文·洪雁

“綠水青山就是金山銀山”。隨著綠色清潔能源天然氣需求量的逐年增高，中國石化按照“資源、管網(wǎng)、市場、效益”相統(tǒng)一的要求，全力以赴增強(qiáng)天然氣管網(wǎng)建設(shè)、天然氣供應(yīng)及調(diào)峰能力。伴隨一系列重點(diǎn)工程的建設(shè)，檔案管理工作也在不斷完善和進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍也在逐步擴(kuò)大。為實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化管理，天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目部建立健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，大力加強(qiáng)硬件與軟件設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理向檔案信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，即實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)的改變。

一、天然氣管道工程建設(shè)特點(diǎn)

（一）近年來，管道運(yùn)輸已成為我國天然氣最主要的運(yùn)輸方式之一。長輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目具有施工范圍廣、建設(shè)周期長、工程量大、技術(shù)復(fù)雜等特點(diǎn)，使得檔案資料收集周期長、數(shù)據(jù)資源多、管理難度大。長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多檔案資料處于封閉、半封閉的狀態(tài)，檢索手段落后，檔案資源得不到有效利用。

（二）天然氣長輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目大多涉及業(yè)主方、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等多個(gè)參建單位。其中勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集整理勘察、設(shè)計(jì)階段的基礎(chǔ)資料和有關(guān)設(shè)計(jì)文件；施工單位負(fù)責(zé)編制、收集整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的工程資料；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制、收集整理監(jiān)理工作中形成的文件并對施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；建設(shè)單位負(fù)責(zé)做好本單位工程形成檔案的收集與整理并對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。在工程建設(shè)期間，施工單位往往急于工程建設(shè)進(jìn)度，從而忽略檔案資料的收集與整理。此時(shí)，如果監(jiān)理單位監(jiān)督不及時(shí)，建設(shè)單位檢查不到位，就會(huì)導(dǎo)致工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全，甚至出現(xiàn)文件不真實(shí)的造假行為。另外，各家單位對檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)理解不一致，導(dǎo)致部分移交資料不能完全符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，例如施工單位為避免日后利用過程中的遺失問題，把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然保證了完整性，但是利用起來不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。

（三）天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的記錄了項(xiàng)目前期的考察、可研、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)，以及招標(biāo)、施工、采購、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程施工建設(shè)管理的全過程，是工程建設(shè)中最真實(shí)的原始記錄。做好工程項(xiàng)目資料的收集、歸檔與管理，不僅對各項(xiàng)工程的建設(shè)、竣工結(jié)算、日常生產(chǎn)與維護(hù)起到重要的參考與利用價(jià)值，還可以作為鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，為天然氣管道的輸配運(yùn)行管理和事故應(yīng)急維搶工作提供數(shù)據(jù)查考，使檔案發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

（一）目前應(yīng)用的天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，主要是在.NET framework3.5平臺上開發(fā)的檔案管理信息化軟件。該系統(tǒng)主要包括C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站。共分為三個(gè)板塊，即CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊和BS端的網(wǎng)頁板塊，用戶可以使用客戶端或者瀏覽器訪問系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。整個(gè)系統(tǒng)按照功能要求共劃分為四大模塊，即檔案業(yè)務(wù)、利用中心、庫房管理、報(bào)表。

1.檔案業(yè)務(wù)主要包括收集整編、檔案管理、鑒定管理以及歸檔批處理。收集整編主要完成檔案資料的采集、整理、歸檔入庫；檔案管理可以對歸檔的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括檔案打回、生成報(bào)表等功能，與收集整編的區(qū)別在于，此處操作主要是針對正式檔案進(jìn)行操作；鑒定管理主要對檔案庫中的檔案進(jìn)行鑒定，包括密級、保管期限的時(shí)間配置，對需要鑒定的檔案進(jìn)行提交審核；歸檔批處理是對其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過接口移交到檔案系統(tǒng)的批次數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、刪除、生成交接單，以及審批后進(jìn)入檔案庫。一般來說，天然氣管道工程建設(shè)周期普遍在2年以上，不僅投資大，線路長，其工程質(zhì)量要求也相對較高，工程涉及專業(yè)和內(nèi)容廣泛，參建單位較多。針對這些特點(diǎn)，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案類中，設(shè)計(jì)了13個(gè)階段，充分滿足工程各個(gè)階段資料歸檔的要求。并且每個(gè)階段設(shè)置案卷級數(shù)據(jù)窗口和卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)窗口，這樣分類能夠使檔案進(jìn)行合理組卷和系統(tǒng)管理，同時(shí)也便于判斷文件資料的歸檔是否完整齊全。

