王選群

（國(guó)電四川發(fā)電有限公司南椏河水電分公司，四川 雅安 625400）

采購(gòu)檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的重要一環(huán)，這個(gè)環(huán)節(jié)的工作記錄了許多有關(guān)采購(gòu)的信息，并將采購(gòu)工作相關(guān)信息進(jìn)行了整合，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展、決策有著重要的借鑒意義。但目前，我國(guó)許多企業(yè)對(duì)采購(gòu)檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，采購(gòu)檔案管理制度流于形式，管理實(shí)務(wù)缺少一個(gè)可靠的參考規(guī)程，導(dǎo)致采購(gòu)檔案資料無(wú)法發(fā)揮真正的價(jià)值，造成了一定的隱性損失。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，現(xiàn)代企業(yè)必須將規(guī)范采購(gòu)檔案管理工作視為提升自身管理水平的重要抓手之一。因此，探討企業(yè)采購(gòu)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)采購(gòu)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

目前，我國(guó)現(xiàn)行的法律、規(guī)范，多針對(duì)政府采購(gòu)，而針對(duì)企業(yè)采購(gòu)的卻少之又少。許多企業(yè)雖然制定了采購(gòu)檔案管理制度，但是因缺少規(guī)范、法律方面的依據(jù)，所以制度存在諸多漏洞，同時(shí)制度的落實(shí)又受人員等因素的影響，采購(gòu)檔案管理工作因此流于形式，企業(yè)在檔案管理方面的投入也無(wú)法發(fā)揮實(shí)際價(jià)值。下面就現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行論述。

（一）人員問(wèn)題

長(zhǎng)久以來(lái)，“檔案管理”在許多企業(yè)都沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，尤其是中小型企業(yè)，管理模式粗放，許多管理人員認(rèn)為“檔案管理”就是文件整理工作，這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部缺少專業(yè)的、專職的檔案管理人員[1]。一方面，因企業(yè)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)觀念上的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在崗人員素質(zhì)無(wú)法應(yīng)對(duì)采購(gòu)檔案管理需求；另一方面，企業(yè)在采購(gòu)檔案管理方面的投入也不足，檔案管理崗位缺少培訓(xùn)教育機(jī)制，人員素質(zhì)不能得到有效提高，檔案管理人員在實(shí)際工作中往往力不從心，工作效率、工作質(zhì)量不盡人意。另外，部分企業(yè)為節(jié)省管理成本，讓行政崗位或者其余文職兼職采購(gòu)檔案管理崗位，檔案管理沒(méi)有專門的辦公室，整體工作呈現(xiàn)出極強(qiáng)的粗放性、隨意性，在企業(yè)想要調(diào)用采購(gòu)檔案時(shí)，常常出現(xiàn)檔案混亂、檔案丟失等問(wèn)題[2]。如，某企業(yè)2015-2017年的采購(gòu)檔案，采購(gòu)檔案共計(jì)54卷，其中有21卷存在簽字、蓋章不完整，裝訂不規(guī)范等問(wèn)題，而該企業(yè)的采購(gòu)檔案管理人員由其他工作人員兼任，該工作人員在離職后，因制度上的問(wèn)題，沒(méi)有進(jìn)行有效的工作交接，企業(yè)在查閱檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)檔案混亂，但也無(wú)法找到相關(guān)責(zé)任人。

（二）管理混亂

目前，許多企業(yè)都開(kāi)始效仿政府采購(gòu)物資的模式，實(shí)行了集中采購(gòu)。而集中采購(gòu)中往往涉及到大量的物資，物資的種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)。這些企業(yè)雖然實(shí)行了集中采購(gòu)模式，但是卻未規(guī)范檔案管理工作，管理工作比較混亂。在集中采購(gòu)結(jié)束后，采購(gòu)文件不完整、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確等問(wèn)題較為嚴(yán)重，企業(yè)無(wú)法從采購(gòu)檔案中了解采購(gòu)全過(guò)程，一旦物資出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)也無(wú)法通過(guò)檔案判斷問(wèn)題成因[3]。另外，多數(shù)企業(yè)的采購(gòu)檔案管理工作都較為分散，許多檔案文件審批沒(méi)有考慮到檔案歸檔問(wèn)題，采購(gòu)檔案管理制度無(wú)法落到實(shí)處。

二、加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)頂層建設(shè)

頂層建設(shè)是提高采購(gòu)檔案管理水平的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)、管理人員對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的重視程度，直接決定了企業(yè)采購(gòu)檔案管理工作的實(shí)際工作水平[4]。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員必須要認(rèn)識(shí)到企業(yè)采購(gòu)檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要工作；其次，企業(yè)需加大在采購(gòu)檔案管理工作方面的投入，加強(qiáng)人力資源建設(shè)；最后，領(lǐng)導(dǎo)人員在決策中，要將采購(gòu)檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展決策結(jié)合起來(lái)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，規(guī)范采購(gòu)檔案管理工作建設(shè)方法。

（二）完善管理制度

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，采購(gòu)工作也逐步趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。上文提到，目前許多現(xiàn)代企業(yè)都在效仿政府部門物資采購(gòu)模式。筆者認(rèn)為，針對(duì)目前國(guó)家法律、規(guī)范不夠健全的問(wèn)題，企業(yè)采購(gòu)檔案管理的制度建設(shè)，可充分參考政府采購(gòu)相關(guān)法律條款，并以此為基礎(chǔ)逐步完善相關(guān)規(guī)章制度，就可有效提高采購(gòu)檔案管理工作的規(guī)范性。在《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》中規(guī)定“采購(gòu)人、采購(gòu)機(jī)構(gòu)，應(yīng)該妥善保管政府采購(gòu)文件，不得存在偽造、銷毀等行為，采購(gòu)文件保存期限從采購(gòu)結(jié)束起，至少保存十五年。采購(gòu)文件主要包括：采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算文件、合同文本、驗(yàn)收證明等?！痹凇镀髽I(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中又強(qiáng)調(diào)“物資采購(gòu)審批手續(xù)、招投標(biāo)文件、招投標(biāo)合同、采購(gòu)協(xié)議、來(lái)往文件、審批文件等，列入企業(yè)文件檔案管理范圍”。在《國(guó)有金融行業(yè)集中采購(gòu)管理規(guī)定》中，也有著采購(gòu)檔案管理的相關(guān)要求[5]。這些條款就可作為企業(yè)制定采購(gòu)檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)，企業(yè)要將這些條款作為依據(jù)，設(shè)置專職的采購(gòu)檔案管理崗位，并根據(jù)實(shí)際情況，逐步規(guī)范該崗位的權(quán)利、責(zé)任，完善采購(gòu)檔案管理規(guī)程。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，企業(yè)采購(gòu)檔案管理工作對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用，企業(yè)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，通過(guò)完善管理制度、加強(qiáng)人力資源建設(shè)、規(guī)范工作方法等對(duì)策，切實(shí)的提升企業(yè)采購(gòu)檔案管理水平。不過(guò)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員必須要認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作水平的提升絕不是一個(gè)一蹴而就的過(guò)程，需要在實(shí)踐中不斷完善，才可切實(shí)的提高工作質(zhì)量、工作效率。