范海濤

（重慶市酉陽土家族苗族自治縣新城區(qū)管理委員會(huì)，重慶 409801）

每個(gè)單位在檔案管理建設(shè)的過程中都會(huì)出現(xiàn)或多或少的問題，如檔案管理人員專業(yè)技能的不到位、檔案管理建設(shè)效率低下、檔案管理人員信息保護(hù)意識(shí)低下等，導(dǎo)致了單位管理效率低下的問題。因此，針對現(xiàn)實(shí)中客觀存在著的問題，我結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)，從總體的情況展開了分析，探索了優(yōu)化檔案管理建設(shè)的有效途徑，希望能夠幫助他人從中獲得一些有價(jià)值的信息。

一、當(dāng)前單位檔案管理過程中存在的問題

（一）缺乏對單位檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

單位檔案管理工作直接關(guān)系著單位的發(fā)展進(jìn)程，從目前來看，很多單位管理人員缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，缺乏對檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重偏離單位發(fā)展的實(shí)際情況，影響單位檔案管理水平。很多單位認(rèn)為單位檔案主要是單位的人事檔案，忽略了單位自身發(fā)展形成的主體檔案，單位檔案構(gòu)成存在嚴(yán)重偏差，影響單位檔案資源的開發(fā)利用。

（二）檔案管理人員的工作能力差

檔案管理人員工作能力的高低對單位檔案管理的效率有著很直接的影響。目前，我國很多單位檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，管理水平普遍較低，而且還有一些管理人員只是兼職，并不是長期的管理人員。又加上很多管理人員覺得這份工作沒有什么發(fā)展前景，就算沒有做好也無所謂。這些問題的出現(xiàn)，就導(dǎo)致了檔案管理人員的工作能力差，從而影響了單位檔案管理工作的效率。

二、解決單位檔案管理中難點(diǎn)的對策

（一）建立健全單位檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著單位的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國目前針對單位檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國檔案管理活動(dòng)能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進(jìn)檔案管理活動(dòng)更加的標(biāo)準(zhǔn)化。單位要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為單位的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對信息檔案管理活動(dòng)起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合單位的發(fā)展現(xiàn)狀以及單位檔案管理需求制定新的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得單位檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

（二）人員配備的科學(xué)性

在一些企事業(yè)單位中，開展檔案管理工作的人員有一部分是從其他單位進(jìn)行抽調(diào)的，他們不具備這方面的專業(yè)能力。在開展工作的過程中，向有工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行短時(shí)間學(xué)習(xí)后就上崗工作，這樣使得開展檔案管理工作的過程中，很有可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的工作能力不強(qiáng)而出現(xiàn)疏忽，造成嚴(yán)重的后果。隨著計(jì)算機(jī)信息化程度不斷提高，推進(jìn)檔案管理電子化作業(yè)已經(jīng)初見成效，那么就對檔案管理工作人員提出了新的要求。只有能夠更加高效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作設(shè)備，才能夠正常開展工作。針對這種情況，就需要相關(guān)工作單位定期組織技能培訓(xùn)，確保所有的工作人員都能夠更加便捷地獲取到提升自我工作能力的機(jī)會(huì)，在長期的學(xué)習(xí)進(jìn)程中，滿足高標(biāo)準(zhǔn)的工作需求。要適當(dāng)提高檔案管理工作門檻，只有滿足學(xué)歷要求以及專業(yè)化技能要求之后，才能夠篩選進(jìn)駐工作崗位。并且在后期開展工作的過程中，定期開展考核，只有考核達(dá)標(biāo)才能夠繼續(xù)開展工作，否則就需要重新前往學(xué)習(xí)班進(jìn)行學(xué)習(xí)。并且將檔案管理工作的成效與個(gè)人的績效進(jìn)行掛鉤，這樣才能夠盡最大的努力提高檔案管理工作人員的主動(dòng)性，不斷的提升自我，為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。針對現(xiàn)階段開展檔案管理工作能夠利用的一些資源進(jìn)行重新分配，確保對各項(xiàng)資源利用的高效性和合理性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)

單位的壯大離不開人才的培養(yǎng)，而在檔案管理的過程中，我們也需要一只具備專業(yè)技術(shù)的人才隊(duì)伍，因此，加強(qiáng)對檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)是十分有必要的。結(jié)合各類型單位的實(shí)際情況來看，我們培養(yǎng)具有檔案管理職業(yè)技能的人才可以從兩方面入手：從源頭抓起和對單位內(nèi)部現(xiàn)有的人才進(jìn)行著重培養(yǎng)。

一方面，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的日漸完善，我們開展的檔案管理工作已經(jīng)不限于立卷歸檔等簡單的操作，同時(shí)也是為了進(jìn)一步挖掘單位內(nèi)部的信息資源，使單位內(nèi)部的資源得到更加充分的利用，提升單位管理的效能，而在這個(gè)過程中，單位結(jié)合自身的需求直接聘請具有良好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)或者能力發(fā)展迅速的新人員來專職負(fù)責(zé)這一部分的工作，可以快速的建立起規(guī)范化的檔案管理體系；另一方面，但是對于一部分單位來講，單位內(nèi)部已經(jīng)具有了業(yè)務(wù)相對熟練的人員，開發(fā)他們的檔案管理能力可以更好的節(jié)約成本，對此，單位應(yīng)當(dāng)積極著重培養(yǎng)這些對檔案管理業(yè)務(wù)較為熟練、綜合素質(zhì)較高的人員，并給他們提供良好的工作環(huán)境，明確檔案管理的需求，從而更大化的提升單位管理和人員利用的效率。

（四）在制度上的完善

要重視制度建設(shè)，發(fā)揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅(jiān)持集思廣益，對好的措施辦法要發(fā)揚(yáng)光大，對錯(cuò)誤做法要堅(jiān)決糾正，對漏洞不足要及時(shí)彌補(bǔ)，提高制度建設(shè)的針對性、合理性和時(shí)效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機(jī)制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、整理，并對相應(yīng)問題提出解決措施，呈報(bào)單位管理者，方便在頂層設(shè)計(jì)上促進(jìn)檔案管理效率提高。

（五）在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權(quán)。

結(jié)語

目前在開展檔案管理工作的過程中還存在一些問題，在未來的發(fā)展過程中，就需要針對這些問題進(jìn)行逐項(xiàng)改進(jìn)，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。要重新制定科學(xué)完善的工作制度，加大先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)程度。針對檔案管理工作的需求，來建立起系統(tǒng)化的工作體系。并且加強(qiáng)針對檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，使得他們能夠更加高效的開展檔案管理工作。