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        淺談企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識研究

        2019-12-18 03:54:00張紅麗
        魅力中國 2019年24期
        關(guān)鍵詞:管理制度辦公室行政

        張紅麗

        (中國石油管道局工程有限公司第三工程分公司,河南 中牟 451450)

        一、行政辦公室工作的特點

        因為各個企業(yè)的行政事務(wù)都有一定的特殊地方,而且行政辦公室里的工作對于其他工作部門的專業(yè)性差,而且重復(fù)的幾率也大,容易出現(xiàn)各種突發(fā)事件,因此行政辦公室的大體工作都體現(xiàn)出繁雜多亂的特點,經(jīng)過整理后大概為以下幾個方面。

        (一)服務(wù)性、主動性

        行政辦公室在工作時,要把里面的辦公環(huán)境進行優(yōu)化,給企業(yè)營造一個好的形象。而且還可以提升各個員工自己的工作效率。另外,行政辦公室里面最大的服務(wù)項目目的都是看向企業(yè)的,管理員還需要對企業(yè)里面的協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)任,這樣才可以去參加企業(yè)的重要決策項目以及其他項目。而行政辦公室服務(wù)性也是判決了自己的主動性,并且每天行政辦公室的工作都是在提升對企業(yè)里外各部門服務(wù)的管理,例如行政辦公室主動去調(diào)節(jié)單位的業(yè)務(wù),先前思考領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時候,所要用到的物資等,自己先前做好會議要點等??偟膩碚f辦公室的工作性質(zhì)也直接指定了服務(wù)性,而主動性指定了服務(wù)的水平性。

        (二)復(fù)雜性

        大的為招投標(biāo)合同的簽字過程,小的是日常辦公材料的購買,所以行政辦公室里面的工作可以說是覆蓋到了個個層面。而里面大部分的總體工作形式卻不是按照安排上班,所有會有一些突發(fā)的事情把原本工作的流程和相應(yīng)的計劃給她打斷,從而也判定了事物管理的復(fù)雜性。因為行政辦公室里的工作也有一定行的服務(wù)性,所以不管是怎樣的工作性能,只要有它有包括服務(wù)項的就一定會有繁雜多亂的特點,當(dāng)然這也是不可以隨意避免的一大特點。

        (三)分散性

        經(jīng)過以上文章可得出,行政辦公室工作不只是區(qū)區(qū)限定在某個事件的工作,它都是擴散到企業(yè)里面內(nèi)個層次,層面的管理。同時這也是因為行政辦公室擁有分散性的工作特征。例如:行政辦公室在面對一項辦公物資進行購買時,需要先對將要購買的物資確定,并且還要對其進行檢測,做好相關(guān)記錄,最后還需要定期地檢查等,倘若產(chǎn)生問題,就需要對外面的進行聯(lián)系和處理。然而這個工作方法看起來都是比較條理話與生活化的,不過里面的每一項任務(wù)工作都是比較分散不聚集的,所以關(guān)聯(lián)性也不會很高。并且還可以從里面可以知道,行政辦公室大多數(shù)的工作性質(zhì)大部分都是分散并且多種類的。

        二、在行政辦公室管理工作時存在的問題。

        因為辦公室里面的管理工作都是繁雜多樣的,所以都會同時接觸到各部門的次數(shù)也很多。因此我們在平常的管理與其工作時會產(chǎn)生許多的問題。而這些也對都有以下幾個方面。

        (一)企業(yè)里面的配合性能弱

        現(xiàn)在企業(yè)的行政管理業(yè)務(wù)工作早已不是行政辦公室處理,不過也是要企業(yè)內(nèi)部各個部門積極配合才能協(xié)助調(diào)節(jié)工作,最后達到管理員想要達成的目標(biāo)。不過依現(xiàn)在的發(fā)展來說,企業(yè)每個部門大都是只注意到自己部門的工作,自己做自己的,缺少配合意識。倘若遇到一些分工有些不確定的工作。企業(yè)的各個部門都不想承擔(dān)后果,還有的人相互推辭,大大影響到了整體企業(yè)水平的行政事件的管理質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化水平的發(fā)展,對各個部門沒有協(xié)助調(diào)節(jié)的共同發(fā)展。

