張紅麗
(中國(guó)石油管道局工程有限公司第三工程分公司,河南 中牟 451450)
因?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)的行政事務(wù)都有一定的特殊地方,而且行政辦公室里的工作對(duì)于其他工作部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性差,而且重復(fù)的幾率也大,容易出現(xiàn)各種突發(fā)事件,因此行政辦公室的大體工作都體現(xiàn)出繁雜多亂的特點(diǎn),經(jīng)過(guò)整理后大概為以下幾個(gè)方面。
行政辦公室在工作時(shí),要把里面的辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化,給企業(yè)營(yíng)造一個(gè)好的形象。而且還可以提升各個(gè)員工自己的工作效率。另外,行政辦公室里面最大的服務(wù)項(xiàng)目目的都是看向企業(yè)的,管理員還需要對(duì)企業(yè)里面的協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)任,這樣才可以去參加企業(yè)的重要決策項(xiàng)目以及其他項(xiàng)目。而行政辦公室服務(wù)性也是判決了自己的主動(dòng)性,并且每天行政辦公室的工作都是在提升對(duì)企業(yè)里外各部門(mén)服務(wù)的管理,例如行政辦公室主動(dòng)去調(diào)節(jié)單位的業(yè)務(wù),先前思考領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時(shí)候,所要用到的物資等,自己先前做好會(huì)議要點(diǎn)等??偟膩?lái)說(shuō)辦公室的工作性質(zhì)也直接指定了服務(wù)性,而主動(dòng)性指定了服務(wù)的水平性。
大的為招投標(biāo)合同的簽字過(guò)程,小的是日常辦公材料的購(gòu)買(mǎi),所以行政辦公室里面的工作可以說(shuō)是覆蓋到了個(gè)個(gè)層面。而里面大部分的總體工作形式卻不是按照安排上班,所有會(huì)有一些突發(fā)的事情把原本工作的流程和相應(yīng)的計(jì)劃給她打斷,從而也判定了事物管理的復(fù)雜性。因?yàn)樾姓k公室里的工作也有一定行的服務(wù)性,所以不管是怎樣的工作性能,只要有它有包括服務(wù)項(xiàng)的就一定會(huì)有繁雜多亂的特點(diǎn),當(dāng)然這也是不可以隨意避免的一大特點(diǎn)。
經(jīng)過(guò)以上文章可得出,行政辦公室工作不只是區(qū)區(qū)限定在某個(gè)事件的工作,它都是擴(kuò)散到企業(yè)里面內(nèi)個(gè)層次,層面的管理。同時(shí)這也是因?yàn)樾姓k公室擁有分散性的工作特征。例如:行政辦公室在面對(duì)一項(xiàng)辦公物資進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)時(shí),需要先對(duì)將要購(gòu)買(mǎi)的物資確定,并且還要對(duì)其進(jìn)行檢測(cè),做好相關(guān)記錄,最后還需要定期地檢查等,倘若產(chǎn)生問(wèn)題,就需要對(duì)外面的進(jìn)行聯(lián)系和處理。然而這個(gè)工作方法看起來(lái)都是比較條理話(huà)與生活化的,不過(guò)里面的每一項(xiàng)任務(wù)工作都是比較分散不聚集的,所以關(guān)聯(lián)性也不會(huì)很高。并且還可以從里面可以知道,行政辦公室大多數(shù)的工作性質(zhì)大部分都是分散并且多種類(lèi)的。
因?yàn)檗k公室里面的管理工作都是繁雜多樣的,所以都會(huì)同時(shí)接觸到各部門(mén)的次數(shù)也很多。因此我們?cè)谄匠5墓芾砼c其工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多的問(wèn)題。而這些也對(duì)都有以下幾個(gè)方面。
現(xiàn)在企業(yè)的行政管理業(yè)務(wù)工作早已不是行政辦公室處理,不過(guò)也是要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)積極配合才能協(xié)助調(diào)節(jié)工作,最后達(dá)到管理員想要達(dá)成的目標(biāo)。不過(guò)依現(xiàn)在的發(fā)展來(lái)說(shuō),企業(yè)每個(gè)部門(mén)大都是只注意到自己部門(mén)的工作,自己做自己的,缺少配合意識(shí)。倘若遇到一些分工有些不確定的工作。企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都不想承擔(dān)后果,還有的人相互推辭,大大影響到了整體企業(yè)水平的行政事件的管理質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化水平的發(fā)展,對(duì)各個(gè)部門(mén)沒(méi)有協(xié)助調(diào)節(jié)的共同發(fā)展。