2.利用中心主要包括檔案查詢、借閱管理以及檔案統(tǒng)計(jì)功能。檔案查詢主要是對已歸檔的檔案進(jìn)行查詢，可以使用多種檢索條件組合查詢，對查詢出的檔案進(jìn)行查閱、借閱以及查看電子原文等操作；借閱管理可以管理檔案借閱單，對借閱單進(jìn)行查詢、查看等操作，并且可以對紙質(zhì)檔案做出歸還、借出、續(xù)借、催還等操作；檔案統(tǒng)計(jì)包含利用率統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、檔案統(tǒng)計(jì)，依次針對檔案的利用率、某個(gè)人員或機(jī)構(gòu)的工作量、正式的檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。通過這幾個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)，可以隨時(shí)掌握檔案機(jī)構(gòu)、人員知識結(jié)構(gòu)、館藏、借閱、歸還、設(shè)備等基本情況及變化情況，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，從而提高檔案業(yè)務(wù)的工作效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度、減少檔案資料丟失泄密的危險(xiǎn)。

3.庫房管理主要包括庫房管理和溫濕度管理。其中庫房管理實(shí)現(xiàn)了圖形化管理庫房，主要解決的是實(shí)現(xiàn)多樓宇、多樓層庫房的圖形化管理，在檔案系統(tǒng)中建立可視化的虛擬庫房，可以直接在界面上看到庫房內(nèi)部的排架情況，每個(gè)柜架上檔案的案卷題名等；溫濕度管理實(shí)現(xiàn)對庫房溫度、濕度進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等，可以自動(dòng)形成并打印庫房溫濕度變化曲線，便于庫房管理員及時(shí)調(diào)整溫度、濕度。

4.報(bào)表主要包括報(bào)表管理和年報(bào)管理。報(bào)表管理的主要作用是創(chuàng)建、編輯、管理企業(yè)所需的動(dòng)態(tài)報(bào)表及靜態(tài)報(bào)表；年報(bào)管理的主要作用是創(chuàng)建、編輯、上報(bào)以及其它管理企業(yè)的年報(bào)數(shù)據(jù)。通過此模塊我們可以進(jìn)行詳盡的報(bào)表內(nèi)容及分類統(tǒng)計(jì)，能幫助領(lǐng)導(dǎo)層更準(zhǔn)確地掌握第一手資料，并為決策提供事實(shí)依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。

總體來說，此檔案管理系統(tǒng)集檔案收集、整編、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)等主要管理功能于一身，確保了歸檔文件真實(shí)、完整可用及安全，在檔案管理中具有系統(tǒng)性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、兼容性強(qiáng)、保障性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)一步提升了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，為建立統(tǒng)一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎(chǔ)，在權(quán)限允許的前提條件下最大限度的達(dá)到了檔案資源共享。

（二）檔案管理系統(tǒng)使用中存在的問題

1.檔案人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊。檔案信息化的建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和逐步完善的過程。另外，機(jī)構(gòu)重組、崗位調(diào)換、人員流動(dòng)等導(dǎo)致檔案人員身兼數(shù)職或頻繁調(diào)崗，給檔案管理和運(yùn)維工作帶來很大壓力，很多單位沒有專職的檔案管理人員，并且很多人也存在專業(yè)不對口的現(xiàn)象，檔案管理人員中具備相關(guān)職業(yè)素養(yǎng)的人較少。例如，天然氣管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員，不僅需要一定的檔案管理業(yè)務(wù)能力，同時(shí)應(yīng)具備工程建設(shè)施工等方面的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)。如果缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，就難以辨別工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。比如對工程圖紙的識別、工程設(shè)計(jì)的步驟、招投標(biāo)的具體過程、竣工資料的驗(yàn)收等所有工程進(jìn)程中所產(chǎn)生資料的查閱、收集和整理，都需要一定的業(yè)務(wù)知識。

