王紅

（吉林省洮南市審計局，吉林 洮南 137100）

一、數(shù)字檔案在審計領域的應用正在向前發(fā)展

（一）審計檔案管理軟件的應用可實現(xiàn)網絡遠程歸檔

隨著被審計單位數(shù)據(jù)庫的大型化，尤其是金融、海關、稅務建成的全國聯(lián)網的“信息網絡工程”。審計人員面臨的不再是傳統(tǒng)的審計模式，而是全新的網上空間，針對這種情況審計部門已經在積極穩(wěn)定的探索計算機審計和網絡遠程審計，通過網絡連接來滿足審計的需要，對其業(yè)務活動進行監(jiān)督。在整個審計監(jiān)督過程中采集和掌握的數(shù)據(jù)都是以數(shù)字信號的形式存在，每一個流程都是在特定時間和特定環(huán)境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現(xiàn)檔案的價值。因此，傳統(tǒng)的紙制載體文件承辦完結后歸檔制度已經不能滿足數(shù)字檔案的歸檔要求，網絡遠程審計的實施可推進檔案遠程歸檔的發(fā)展，根據(jù)審計要求，將取證的審計工作底稿和電子數(shù)據(jù)通過“金審工程”中AO（現(xiàn)場審計管理系統(tǒng)）進行及時的分析和處理，經過三級復核后以數(shù)字化的形式上傳至審計檔案管理系統(tǒng)進行預歸卷管理，真正實現(xiàn)“邊審計邊歸檔”和“審結卷成”。

（二）運用數(shù)字化檔案管理，加快探索研究審計工作研究步伐

檔案的首要價值是參考利用的價值。但是對檔案的利用不止停留在簡單的利用和查考上，最重要的是通過對檔案信息的分析和梳理提練其精華，拓展其深度。數(shù)字化檔案對檔案的開發(fā)利用功能更加強大，不同的審計領域和審計人員，根據(jù)不同的權限實現(xiàn)不同層次的需求，提高對審計檔案的利用級次，進行深層次的挖掘整理；審計機關通過經常的、大量的、微觀具體的數(shù)字檔案信息，能夠真實、完整地掌握第一手資料并且通過對審計檔案中的數(shù)據(jù)進行綜合分析，為宏觀的經濟政策制定和領導決策提供重要依據(jù)；目前使用的檔案管理軟件可以利用應用軟件的各種特定功能對審計檔案進行規(guī)范有序地歸檔、保管和借閱服務。隨著檔案數(shù)字化建設不斷增加，在此基礎上，可進一步在擴大檔案信息化軟件開發(fā)利用功能上求突破，為探討開發(fā)智能化檔案軟件的應用提供廣闊的發(fā)展空間。

（三）深刻認識審計檔案數(shù)字化建設的重要性，努力適應新形勢下審計工作的發(fā)展

胡錦濤總書記曾經指出“當今世界，科技創(chuàng)新更加廣泛地影響著經濟社會發(fā)展和人民生活，實現(xiàn)中華民族偉大復興，必須從國家發(fā)展全局的高度，集中力量推進科技創(chuàng)新，加快創(chuàng)新型國家建設?！边@就要求審計工作適應科技創(chuàng)新和外部環(huán)境的深刻變革，提升審計能力和技術水平，滿足信息化條件下實施審計監(jiān)督的需要。而作為審計檔案工作者也要重視科技的發(fā)展趨勢，“金審工程”電子政務的快速發(fā)展，審計檔案數(shù)字化建設也在努力的跟進；另一方面被審計單位不斷采用新技術，信息系統(tǒng)日趨復雜，電子數(shù)據(jù)量急劇增長，審計收集的各類材料、載體多樣性和門類紛繁性，在這樣一種背景下，沒有審計檔案的數(shù)字化應用和審計檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無異于新形勢下的“刀耕火種”，就可能被時代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機，重視檔案工作的科技進步，利用先進的數(shù)字技術推動檔案的發(fā)展和進步，使其更好的為審計工作服務。

二、數(shù)字檔案在審計工作中的主要作用

審計檔案的不斷發(fā)展，檔案信息化建設的核心是資源建設，審計檔案數(shù)字化成為檔案信息化建設重要內容。審計部門利用各種成熟信息技術集成，依托審計檔案管理軟件平臺，對檔案數(shù)字化進行了有益的實踐與探索，數(shù)字化檔案室建設應運而生。

（一）數(shù)字檔案中被審計單位資料檔案庫的建立，方便審計人員異地遠程查閱

審計檔案軟件中被審計單位資料庫具有強大的資源儲存和快速檢索功能，它把大量的被審計單位的形成的年度報表、相關法規(guī)、資料及相關文件以數(shù)字化的形式按行業(yè)和單位性質再進行詳細劃分。審計機關內部各職能部門既要向資料庫輸送資料定期進行電子數(shù)據(jù)信息移交歸檔，又可以通過審計資料庫獲得審計信息，做到審計成果共享，同時方便審計人員異地遠程查閱，提高了工作效率，緩和審計資源不足的矛盾。

（二）數(shù)字檔案對常規(guī)性審計項目具有高效的審計功能，有利于提高審計的深度

審計檔案質量的高低，不僅體現(xiàn)審計機關基礎工作的水平，同時也能反映審計業(yè)務工作質量的高低。隨著審計機關“金審工程”電子政務的應用，審計業(yè)務文書的擬稿、審計方案的擬定以及審計工作底稿的編寫等都運用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計現(xiàn)場軟件）進行處理，因此，大量的數(shù)字信息的產生為審計人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務。審計人員在審計現(xiàn)場即可設置各種不同的數(shù)據(jù)條件，運用審計檔案管理軟件中數(shù)字檔案強大的搜索對比功能，為審計監(jiān)督的實施提供了充分的依據(jù)和參考資料。尤其是對常規(guī)性審計行業(yè)和審計項目可以依據(jù)上一年度審結的審計數(shù)據(jù)進行整體的查詢分析，從中分析和確定審計重點及發(fā)現(xiàn)線索，有利于提高審計工作的深度，減少審計風險。

（三）審計檔案數(shù)字化管理提高了審計工作效率，擴展審計利用的廣度。

審計工作是一項特殊的職能活動，記錄和反映這種特殊職能活動的審計檔案內容豐富涵蓋了各行各業(yè)。如：財政、農業(yè)、行政、資源環(huán)保、固定資產投資、金融、企業(yè)、社會保障、外資運用等等各項審計調查活動。審計工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書面證明、證據(jù)材料，又有實物證據(jù)材料。這些審計項目行業(yè)類別繁多，業(yè)務量大，更主要的是數(shù)據(jù)量巨大。無論是對紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動。目前，審計部門進行數(shù)字化檔案管理主要是通過數(shù)字掃描和相應的技術處理，使審計案卷中產生的文字、圖片變成數(shù)據(jù)資料，利用審計檔案管理軟件進行檔案數(shù)字化管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享和檔案信息的多介質保存。檔案數(shù)字化的應用代替了人工部分繁瑣的勞動，便于擴展檔案內容利用的廣度，最大限度的，為審計人員縮短了審計工作時間，提高審計檔案信息資源的經濟價值和社會價值，提高了審計工作效率。