        (二)企業(yè)管理觀念落后老舊

        面對開革開放的新時代,本國的經(jīng)濟發(fā)展也開始有了飛快的提升,所以對于我們企業(yè)行政辦公室的管理模式也將會面臨一個強有力的挑戰(zhàn)。不過這對于我們國家大部分的行政辦公室管理員工來說,他們的管理觀念還有管理水平還沒有同時代的發(fā)展而改善,一直都是使用以前的老套路,舊方法,從規(guī)范管理與管理制度來看也都是非常落后保守的,這也會給整體企業(yè)的行政工作效率發(fā)展拖后提,影響到品牌的形象,并且還是與以前的時代發(fā)展一樣落后。

        (三)行政辦公室管理制度還沒有完善

        當(dāng)前缺少比較完善的管理制度,所以行政辦公室里面的管理工作也有幾率會變得懶懶散散,不可以與企業(yè)高效率的發(fā)展想適應(yīng)。而且在實際的工作里面,還會出現(xiàn)職責(zé)分工不夠明確等現(xiàn)象,原本腦中的工作思路與管理形勢也開始變得不清晰,開始模糊。這些問題嚴(yán)重加重了行政辦公室里行政事物的難易程度,在一定程度上限定了行政辦公室的發(fā)展,而且如果持續(xù)這樣發(fā)展下去,還有很大幾率對企業(yè)的形象和文化建造給予更大的影響。

        三、提高行政辦公室管理工作的有效措施

        為了提升企業(yè)整個整體的行政高效率水平,增強行政辦公室的行政管理,企業(yè)的管理員也可以從以下幾個點來思考優(yōu)化改善的方法來改善行政辦公室的工作方式。

        (一)提高行政辦公室里各個人物的整體道德素質(zhì)

        倘若把企業(yè)比做一個人類的身體,員工是他的血液,負(fù)擔(dān)著企業(yè)全部的發(fā)展傳承。因此員工個人素質(zhì)的高低也會對企業(yè)的發(fā)展也開始變?yōu)橄喈?dāng)重要的作用。所以企業(yè)不注重人才的培育,將會造成自己慢慢走向自毀失敗的道路,因此我們要增強員工個人素質(zhì)與其自己的技能培育,這是相當(dāng)重要的。

        (二)優(yōu)化改善行政辦公室的管理制度

        如果企業(yè)想要無阻礙完成行政工作就需要規(guī)范化的管理制度。制造一項擁有科學(xué)規(guī)范化的管理制度有利于企業(yè)更加優(yōu)異地發(fā)展,而且也是非常重要的一項管理措施。在管理制度規(guī)范里面還需要一些權(quán)威性的權(quán)威,這樣才能夠完整起到一定的束縛作用,而且還要把行政工作進行日常規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化還有明確化等,保證每一個人懂得自己的職責(zé),優(yōu)化工作程序,提升工作效率,還可以起到一定的績效考核的作用。

        (三)增強行政辦公室里面工作人員的思想構(gòu)思

        想要作一個好的企業(yè),需要優(yōu)異的業(yè)績,還需要每個員工的工作精神與心理問題上的關(guān)心,這都是行政工作管理員所需要知道的問題。擁有一個良好的態(tài)度去工作,需要一個好的思想構(gòu)思去實行,所以可以通過各個方面的鼓勵與企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展活動,以及團建活動等方法來慢慢培養(yǎng)行政辦公室管理人員積極向上的性格,讓工作環(huán)境擁有一個優(yōu)良的工作氛圍,而且這可以從本質(zhì)上把工作人員的辦事低迷情況減少和改正。

        總結(jié):現(xiàn)如今我國的企業(yè)管理還存在一點的問題,企業(yè)要提高自己的行政工作水平,就要不斷的完善自己的管理系統(tǒng),并且較為深刻的理解國家法律法規(guī)所帶來的風(fēng)向,從而進一步促進企業(yè)長遠(yuǎn)而穩(wěn)定的發(fā)展。

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