北京航天醫(yī)院公司 張娟

1 引言

A集團(tuán)要想保持長(zhǎng)足穩(wěn)定的發(fā)展，必須要進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)以及現(xiàn)代化科技的迅猛發(fā)展，A集團(tuán)提升競(jìng)爭(zhēng)力要靠財(cái)務(wù)信息化。A集團(tuán)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理水平需要財(cái)務(wù)信息化，解決當(dāng)前財(cái)務(wù)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題。A集團(tuán)目前的管理模式，A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬單位的管控需要建立事業(yè)部的形式，事業(yè)部與總部的職能定位如圖1所示。

圖1

正式基于上述模式，A集團(tuán)通過(guò)事業(yè)部機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)對(duì)各事業(yè)部下屬單位的管理，需要建立相應(yīng)的職能權(quán)限部門做到對(duì)財(cái)務(wù)工作的控制和監(jiān)督，建立統(tǒng)一的管控質(zhì)量體系等。針對(duì)A集團(tuán)而言，A集團(tuán)管控模式在A集團(tuán)層面可以采用財(cái)務(wù)管控體系，在各事業(yè)部層面采用業(yè)務(wù)控制型管控體系。

2 A集團(tuán)信息化項(xiàng)目目標(biāo)

總體目標(biāo)：隨需應(yīng)變、集成管理。

2.1 供應(yīng)鏈管理目標(biāo)：利潤(rùn)最大化

面對(duì)信息孤島、成本的問(wèn)題，管理供應(yīng)鏈的目標(biāo)要求達(dá)到供應(yīng)鏈的最大化贏利。從這三方面來(lái)達(dá)到A集團(tuán)這個(gè)目標(biāo)。首先A集團(tuán)進(jìn)行梳理組織架構(gòu)，最大可能到組織構(gòu)架的扁平化；其次是信息系統(tǒng)，A集團(tuán)化要求供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)相互共享和信息高度集成，在一致的信息平臺(tái)上協(xié)同進(jìn)行工作；最后A集團(tuán)要建立供應(yīng)鏈的管理績(jī)效體系，必定要用對(duì)應(yīng)的管理手段進(jìn)行輔助；慢慢將核算型財(cái)務(wù)過(guò)渡為管理型的財(cái)務(wù)，如圖2所示。

(1)全面性。財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)集人力資源管理、供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理、商業(yè)分析及行業(yè)插件等業(yè)務(wù)管理組件為一體，以成本管理為目標(biāo)，通過(guò)對(duì)責(zé)任及成本目標(biāo)進(jìn)行考核激勵(lì)，建立A集團(tuán)人、物、產(chǎn)、財(cái)、供、銷完整科學(xué)的管理體系。浪潮的財(cái)務(wù)管理軟件，服務(wù)器在航天科技有限公司，有專用的財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷管理軟件。

(2)靈活性、適應(yīng)性。浪潮財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建立在航天科技服務(wù)平臺(tái)之上，具有很強(qiáng)的靈活性，通過(guò)內(nèi)嵌的自助業(yè)務(wù)配置工具可以實(shí)現(xiàn)流程、功能、模塊、報(bào)表、單據(jù)、等環(huán)節(jié)的靈活配置，輔助A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)個(gè)性化需求管理的快速部署；如報(bào)銷基本全是電子簽名，互聯(lián)網(wǎng)外網(wǎng)連接，網(wǎng)上填寫單據(jù)，雙重用戶名登錄，安全性很強(qiáng)。

圖2 A集團(tuán)系統(tǒng)信息化應(yīng)用藍(lán)圖

2.2 解決方案：集中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

(1)業(yè)務(wù)場(chǎng)景/需求。A集團(tuán)基礎(chǔ)資料比較復(fù)雜，在系統(tǒng)中客商的信息有1萬(wàn)余條、物料信息有1萬(wàn)余條、不同子公司之間物料名稱不一致、客商編碼不一致、會(huì)計(jì)科目二三級(jí)不一致，并且同一種產(chǎn)品在不同子公司之間的物料的包裝體積也是不一致的，體積不一樣就造成了支付的運(yùn)輸費(fèi)用的不一致。以上這些因素客觀造成了A集團(tuán)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管控方便不能夠全面掌控和統(tǒng)一管理，容易出現(xiàn)重復(fù)增加基礎(chǔ)信息的情況。在財(cái)務(wù)報(bào)表處理方面，原來(lái)的管理模式是各個(gè)子公司可以隨意的增加和減少會(huì)計(jì)科目，造成各個(gè)子公司與集團(tuán)之間的會(huì)計(jì)科目不一致，集團(tuán)在統(tǒng)計(jì)合并報(bào)表和做賬務(wù)分析時(shí)十分不方便。要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是：規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各種基礎(chǔ)資料和各種業(yè)務(wù)流程；使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心及統(tǒng)一的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)對(duì)集團(tuán)及各個(gè)子公司進(jìn)行管理，提高企業(yè)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)子公司業(yè)務(wù)的管控功能。

