文·姚遠

作為我國的基層管理機構，行政事業(yè)單位對促進國家發(fā)展，充分發(fā)揮其公益性價值有著重要的作用，在行政事業(yè)單位中積極加強會計檔案的管理不僅是適應當前市場經濟發(fā)展的需要，更是強化公益性發(fā)揮的大勢所趨，重視并積極加強檔案管理工作也是新時期行政事業(yè)單位發(fā)展中需要重點落實的問題。

一、會計檔案概述

會計檔案作為國家檔案的重要組成部分，主要包括會計憑證、賬冊以及財務報告等相關的資料，它主要反映的是企事業(yè)單位所開展的經濟業(yè)務運行中的資料證據，通過會計檔案可以有效的了解各項經濟業(yè)務的開展情況，從而了解單位相關法律法規(guī)的執(zhí)行情況，但是會計檔案與文書和科技檔案相比仍存在一定的不足，主要體現(xiàn)在會計檔案的范圍以及所涵蓋的方面更加廣泛，并且檔案的類別更加穩(wěn)定，其形式也是多種多樣，分為永久保存和定期保存，永久保存的檔案不可進行銷毀，定期保存的檔案也具有不同的保管時間。一般來說，企事業(yè)單位的年度預算會計報告等需要進行永久的保存，而會計憑證和具體明細賬可以進行定期保管。會計檔案可以揭露責任事故，有效的打擊經濟方面的犯罪，并且能夠為解決糾紛提供依據，從而有效處理遺留的經濟事務所提供的記錄。因此，相關企事業(yè)單位需要加強會計檔案管理工作，從而方便檔案的查閱。

二、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

當前，行政事業(yè)單位內部會計檔案管理機制不完善，主要體現(xiàn)在很多事業(yè)單位，特別是一些規(guī)模相對較小的行政事業(yè)單位并沒有結合國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的會計檔案管理制度，仍然按照原先較為簡單的方式展開會計檔案管理，這種情況的管理方式會存在較多的弊端，并且少數(shù)行政事業(yè)單位的財務會計檔案管理制度缺乏強有力的執(zhí)行力度，造成流于形式，難以發(fā)揮應有的作用，久而久之會出現(xiàn)程序不嚴，要求不明等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，當前行政事業(yè)單位在會計檔案管理制度缺少嚴格的監(jiān)督機制，一些事業(yè)單位在接受相關會計業(yè)務以及審計工作的過程中，很少將其規(guī)范化管理當作重要檢查事項，由于對會計監(jiān)督工作方面的疏忽，會出現(xiàn)一些行政事業(yè)單位人員借此機會對會計檔案進行篡改以此來達到自己的目的，當前有很多經濟欠發(fā)達地區(qū)經常出現(xiàn)這類事情，造成了大量公款被挪用，致使事業(yè)單位的公益性難以得到真正的發(fā)揮，由于缺少相互制約監(jiān)督的機制，更是容易滋生出會計檔案造假等情況的發(fā)生。最后，行政事業(yè)單位會計檔案管理的經費投入不足，很多事業(yè)單位的財政部門并沒有經費投入的明確規(guī)定，甚至缺乏例行經費預算，再加上管理者對會計檔案管理重視不足，更是忽視了對其的投資，還有些行政事業(yè)單位會未經允許私自挪用會計檔案管理經費，原本安排于檔案管理的資金被不明挪用，從而造成需要引進專業(yè)管理軟件、招聘人才的經費缺失，無法實質性的提升會計檔案管理工作水平，從而造成會計檔案管理不夠規(guī)范，甚至造成當?shù)匦姓聵I(yè)單位的會計信息檔案管理工作過于落后，與當前市場經濟發(fā)展需求不相適應。

