楊斯達

【摘要】信息技術的深入發(fā)展引起了社會各個單元管理模式的變化，產(chǎn)生了海量的資源信息，人事檔案管理也隨之邁進了數(shù)字化信息化時代。目前，有必要深刻研究怎樣讓信息化技術更好的為檔案管理服務。

【關鍵詞】信息化 人事檔案管理 措施

人事檔案的管理需要大量的手工操作，但隨著社會和科技的發(fā)展，先進的科學技術也為人事檔案的管理帶來了改革和創(chuàng)新，大大提高了人事檔案管理的便利性。我國很多單位人事檔案管理已經(jīng)開始采用信息化手段。

一、信息化人事檔案的內(nèi)涵

信息化檔案是在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。

二、信息化時代加強人事檔案管理的意義所在

（一）信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷。信息化時代，知識更新間隔極大縮短，對工作效率提出了更高要求。傳統(tǒng)模式的人事檔案管理已經(jīng)不能適應信息化時代的效率需要，亟需實現(xiàn)更準確、更高效的信息化管理。

（二）信息化時代的數(shù)據(jù)海量性要求人事檔案管理內(nèi)容更加全面。數(shù)據(jù)是信息化時代的第一資源。對于人事檔案管理而言，既需要進一步豐富和完善傳統(tǒng)模式下的內(nèi)容，更需要通過信息化手段強化內(nèi)容管理。信息化時代，無紙化、信息化趨勢將滲透各行各業(yè)各個領域，人事檔案管理工作也不例外。這不僅有利于節(jié)約從事人事檔案管理的人力物力成本，也將帶來人事檔案管理的平臺換代和載體革新。因此，在信息化時代，必須盡快建立能夠支撐和承載內(nèi)容更全面、調(diào)取更快速的人事檔案管理平臺。

（三）信息化時代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠。信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發(fā)，小到用戶個人信息大到國家國防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發(fā)展、技術如何進步，隱私機密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對人事檔案管理而言，必須加強信息化平臺的安全系數(shù)，確保人事檔案所有者個人信息的安全性、隱私性和保密性。

三、信息化人事檔案管理的主要原則

（一）統(tǒng)一領導原則。在國家層面的檔案管理中所遵循的基本原則是“統(tǒng)一領導、分級管理”。那么在社會各個單元也應從管理理念、制度、模式、技術標準和數(shù)據(jù)格式等方面進行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，以確保人事檔案能夠融入到一體化管理之中。

（二）協(xié)同效應原則。人事檔案管理的相關設備將與其他部門的電子文檔管理設備一起參與調(diào)配與使用，根據(jù)人事檔案管理與使用的實際需求，對資源進行合理配置，這才能提升管理與利用的效率。

（三）全程管理原則。該項工作需要從文件的產(chǎn)生到保管、利用和報廢，對其進行管理應當遵循全程管理原則。對電子文件實施生命周期管理，比傳統(tǒng)檔案管理更加復雜多變，要求各部門應當在數(shù)據(jù)傳遞、移交以及系統(tǒng)的銜接方面開展更加緊密的合作，這都是人事檔案管理信息化應當注意的問題。

（四）前端控制原則。對電子文檔的生成進行前端控制和干預，確保其生成過程符合已經(jīng)制定的各項制度與規(guī)范，并將這些規(guī)范性的要求融入到檔案管理部門與人事管理部門自有的業(yè)務系統(tǒng)之中，以便對人事檔案電子文件的產(chǎn)生與管理給予相應的指導。

四、提高人事檔案管理信息化水平的措施

（一）建設信息化數(shù)據(jù)庫。首先，通過專業(yè)的檔案管理人員實時編輯紙質(zhì)檔案詳情，明確相關內(nèi)容字段，逐步實現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化建設。其次，在編輯人事檔案信息之前，建設信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，利用云存儲、云計算、信息采集等先進的大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)信息的采集、導入、整合、分類等工作，真正確保編輯數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案的一致性，避免遺漏、錯誤等狀況。最后，建立訪問檔案材料的具體界面，主要表現(xiàn)為兩個方面：第一，前臺操作系統(tǒng)，實行信息資料的整理與檢索，具備快速簡單的特點，提升查詢、檢索的整體效率。第二，后臺操作系統(tǒng)，專業(yè)人員修改并完善人事檔案資料，確保存儲收錄信息的科學性、完整性。綜上，通過大數(shù)據(jù)技術建設信息化數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化人事檔案管理提供硬件基礎，在人事檔案管理中占據(jù)重要地位。要想有效的進行數(shù)字化人事檔案管理，建設數(shù)據(jù)庫是不可或缺的環(huán)節(jié)，其在存儲、載入信息的同時，也能避免數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。同時，建立信息化數(shù)據(jù)庫，也為人事檔案管理人員提供便捷，幫助其提升整體運行效率。

（二）采用互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理系統(tǒng)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術為人事檔案的信息化管理智能化提供了更強的技術支撐。目前，互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理系統(tǒng)，在我國很多地方已悄然興起。發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案信息管理的優(yōu)勢可有效解決以往存在的諸多問題，具有現(xiàn)實意義?；ヂ?lián)網(wǎng)+人事檔案管理系統(tǒng)在運行過程中，將有效地發(fā)揮數(shù)字化信息管理的真實、有時效、快捷、高效、實用的優(yōu)勢。與以往比較，明顯縮短了檔案的查詢和提取時間，顯著提高了人事檔案管理部門的工作效率，有效地規(guī)避涉密信息泄露的情況。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化和技術化檔案管理人員。信息化建設要求檔案軟硬件的及時更新和檔案管理人員業(yè)務水平和素質(zhì)的提高。好馬配好鞍，先進的現(xiàn)代化檔案管理設備必須匹配能較好的駕馭這些現(xiàn)代化設備能力的專業(yè)技術人才。此外，專職的檔案管理人員，還具備著一定的政治敏感性，畢竟檔案涉及保密性，這對單位安全穩(wěn)定和政策的執(zhí)行都頗為重要。

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