(2)信息化應(yīng)用。全集團(tuán)所有的會(huì)計(jì)科目、物料、供應(yīng)商、客戶等全部在集團(tuán)進(jìn)行維護(hù)，然后分配到各個(gè)子公司進(jìn)行使用，各子公司不允許新增任何基礎(chǔ)資料，這樣就保證了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。在統(tǒng)計(jì)匯總各種報(bào)表時(shí)，所有子公司的統(tǒng)計(jì)口徑都是一致的，如圖3所示。

(3)系統(tǒng)應(yīng)用評(píng)價(jià)。實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)所有子公司基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一管理，形成了一套基礎(chǔ)資料管理的規(guī)范，加強(qiáng)了對(duì)各個(gè)子公司基本資料的管控。

圖3

3 應(yīng)用價(jià)值

應(yīng)用價(jià)值說(shuō)明：統(tǒng)一了基礎(chǔ)資料，統(tǒng)一了會(huì)計(jì)政策，統(tǒng)一了報(bào)表計(jì)算口徑，規(guī)范了基礎(chǔ)資料信息管理。

3.1 信息化應(yīng)用價(jià)值

使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心及統(tǒng)一的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)對(duì)A集團(tuán)及各個(gè)科室進(jìn)行管理，提高了A集團(tuán)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也實(shí)現(xiàn)了A集團(tuán)對(duì)科室業(yè)務(wù)的管控功能。所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)生成財(cái)務(wù)憑證，減輕了財(cái)務(wù)人員制單的工作量，也提高了憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。A集團(tuán)即時(shí)庫(kù)存系統(tǒng)可以即時(shí)查詢到，當(dāng)物料即將過(guò)保質(zhì)期時(shí)系統(tǒng)給予預(yù)警提示，當(dāng)物料不入不出達(dá)到一定時(shí)間后也給予提示。提高了A集團(tuán)庫(kù)存管理水平，減少了過(guò)期品和呆滯品發(fā)生的機(jī)率。實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算管理，達(dá)到了事前控制。有專用的財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷管理軟件，大大提高工作效率。

3.2 信息化應(yīng)用效果

有效訂單執(zhí)行率由原來(lái)的80%提升到95%，促銷銷售政策執(zhí)行全部進(jìn)行管控，銷售政策執(zhí)行的有效性由原來(lái)的90%提升到100%。銷售結(jié)算單結(jié)算的時(shí)間由原來(lái)的一張單據(jù)5分鐘提升到現(xiàn)在的3分鐘，期末財(cái)務(wù)結(jié)賬的速度由原來(lái)的10天縮減為5天。提高了存貨周轉(zhuǎn)率，減少了庫(kù)存積壓和呆滯發(fā)生，為管理層提供了決策的依據(jù)。原來(lái)庫(kù)存呆滯發(fā)生的可能性由100%降低到5%。通過(guò)梳理業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)流程更新規(guī)范后和合理化。與原來(lái)應(yīng)用的軟件相比較，業(yè)務(wù)流程匹配度由原來(lái)的40%提升到95%。使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心來(lái)管理集團(tuán)和各個(gè)子公司的業(yè)務(wù)，全集團(tuán)使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目體系及統(tǒng)一的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)，目前集團(tuán)及下屬11家子公司的所有數(shù)據(jù)都可以實(shí)時(shí)查詢。