三、有效提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的重要舉措

（一）建立健全完善的會計檔案管理機制

建立健全完善的會計檔案管理制度是當前行政事業(yè)單位有效提升檔案管理水平的重要舉措，完善的會計檔案制度可以保證會計信息質量的提升，從而幫助行政事業(yè)單位規(guī)避風險。行政事業(yè)單位的管理者需要結合國家有關部門的規(guī)定完善并健全會計檔案管理制度，全面優(yōu)化會計檔案管理流程，結合會計基礎工作規(guī)范以及檔案管理辦法等全面認真的規(guī)范其流程，結合自身實際制定切實可行的檔案管理制度，還要高度重視會計檔案管理業(yè)務培訓，促使會計人員可以熟練掌握檔案管理的相關基本知識，從而提升會計檔案管理水平。在對會計人員展開培訓后，需要對這一階段的培訓情況進行考核，檢驗員工的培訓情況，并將培訓結果與員工的個人利益相掛鉤。特別是對于一些偏遠地區(qū)的行政事業(yè)單位而言，其管理者更是需要加強會計檔案管理的重視程度，通過端正態(tài)度來將這一意識貫穿到實際的行動中去，從而真正做到提升行政事業(yè)單位的會計檔案管理水平。

（二）完善會計檔案監(jiān)督機制

加強會計檔案管理監(jiān)督工作是提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的又一重要舉措。行政事業(yè)單位的管理人員需要重視會計檔案管理工作的有效開展，并對其展開合理的監(jiān)督環(huán)節(jié)，通過建立會計檔案管理監(jiān)督工作機制，對檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷毀等工作進行監(jiān)督，不僅要結合單位的具體會計業(yè)務內容來合理規(guī)范立卷，還要及時規(guī)范檔案管理內容，對會計憑證要進行及時的整理裝訂。特別是在會計電算化的情況下，還要對會計賬頁進行分類處理，并且財政部門以及審計和稅務等部門在對其業(yè)務進行審查的過程中，需要特別將會計檔案管理作為重點檢查內容，督促整個行政事業(yè)單位形成重視會計檔案管理的良好風氣。除此之外，還要加強社會監(jiān)督，通過設置意見欄和電話歡迎廣大群眾對會計檔案管理方面的監(jiān)督和意見的反饋，通過社會大眾的監(jiān)督來形成一種良好的會計檔案管理風氣。

（三）加大會計檔案管理的經費投入

加大對會計檔案管理方面的投資是行政事業(yè)單位有效應對會計檔案管理工作的必經之路。單位的管理者需要重視會計檔案管理工作的價值，并付出實踐，在完善工作機制和監(jiān)督機制的基礎上加大對會計檔案管理工作的投資力度。不僅要加強對硬件方面的投資，包括檔案管理環(huán)境的設置以及陳列架的檢查維修，還要加強對軟件方面的投資，保護會計檔案資料數(shù)據的安全完整。通過加大資金的投入，聘用專業(yè)的計算機檔案管理人才來對當前事業(yè)單位的檔案資料進行有力的保護。還要引進西方發(fā)達國家的專業(yè)檔案管理軟件來應用到自身的體系當中，轉變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術上提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發(fā)揮出自身最大的價值。除此之外，行政事業(yè)單位管理者需要嚴格執(zhí)行經費管理工作，保證用于會計檔案管理方面的經費得以完全投入到其檔案管理中，避免出現(xiàn)資金被不明挪用等情況的發(fā)生。行政事業(yè)單位內部還需要成立會計檔案資金監(jiān)督小組，每隔一段時間讓小組內成員對上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進行核對，保證每一筆資金都能夠記錄到會計檔案管理中，若是資金支出核對過程中發(fā)現(xiàn)超出預算支出限額的，需及時向上級反映并進行深入調查。

總而言之，加強會計檔案管理工作是新時期行政事業(yè)單位良性發(fā)展的大勢所趨，加強會計檔案管理工作不僅要充分帶動工作人員的積極性和思想意識，更是要通過完善管理制度，建立完善的監(jiān)督機制等各個方面來保證會計檔案管理工作的各級開展，促使會計檔案管理工作在行政事業(yè)單位中可以發(fā)揮其自身最大的價值。