面對(duì)開(kāi)革開(kāi)放的新時(shí)代,本國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也開(kāi)始有了飛快的提升,所以對(duì)于我們企業(yè)行政辦公室的管理模式也將會(huì)面臨一個(gè)強(qiáng)有力的挑戰(zhàn)。不過(guò)這對(duì)于我們國(guó)家大部分的行政辦公室管理員工來(lái)說(shuō),他們的管理觀(guān)念還有管理水平還沒(méi)有同時(shí)代的發(fā)展而改善,一直都是使用以前的老套路,舊方法,從規(guī)范管理與管理制度來(lái)看也都是非常落后保守的,這也會(huì)給整體企業(yè)的行政工作效率發(fā)展拖后提,影響到品牌的形象,并且還是與以前的時(shí)代發(fā)展一樣落后。
當(dāng)前缺少比較完善的管理制度,所以行政辦公室里面的管理工作也有幾率會(huì)變得懶懶散散,不可以與企業(yè)高效率的發(fā)展想適應(yīng)。而且在實(shí)際的工作里面,還會(huì)出現(xiàn)職責(zé)分工不夠明確等現(xiàn)象,原本腦中的工作思路與管理形勢(shì)也開(kāi)始變得不清晰,開(kāi)始模糊。這些問(wèn)題嚴(yán)重加重了行政辦公室里行政事物的難易程度,在一定程度上限定了行政辦公室的發(fā)展,而且如果持續(xù)這樣發(fā)展下去,還有很大幾率對(duì)企業(yè)的形象和文化建造給予更大的影響。
為了提升企業(yè)整個(gè)整體的行政高效率水平,增強(qiáng)行政辦公室的行政管理,企業(yè)的管理員也可以從以下幾個(gè)點(diǎn)來(lái)思考優(yōu)化改善的方法來(lái)改善行政辦公室的工作方式。
倘若把企業(yè)比做一個(gè)人類(lèi)的身體,員工是他的血液,負(fù)擔(dān)著企業(yè)全部的發(fā)展傳承。因此員工個(gè)人素質(zhì)的高低也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展也開(kāi)始變?yōu)橄喈?dāng)重要的作用。所以企業(yè)不注重人才的培育,將會(huì)造成自己慢慢走向自毀失敗的道路,因此我們要增強(qiáng)員工個(gè)人素質(zhì)與其自己的技能培育,這是相當(dāng)重要的。
如果企業(yè)想要無(wú)阻礙完成行政工作就需要規(guī)范化的管理制度。制造一項(xiàng)擁有科學(xué)規(guī)范化的管理制度有利于企業(yè)更加優(yōu)異地發(fā)展,而且也是非常重要的一項(xiàng)管理措施。在管理制度規(guī)范里面還需要一些權(quán)威性的權(quán)威,這樣才能夠完整起到一定的束縛作用,而且還要把行政工作進(jìn)行日常規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化還有明確化等,保證每一個(gè)人懂得自己的職責(zé),優(yōu)化工作程序,提升工作效率,還可以起到一定的績(jī)效考核的作用。
想要作一個(gè)好的企業(yè),需要優(yōu)異的業(yè)績(jī),還需要每個(gè)員工的工作精神與心理問(wèn)題上的關(guān)心,這都是行政工作管理員所需要知道的問(wèn)題。擁有一個(gè)良好的態(tài)度去工作,需要一個(gè)好的思想構(gòu)思去實(shí)行,所以可以通過(guò)各個(gè)方面的鼓勵(lì)與企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展活動(dòng),以及團(tuán)建活動(dòng)等方法來(lái)慢慢培養(yǎng)行政辦公室管理人員積極向上的性格,讓工作環(huán)境擁有一個(gè)優(yōu)良的工作氛圍,而且這可以從本質(zhì)上把工作人員的辦事低迷情況減少和改正。
總結(jié):現(xiàn)如今我國(guó)的企業(yè)管理還存在一點(diǎn)的問(wèn)題,企業(yè)要提高自己的行政工作水平,就要不斷的完善自己的管理系統(tǒng),并且較為深刻的理解國(guó)家法律法規(guī)所帶來(lái)的風(fēng)向,從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)而穩(wěn)定的發(fā)展。