2.檔案資料收集整理欠缺規(guī)范。檔案管理的信息化建設(shè)，首先是人的意識問題，這是檔案信息化成功建設(shè)的前提。但是有些檔案人員出于自身利益的考慮及惰性，習(xí)慣于陳舊的操作辦法，檔案意識淡薄，從而對檔案資料的收集造成一定的阻礙。例如在長輸管道建設(shè)過程中，為了加快工程建設(shè)的進(jìn)度，部分參建單位不夠重視日常檔案資料的歸檔，個(gè)別單位甚至在即將交工驗(yàn)收時(shí)才開始整理資料，導(dǎo)致檔案收集進(jìn)度緩慢。另外部分參建單位未實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理，移交資料未及時(shí)掃描存檔，導(dǎo)致后期需要集中掃描錄入系統(tǒng)，工作量較大且對檔案立卷進(jìn)度有所影響。

3.檔案系統(tǒng)正常運(yùn)行速度緩慢。目前使用的檔案管理系統(tǒng)采用的是星形拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，平均帶寬有限，且需要同時(shí)接收ERP系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)推送。電子檔案一般數(shù)據(jù)量多且單份檔案較大，勢必會(huì)對骨干網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生很大壓力，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)響應(yīng)速度緩慢。

4.電子文件長期存儲(chǔ)有待提高。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展與應(yīng)用，檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)逐漸占據(jù)舉足輕重的地位，新型文件材料的歸檔勢在必行。不同類型載體的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子檔案，而電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體，形成的時(shí)間短，目前缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

四、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一切工作，制度先行，有制度為前提去保障，工作才可以順利進(jìn)行。如果沒有有效的保障制度，就不能形成長期的良性機(jī)制，更不能發(fā)揮檔案的利用作用。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求，需配備先進(jìn)且齊全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，為檔案信息化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，做好充分的安全技術(shù)防范措施，通過軟件的設(shè)置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，保障檔案資源的安全性、可靠性，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，為檔案信息資源的共享與利用創(chuàng)造條件。

（三）明確職責(zé)劃分，對檔案管理涉及到的業(yè)務(wù)部門、檔案部門、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間進(jìn)行分工。業(yè)務(wù)部門是文件材料的形成部門，該部門熟悉各自的管理業(yè)務(wù)，了解歸檔文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，因此是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，進(jìn)行各類文件材料的積累、預(yù)立卷、整理和移交工作，為歸檔文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門是文件材料的收集與保管部門，負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的管理規(guī)定并組織實(shí)施，確定文件歸檔的原則與方法，為歸檔文件的科學(xué)整理、規(guī)范保管和開發(fā)利用負(fù)責(zé)。網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，部署一套健全的運(yùn)維平臺，有一支技術(shù)水平高責(zé)任心強(qiáng)的運(yùn)維隊(duì)伍，有明確的提報(bào)流程，項(xiàng)目上線試運(yùn)行后，系統(tǒng)使用過程中產(chǎn)生的問題可通過運(yùn)維系統(tǒng)網(wǎng)站提報(bào)，并進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理，為歸檔文件的安全性、規(guī)范性、包容性和通用性負(fù)責(zé)，為檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行提供保障。三個(gè)部門之間分工明確，相互作用，揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮各自在檔案信息化建設(shè)中的優(yōu)勢。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)更高水準(zhǔn)的檔案管理工作，人的因素至關(guān)重要，只有具備高素質(zhì)的專業(yè)人才，才能保障檔案管理的成效和效益的發(fā)揮。要穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，將檔案人員從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型，從而提高整支隊(duì)伍的素質(zhì)。一方面要提高政治素養(yǎng)，提高對檔案工作的責(zé)任感。天然氣長輸管道工程項(xiàng)目檔案涉及部分企業(yè)商業(yè)秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數(shù)據(jù)，因此檔案人員要有良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，自覺遵守規(guī)章制度，兢兢業(yè)業(yè)，求真務(wù)實(shí)，嚴(yán)禁外泄有保密性的文件。另一方面，檔案管理人員在熟悉檔案業(yè)務(wù)知識的過程中，還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，為檔案工作的信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？梢越⒁韵聶C(jī)制：培訓(xùn)機(jī)制，集中輔導(dǎo)，造就一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和氛圍；考核機(jī)制，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，提供他們的用武之地和舒展才能的場所；激勵(lì)機(jī)制，物質(zhì)與精神同時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

總而言之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案的管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該積極利用先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的管理方式，充分應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，深入發(fā)掘檔案資源的利用價(jià)值，不斷深化檔案管理體系建設(shè)，提高檔案管理水平，確保檔案工作健康發(fā)展，使檔案管理走上科學(xué)化、信息化、數(shù)字化的發(fā)展軌道，從而更好地促進(jìn)公司的發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。