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        談?wù)剻n案管理的有效性研究

        2019-12-18 13:36:06齊貝貝
        魅力中國 2019年20期
        關(guān)鍵詞:知識經(jīng)濟(jì)有效性檔案管理

        齊貝貝

        (河北省淶源縣水利局,河北 淶源 074300)

        一、現(xiàn)代檔案管理工作中面臨的問題

        在國內(nèi)的檔案管理工作中,僅有部分國家疾患大型企業(yè)、科研單位實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化,即在檔案管理中有效利用了現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加快了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變進(jìn)程,不但有效節(jié)省了檔案管理的人力物力投入,而且提升了檔案資源的利用效率。但是在國內(nèi)現(xiàn)階段的檔案管理中,仍然存在某些影響管理有效性的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

        (一)檔案管理工作重要性有所淡化,難以真正發(fā)揮其所具備的社會功能和社會價值。很多人多檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理工作可有可無。對檔案工作的重視程度不夠。長期以來,相當(dāng)一部分人員,包括有些領(lǐng)導(dǎo),對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案工作就是受罰、保管、事務(wù)性工作,只要是不丟失文件,不泄露機(jī)密,能滿足外調(diào)和查檔就行了。

        (二)社會檔案管理力量相對薄弱、水平不高、手段滯后,導(dǎo)致檔案管理的有效性受到:嚴(yán)重的影響。多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),對檔案的重要性、管理的具體要求、檔案次啊聊的收集、整理、借閱手續(xù)、限時歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉,檔案收集意識淡薄。

        (三)檔案保管的硬件環(huán)境相對較差,專業(yè)設(shè)施短缺。有的單位檔案管理必備的當(dāng)用工具,甚至都無法購置配備齊全,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的石基效率和質(zhì)量。

        (四)檔案管理中的安全意識相對薄弱,尤其是在紙質(zhì)檔案的保管中,很多檔案管理人員片面認(rèn)為檔案管理就是保管文件和材料不是什么值錢的東西,沒有人來頭道這些紙張,進(jìn)而導(dǎo)致大量檔案資源的流失。

        二、如何提升檔案管理的有效性

        在現(xiàn)在檔案管理工作中,不但要加強(qiáng)對于相關(guān)理論的研究和實(shí)踐,而且要在不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,全面提升檔案管理的有效性,并且為社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和各項(xiàng)管理工作提供寶貴的文獻(xiàn)資料。提升檔案管理的有效性,可以從以下幾方面做起:

        (一)建立與知識經(jīng)濟(jì)時代相適應(yīng)的檔案管理新思路

        在過去很長一段時間里,由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成;思維方法上的定式,檔案管理人員在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引到檔案中。近幾年,信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對社會生活的極大影響,已經(jīng)讓檔案人員認(rèn)識到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。同時,檔案管理工作現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)工程,它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的及基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源,是西元就有一個開發(fā)過程,計(jì)算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段,二應(yīng)更升入地發(fā)掘檔案信息資源,變被動等待檢索利用為主提供各類信息服務(wù),這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時,社會的需求與承認(rèn)也會大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

        (二)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

        在新形勢下,要做好檔案工作,沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員作基礎(chǔ),沒有開拓創(chuàng)新的精神,沒有豐富的專業(yè)知識,強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識還要有服務(wù)意識和創(chuàng)新意識,同時,隨著辦公自動化的應(yīng)用,電子文件大量低出現(xiàn)在人們面前,因而形成大量的電子檔案,使得電子檔案與紙質(zhì)檔案并存,所以檔案管理人員還需要具備廣博的知識、現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等。針對檔案隊(duì)伍建設(shè),首先在選配檔案管理人員時把好入口關(guān),按照年紀(jì)輕、責(zé)任心強(qiáng)、文化高熱愛檔案、工作要求,選配好檔案網(wǎng)絡(luò)員,從而充分地提高檔案網(wǎng)絡(luò)員的自身素質(zhì)提高素質(zhì)。

        (三)大力推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化

        在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中,加強(qiáng)前期準(zhǔn)備工作的管理師尤為重要的。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個系統(tǒng)二復(fù)雜的大工程,尤其是對那些建館時間較長的綜合性檔案館來講,由于館藏案卷多,不僅著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,就會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”“快”、“好”兼而有之的效果。檔案管理單位要立足自身資源,增加傳統(tǒng)的編研力度,監(jiān)理特色數(shù)據(jù)庫,開展定向?qū)n}信息服務(wù),監(jiān)理“需求、開發(fā)、利用”三者之間的關(guān)系。

        (四)強(qiáng)化服務(wù)意識,擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域

        在現(xiàn)在檔案管理中,一定要“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型,主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場,把檔案工作的中心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時,要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜,在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時,把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。同時,在現(xiàn)在檔案館的建設(shè)中,尤其是在各項(xiàng)管理制度的制定和實(shí)施中,一定要加強(qiáng)對管理人員服務(wù)意識的培養(yǎng),并且在現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上,將強(qiáng)對于服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展。

        總之,在現(xiàn)在社會的建設(shè)與發(fā)展中,檔案管理工作的重要性和意義是必須引起全社會高度重視的,檔案管理部門和相關(guān)工作人員則要從自身角度出發(fā),不斷加強(qiáng)對于檔案管理的理論研究,而且要積極引進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的不斷提升。同時,在檔案管理中還要注重各類信息資源的合理開發(fā)和利用,進(jìn)一步發(fā)揮其所具備的社會功能和價值。

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