今麥郎財(cái)務(wù)核算流程比較復(fù)雜，財(cái)務(wù)部員工有100余人，每個(gè)人負(fù)責(zé)不同業(yè)務(wù)或不同會(huì)計(jì)科目業(yè)務(wù)的處理，且大部分員工在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中也只做某幾個(gè)科目的憑證，而其他科目的憑證是不允許看到的。在信息化系統(tǒng)中通過(guò)數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)定，使財(cái)務(wù)部員工和分工更加明確化，也實(shí)現(xiàn)了憑證查看權(quán)限的隔離。財(cái)務(wù)所有憑證全部使用工作流驅(qū)動(dòng)，工作流與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行綁定。實(shí)現(xiàn)了事找人的工作模式。業(yè)務(wù)系統(tǒng)單據(jù)實(shí)時(shí)生成財(cái)務(wù)憑證。出入庫(kù)業(yè)務(wù)實(shí)行批號(hào)加垛碼號(hào)管理，有利于產(chǎn)品發(fā)貨流通途徑的追蹤。集團(tuán)維護(hù)促銷銷售政策，子公司必須按照集團(tuán)規(guī)定的促銷政策和產(chǎn)品基本價(jià)格進(jìn)行銷售。促銷業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可滿足企業(yè)各種各樣的促銷手段，包括打折、搭贈(zèng)、限量銷售、組合搭贈(zèng)、運(yùn)費(fèi)沖減政策、坎級(jí)政策等。A集團(tuán)倉(cāng)庫(kù)比較多，集團(tuán)每天裝車的車輛有100余輛，為了實(shí)際有序裝車，在軟件中實(shí)現(xiàn)了裝車順序號(hào)管理，先開發(fā)貨通知單的車輛優(yōu)先裝車。通過(guò)裝車順序號(hào)對(duì)車輛裝車的順序進(jìn)行了排序，實(shí)現(xiàn)了有序裝車。A集團(tuán)倉(cāng)庫(kù)比較多，且分布范圍比較廣，客觀上造成了在銷售結(jié)算時(shí)容易少結(jié)算出庫(kù)單的情況。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了車輛裝貨出廠一車一結(jié)算功能，在出廠結(jié)算時(shí)如果少結(jié)算出庫(kù)單，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行報(bào)警。對(duì)運(yùn)費(fèi)進(jìn)行了管理，在應(yīng)收單結(jié)算時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算出今麥郎方承擔(dān)的運(yùn)費(fèi)及客戶承擔(dān)的運(yùn)費(fèi)金額，根據(jù)以上數(shù)據(jù)在信息化系統(tǒng)中生成運(yùn)輸協(xié)議。實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸費(fèi)用的管理。

A集團(tuán)擁有10000余家客戶，每個(gè)月的對(duì)賬都是一個(gè)頭疼的事情。為了方便客戶與集團(tuán)的往來(lái)對(duì)賬，引進(jìn)了類似銀行對(duì)賬單的管理思路，在信息化系統(tǒng)中可以成批的打印出客戶的對(duì)賬單，裝入信封后郵寄給客戶。集中訂單處理，客戶的訂單全部由總部集中接收和處理，由總部來(lái)調(diào)度安排各個(gè)子公司進(jìn)行發(fā)貨。即時(shí)庫(kù)存查詢及全局庫(kù)存查詢，能夠即時(shí)看到當(dāng)前庫(kù)存情況，還可以分析出當(dāng)前庫(kù)存量有多少是可用的庫(kù)存，還有多少是正在裝車或即將需要出庫(kù)的庫(kù)存量。

3.3 應(yīng)用價(jià)值

使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心及統(tǒng)一的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)對(duì)集團(tuán)及各個(gè)子公司進(jìn)行管理，提高了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)對(duì)子公司業(yè)務(wù)的管控功能。所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)生成財(cái)務(wù)憑證，減輕了財(cái)務(wù)人員制單的工作量，也提高了憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)對(duì)各個(gè)子公司銷售政策的集中管控，不應(yīng)該執(zhí)行的銷售政策絕對(duì)不會(huì)執(zhí)行，大大提高了集團(tuán)對(duì)銷售政策的掌控力度。實(shí)現(xiàn)了在銷售結(jié)算時(shí)所有的打折情況和贈(zèng)品情況都是有政策可依的。

通過(guò)促銷管理系統(tǒng)，所有的運(yùn)費(fèi)數(shù)據(jù)及運(yùn)輸協(xié)議全部由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算和生成，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)輸費(fèi)用的管控。為了防止不同區(qū)域的客戶進(jìn)行串貨的情況，產(chǎn)品銷售時(shí)不僅要精確到產(chǎn)品的批次，更要精確到產(chǎn)品是從哪一個(gè)托盤發(fā)貨的。當(dāng)某個(gè)區(qū)域出現(xiàn)串貨的情況時(shí)，可以根據(jù)批次和垛碼號(hào)查詢到是哪個(gè)客戶進(jìn)行了串貨；從某種意義上講當(dāng)某個(gè)批次的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后，也可以快速的進(jìn)行召回。企業(yè)即時(shí)庫(kù)存系統(tǒng)可以即時(shí)查詢到，當(dāng)物料即將過(guò)保質(zhì)期時(shí)系統(tǒng)給予預(yù)警提示，當(dāng)物料不入不出達(dá)到一定時(shí)間后也給予提示。提高了企業(yè)庫(kù)存管理水平，減少了過(guò)期品和呆滯品發(fā)生的機(jī)率。

4 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合自己在A集團(tuán)的親身體驗(yàn)、觀察以及與客戶的交流，從客戶，職工對(duì)財(cái)務(wù)工作效率的滿意度、管理層意識(shí)和A集團(tuán)文化等方面，深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化在今麥發(fā)展中的重要作用。如何建立科學(xué)有效的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，最大限度地提高財(cái)務(wù)工作的效率和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確安全性，值得我們深思。