譚一村

（河北省灤平縣發(fā)展和改革局，河北 灤平 068250）

《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確要求，在利用檔案保存和查詢信息的過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，并且利用得當(dāng)?？梢?jiàn)，檔案的保護(hù)和利用對(duì)于各行業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要。法律將檔案的保護(hù)和利用聯(lián)系起來(lái)，主要是由于部分企業(yè)在利用檔案的過(guò)程中忽視了檔案保護(hù)的重要性，因此需要制定明確的規(guī)章制度約束其利用檔案的行為，保證企業(yè)能夠嚴(yán)格開(kāi)展檔案的保護(hù)工作，從而在利用檔案的過(guò)程中不出現(xiàn)差錯(cuò)。

一、糾正重利用輕保護(hù)的傾向

很多企業(yè)在利用檔案的過(guò)程中會(huì)忽視對(duì)檔案的保護(hù)，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)缺失，這會(huì)使其在利用檔案的過(guò)程中得到錯(cuò)誤信息，失去檔案利用的作用。檔案保護(hù)是貫穿于整個(gè)檔案工作過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)，在開(kāi)展這項(xiàng)工作的過(guò)程中工作人員需要加強(qiáng)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)能力，擔(dān)負(fù)檔案保護(hù)的責(zé)任。部分檔案工作人員認(rèn)為只有在利用檔案信息的過(guò)程中，檔案的存在才是有意義的，因此其在工作過(guò)程中經(jīng)常表現(xiàn)出漫不經(jīng)心、粗心大意的工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案保護(hù)工作難以開(kāi)展。

檔案工作人員重利用、輕保護(hù)的工作態(tài)度還體現(xiàn)在檔案的運(yùn)輸、接收、整理及修復(fù)等過(guò)程中，甚至由于檔案工作人員對(duì)檔案保護(hù)的忽視，導(dǎo)致其在利用檔案的過(guò)程中出現(xiàn)檔案損壞現(xiàn)象。對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案都是充當(dāng)原始憑證的重要材料，一旦檔案保護(hù)不到位，則很容易導(dǎo)致檔案信息的缺失，給企業(yè)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，在開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中，檔案工作人員要糾正重利用、輕保護(hù)的工作態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案保護(hù)的重要性，只有保證檔案保護(hù)工作的質(zhì)量，才能為檔案利用提供條件。

二、檔案保護(hù)的目的是為了更好地利用

檔案保護(hù)和利用有密切的聯(lián)系，在保護(hù)檔案的過(guò)程中，檔案工作人員需要認(rèn)識(shí)到保護(hù)檔案是為了完善檔案信息，使其能夠得到更好的利用，發(fā)揮檔案的作用。在利用檔案的過(guò)程中可以解決企業(yè)的問(wèn)題，甚至還能夠?yàn)楣芾碚叩臎Q策提供參考和依據(jù)，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在利用檔案的過(guò)程中，借閱者需要使用較多的材料，并且要復(fù)制文件，因此檔案工作者就需要熟練應(yīng)用復(fù)制技術(shù)，在保護(hù)檔案的同時(shí)滿足借閱者的合理要求，使檔案保護(hù)和利用能夠發(fā)揮其最大的價(jià)值。

三、做好檔案的保護(hù)和利用工作

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案工作人員在開(kāi)展檔案保護(hù)工作的過(guò)程中，需要增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案保護(hù)和合理利用的宣傳。檔案保護(hù)人員身兼檔案管理人員，其在開(kāi)展檔案保護(hù)工作的過(guò)程需要對(duì)檔案利用者的行為進(jìn)行監(jiān)督管理。部分工作人員在利用檔案查閱信息的過(guò)程中存在不良習(xí)慣，在翻閱的過(guò)程中會(huì)沾口水，檔案工作人員就需要對(duì)這部分人進(jìn)行提醒，嚴(yán)重者需要接受相應(yīng)的懲罰。檔案工作人員要加強(qiáng)正確利用檔案的宣傳力度，要求工作人員及時(shí)歸還檔案，并且不能泄露檔案信息和相關(guān)內(nèi)容。部分工作人員在利用檔案的過(guò)程中會(huì)造成紙張破損、信息更改等，這就要求檔案工作人員認(rèn)真檢查被利用的檔案是否完整，根據(jù)檔案利用登記簿查詢破壞檔案的工作人員名單，如果發(fā)現(xiàn)檔案存在破損現(xiàn)象，則應(yīng)該及時(shí)報(bào)告給管理人員或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。在檔案管理過(guò)程中有部分檔案的利用率較高，為了保證檔案的完整性和整潔性，檔案工作人員需要定期對(duì)其進(jìn)行除塵和消毒。

（二）充分利用工具

筆者在前文提到檔案工作人員需要對(duì)部分利用率較高的檔案進(jìn)行消毒處理，這是檔案保護(hù)的重要措施。但是在實(shí)際的檔案保護(hù)過(guò)程中，部分企業(yè)并沒(méi)有設(shè)立檔案消毒間，導(dǎo)致檔案的保護(hù)工作難以開(kāi)展。很多企業(yè)保存檔案的方案密封效果不佳，在保護(hù)檔案的過(guò)程中難免使其隨著時(shí)間的流逝而受損，因此檔案工作人員要充分利用工具保護(hù)檔案。檔案保護(hù)的關(guān)鍵不僅在于其入庫(kù)過(guò)程中，在入庫(kù)之前檔案工作人員還應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行除塵。為了防止檔案由于長(zhǎng)時(shí)間放置而被腐蝕，應(yīng)該將其放置在密封性良好的房間中消毒一段時(shí)間，這樣可以使得檔案與污染物隔絕，在完成消毒之后，再將檔案入庫(kù)保存。

（三）開(kāi)展計(jì)算機(jī)管理工作

當(dāng)前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍在不斷擴(kuò)大，檔案工作人員在進(jìn)行檔案保護(hù)和利用的過(guò)程中可以利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展管理工作。檔案工作人員可以將檔案的借閱情況錄入計(jì)算機(jī)中，登記借閱者的姓名、檔案名稱及借閱日期和應(yīng)當(dāng)歸還檔案的日期，做好檔案管理工作。?τ誒?用率較高的檔案，可以進(jìn)行復(fù)印，保證借閱者能夠利用其需要的檔案，提高檔案利用工作質(zhì)量，還能夠保護(hù)檔案原件。對(duì)于利用率較低的檔案，工作人員也需要定期對(duì)其紙張和內(nèi)容的完整性進(jìn)行檢查，制定檔案保護(hù)措施，全面提升檔案保護(hù)和利用的實(shí)效性。

（四）提升檔案人員的應(yīng)變能力

部分企業(yè)或者部門會(huì)發(fā)生突發(fā)事件，從而給檔案造成一定程度的損失，因此企業(yè)需要提高檔案工作人員的應(yīng)變能力。檔案工作人員需要針對(duì)檔案的特點(diǎn)制定嚴(yán)密的保護(hù)措施，加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)的重視程度，在利用檔案的過(guò)程中也需要增強(qiáng)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。對(duì)于可能發(fā)生的自然災(zāi)害，檔案工作人員要制定緊急處理方案，企業(yè)也要開(kāi)展受災(zāi)預(yù)防實(shí)踐演習(xí)，切實(shí)提升檔案工作人員的應(yīng)變能力，從而保證檔案保護(hù)和利用的有效性。

檔案保護(hù)和利用是相輔相成的，檔案工作人員在利用檔案的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，要求借閱者遵守檔案利用規(guī)定，保證檔案的完整性，并且定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、除塵、消毒等，使檔案能夠發(fā)揮最大的效用。