尚云潔

（云南省昆明市呈貢區(qū)涉農(nóng)居民創(chuàng)業(yè)就業(yè)培訓(xùn)中心，云南 昆明 650500）

一、人社局檔案管理工作存在的問題

（一）人社檔案信息化建設(shè)滯后

當前，基層人社部門檔案管理主要還是對紙質(zhì)實體檔案進行整理歸檔，多為手工檢索。在實際工作中辦理各項業(yè)務(wù)時，如需對有關(guān)資料進行查閱、復(fù)制時，查閱速度慢、復(fù)制數(shù)量多，導(dǎo)致檔案原件磨損嚴重。手工檢索使得工作效率和檔案的利用率較低，難以滿足當前人社工作的需要。同時，由于利用現(xiàn)代化技術(shù)的程度較低，直接影響了各部門之間的信息傳達，很難做到信息共享，增添了不必要的辦事流程，給群眾辦事帶來不便。

（二）人社檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的管理機制

到目前為止，基層人社檔案管理工作由于檔案數(shù)量較多、種類繁雜，普遍采取分類保存的措施，將不同類型的檔案管理交由相應(yīng)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門歸檔保存，從而提高檔案管理工作的專業(yè)性。分散管理存在諸多弊端：一是受到人員、辦公條件等因素的限制，部分業(yè)務(wù)部門根本無條件設(shè)立專門的檔案室、配備專職的檔案管理員，不能做到檔案的規(guī)范化保存。

（三）人社檔案管理工作缺乏高素質(zhì)的人才

在基層人社部門，檔案管理專職人員較少，從業(yè)人員多為兼職，缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，制度建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面明顯滯后。主要表現(xiàn)在：一是基層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案管理工作不夠重視。人社局所屬的各業(yè)務(wù)部門檔案管理人員多為兼職，崗位調(diào)換頻繁，使得檔案管理人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)不精通、職業(yè)素養(yǎng)較差，極易造成檔案保管不善、檔案資料信息泄漏、檔案遺失、涂改等問題；二是在人才選拔和培訓(xùn)機制存在缺陷。各部門的人員編制相對不足，專業(yè)人員比較短缺，缺乏系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)。從事檔案管理人員年齡普遍較大，工作的積極性不高，不愿主動學(xué)習和熟悉相關(guān)工作知識，無法熟練應(yīng)用當今先進的管理技術(shù)。

二、人社局檔案管理工作的實踐

（一）加快檔案管理信息化建設(shè)，將檔案室變成人社系統(tǒng)的信息中心

在進行人社檔案實體管理的同時，建立健全電子檔案管理機制。一是對保存的檔案從價值、實用和利用頻率等方面進行鑒定，把需要長久保存、利用率高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進行掃描，轉(zhuǎn)化為電子檔案，按類別歸檔，方便查詢。二是開發(fā)人力資源社會保障檔案管理信息系統(tǒng)，以社會保障卡號碼為目錄索引建立數(shù)據(jù)信息庫，為每個人建立電子檔案，把所有人的人社部門信息都納入信息數(shù)據(jù)庫。三是建立內(nèi)部信息共享機制。對人社電子檔案目錄實行動態(tài)化管理，檔案管理服務(wù)部門要加強與其他經(jīng)辦部門的信息互通和數(shù)據(jù)銜接，實現(xiàn)檔案管理信息化與經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實時對接，保證各部門能按照權(quán)限共享信息資源，逐步達到依據(jù)檔案材料可出具相關(guān)證明的，不再轉(zhuǎn)遞檔案；可以查詢到的信息資源，不需要辦事群眾查詢提供。通過人社系統(tǒng)的檔案信息平臺，可有效提高各部門辦事效率，逐步做到辦事群眾憑一張身份證或社會保障卡便可辦理所有業(yè)務(wù)，進一步優(yōu)化人社部門的服務(wù)內(nèi)涵和水準。人社檔案的信息化，將把“死”檔案轉(zhuǎn)化為可開發(fā)利用的“活”資源，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，轉(zhuǎn)變成為人社系統(tǒng)內(nèi)部的信息中心。

（二）整合資源，建立統(tǒng)一管理的檔案室

整合人社系統(tǒng)各業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)的檔案室，按照“統(tǒng)一管理、分類保存”的原則，在縣局級層面上建立人社系統(tǒng)標準化檔案室，對從業(yè)人員、設(shè)備、場所等資源進行整合，對所有檔案實行統(tǒng)一管理。在檔案室內(nèi)部，根據(jù)各項業(yè)務(wù)特性，按村居、年度、單位、姓名、保險類別等分類方式進行科學(xué)的歸類，細致整理，分類保存，以保證資料的秩序性，便于查詢。在工作流程方面，嚴格規(guī)范收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等工作流程，加強與各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，強化各業(yè)務(wù)部門檔案資料的收集，確保各部門檔案完整歸檔，有力控制檔案流向，優(yōu)化檔案室藏。

（三）加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人社檔案工作涉及個人的工資待遇、職位晉升、退休審批、各項社保參保繳費等問題，檔案記錄的每項內(nèi)容都與個人的工作和生活有著密切的聯(lián)系，所以要保證檔案的準確性、完整性和客觀性。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是確保人社檔案全面準確的基礎(chǔ)。要加快檔案隊伍專業(yè)化建設(shè)，首先需要抽調(diào)各科室業(yè)務(wù)精良、責任心強、政治過硬的檔案專人，組成人社檔案集中統(tǒng)一管理工作團隊。再結(jié)合本系統(tǒng)檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和工作中的短板，有針對性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想政治教育?？梢酝ㄟ^分批次選派檔案人員參加省、市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織檔案局對全體檔案人員集中學(xué)習；加強與先進縣市考察、交流、合作等方式，著力提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力。其次要建立一套科學(xué)有序的檔案目標管理體系，完善各項檔案管理工作制度，對檔案管理各個環(huán)節(jié)實施明確的權(quán)責分工制度，對檔案管理人員的具體工作予以明確分工，從而保證檔案管理工作人員的權(quán)責統(tǒng)一化。

三、結(jié)語

基層人力資源和社會保障部門在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的檔案，種類繁多，涉及面廣，伴隨人的一生，與人們的實際生活有著較為密切的聯(lián)系。如何提高檔案管理的工作效率和水平，為群眾提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的一站式服務(wù)，是新時期人社檔案工作發(fā)展的新理念和新目標。