案信息化項目，如檔案內(nèi)容數(shù)字化項目、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項目、檔案開發(fā)利用項目等，以項目為抓手促進檔案管理信息化的落實。其次，要創(chuàng)新檔案日常管理模式，建立信息化條件下的格式規(guī)范化管理制度、檔案借閱、銷毀制度，對傳統(tǒng)的模式進行改進，避免由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ綄?dǎo)致制度漏洞。