張紅麗

（中國石油管道局工程有限公司第三工程分公司，河南 中牟 451450）

一、行政辦公室工作的特點

因為各個企業(yè)的行政事務(wù)都有一定的特殊地方，而且行政辦公室里的工作對于其他工作部門的專業(yè)性差，而且重復(fù)的幾率也大，容易出現(xiàn)各種突發(fā)事件，因此行政辦公室的大體工作都體現(xiàn)出繁雜多亂的特點，經(jīng)過整理后大概為以下幾個方面。

（一）服務(wù)性、主動性

行政辦公室在工作時，要把里面的辦公環(huán)境進行優(yōu)化，給企業(yè)營造一個好的形象。而且還可以提升各個員工自己的工作效率。另外，行政辦公室里面最大的服務(wù)項目目的都是看向企業(yè)的，管理員還需要對企業(yè)里面的協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)任，這樣才可以去參加企業(yè)的重要決策項目以及其他項目。而行政辦公室服務(wù)性也是判決了自己的主動性，并且每天行政辦公室的工作都是在提升對企業(yè)里外各部門服務(wù)的管理，例如行政辦公室主動去調(diào)節(jié)單位的業(yè)務(wù)，先前思考領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候，所要用到的物資等，自己先前做好會議要點等?？偟膩碚f辦公室的工作性質(zhì)也直接指定了服務(wù)性，而主動性指定了服務(wù)的水平性。

（二）復(fù)雜性

大的為招投標(biāo)合同的簽字過程，小的是日常辦公材料的購買，所以行政辦公室里面的工作可以說是覆蓋到了個個層面。而里面大部分的總體工作形式卻不是按照安排上班，所有會有一些突發(fā)的事情把原本工作的流程和相應(yīng)的計劃給她打斷，從而也判定了事物管理的復(fù)雜性。因為行政辦公室里的工作也有一定行的服務(wù)性，所以不管是怎樣的工作性能，只要有它有包括服務(wù)項的就一定會有繁雜多亂的特點，當(dāng)然這也是不可以隨意避免的一大特點。

（三）分散性

經(jīng)過以上文章可得出，行政辦公室工作不只是區(qū)區(qū)限定在某個事件的工作，它都是擴散到企業(yè)里面內(nèi)個層次，層面的管理。同時這也是因為行政辦公室擁有分散性的工作特征。例如：行政辦公室在面對一項辦公物資進行購買時，需要先對將要購買的物資確定，并且還要對其進行檢測，做好相關(guān)記錄，最后還需要定期地檢查等，倘若產(chǎn)生問題，就需要對外面的進行聯(lián)系和處理。然而這個工作方法看起來都是比較條理話與生活化的，不過里面的每一項任務(wù)工作都是比較分散不聚集的，所以關(guān)聯(lián)性也不會很高。并且還可以從里面可以知道，行政辦公室大多數(shù)的工作性質(zhì)大部分都是分散并且多種類的。

二、在行政辦公室管理工作時存在的問題。

因為辦公室里面的管理工作都是繁雜多樣的，所以都會同時接觸到各部門的次數(shù)也很多。因此我們在平常的管理與其工作時會產(chǎn)生許多的問題。而這些也對都有以下幾個方面。

（一）企業(yè)里面的配合性能弱

現(xiàn)在企業(yè)的行政管理業(yè)務(wù)工作早已不是行政辦公室處理，不過也是要企業(yè)內(nèi)部各個部門積極配合才能協(xié)助調(diào)節(jié)工作，最后達到管理員想要達成的目標(biāo)。不過依現(xiàn)在的發(fā)展來說，企業(yè)每個部門大都是只注意到自己部門的工作，自己做自己的，缺少配合意識。倘若遇到一些分工有些不確定的工作。企業(yè)的各個部門都不想承擔(dān)后果，還有的人相互推辭，大大影響到了整體企業(yè)水平的行政事件的管理質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化水平的發(fā)展，對各個部門沒有協(xié)助調(diào)節(jié)的共同發(fā)展。

（二）企業(yè)管理觀念落后老舊

面對開革開放的新時代，本國的經(jīng)濟發(fā)展也開始有了飛快的提升，所以對于我們企業(yè)行政辦公室的管理模式也將會面臨一個強有力的挑戰(zhàn)。不過這對于我們國家大部分的行政辦公室管理員工來說，他們的管理觀念還有管理水平還沒有同時代的發(fā)展而改善，一直都是使用以前的老套路，舊方法，從規(guī)范管理與管理制度來看也都是非常落后保守的，這也會給整體企業(yè)的行政工作效率發(fā)展拖后提，影響到品牌的形象，并且還是與以前的時代發(fā)展一樣落后。

（三）行政辦公室管理制度還沒有完善

當(dāng)前缺少比較完善的管理制度，所以行政辦公室里面的管理工作也有幾率會變得懶懶散散，不可以與企業(yè)高效率的發(fā)展想適應(yīng)。而且在實際的工作里面，還會出現(xiàn)職責(zé)分工不夠明確等現(xiàn)象，原本腦中的工作思路與管理形勢也開始變得不清晰，開始模糊。這些問題嚴(yán)重加重了行政辦公室里行政事物的難易程度，在一定程度上限定了行政辦公室的發(fā)展，而且如果持續(xù)這樣發(fā)展下去，還有很大幾率對企業(yè)的形象和文化建造給予更大的影響。

三、提高行政辦公室管理工作的有效措施

為了提升企業(yè)整個整體的行政高效率水平，增強行政辦公室的行政管理，企業(yè)的管理員也可以從以下幾個點來思考優(yōu)化改善的方法來改善行政辦公室的工作方式。

（一）提高行政辦公室里各個人物的整體道德素質(zhì)

倘若把企業(yè)比做一個人類的身體，員工是他的血液，負(fù)擔(dān)著企業(yè)全部的發(fā)展傳承。因此員工個人素質(zhì)的高低也會對企業(yè)的發(fā)展也開始變?yōu)橄喈?dāng)重要的作用。所以企業(yè)不注重人才的培育，將會造成自己慢慢走向自毀失敗的道路，因此我們要增強員工個人素質(zhì)與其自己的技能培育，這是相當(dāng)重要的。

（二）優(yōu)化改善行政辦公室的管理制度

如果企業(yè)想要無阻礙完成行政工作就需要規(guī)范化的管理制度。制造一項擁有科學(xué)規(guī)范化的管理制度有利于企業(yè)更加優(yōu)異地發(fā)展，而且也是非常重要的一項管理措施。在管理制度規(guī)范里面還需要一些權(quán)威性的權(quán)威，這樣才能夠完整起到一定的束縛作用，而且還要把行政工作進行日常規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化還有明確化等，保證每一個人懂得自己的職責(zé)，優(yōu)化工作程序，提升工作效率，還可以起到一定的績效考核的作用。

（三）增強行政辦公室里面工作人員的思想構(gòu)思

想要作一個好的企業(yè)，需要優(yōu)異的業(yè)績，還需要每個員工的工作精神與心理問題上的關(guān)心，這都是行政工作管理員所需要知道的問題。擁有一個良好的態(tài)度去工作，需要一個好的思想構(gòu)思去實行，所以可以通過各個方面的鼓勵與企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展活動，以及團建活動等方法來慢慢培養(yǎng)行政辦公室管理人員積極向上的性格，讓工作環(huán)境擁有一個優(yōu)良的工作氛圍，而且這可以從本質(zhì)上把工作人員的辦事低迷情況減少和改正。

總結(jié)：現(xiàn)如今我國的企業(yè)管理還存在一點的問題，企業(yè)要提高自己的行政工作水平，就要不斷的完善自己的管理系統(tǒng)，并且較為深刻的理解國家法律法規(guī)所帶來的風(fēng)向，從而進一步促進企業(yè)長遠(yuǎn)而穩(wěn)定的發(fā)展。