楊斯達(dá)

【摘要】人事檔案是組織人事部門在人事管理活動中形成的，基于其個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，并以個(gè)體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。人事檔案在人員職務(wù)晉升、工資發(fā)放、教育培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著重要憑證、依據(jù)、參考作用，具有法律效用。因此，做好人事檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 問題 對策

一、人事檔案管理的內(nèi)涵、特點(diǎn)及意義

（一）內(nèi)涵。人事檔案是人事信息存放的現(xiàn)實(shí)載體，詳細(xì)記錄著檔案所有者的個(gè)人信息，在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是專門從事人事檔案收集存放、分類整理與調(diào)配使用等諸多環(huán)節(jié)的一項(xiàng)具有服務(wù)屬性的工作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內(nèi)容，對個(gè)人和單位發(fā)展具有重要作用。

（二）特點(diǎn)。人事檔案管理的管理對象、管理內(nèi)容、工作性質(zhì)等決定了其具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是真實(shí)有效性。人事檔案作為記錄個(gè)人履歷的載體和人力資源管理的主要依據(jù)，這就要求人事檔案管理必須保證內(nèi)容真實(shí)、有效。二是內(nèi)容全面性。人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實(shí)際需求了解其個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、思想政治狀況等方面的重要依據(jù)，因此人事檔案管理從內(nèi)容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發(fā)生崗位變動、職務(wù)變動或單位變動時(shí)，人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機(jī)密性。人事檔案記錄著許多重要的個(gè)人信息，其中相當(dāng)一部分信息屬于個(gè)人隱私機(jī)密，不適合對外公開，更要防止發(fā)生信息泄露，因而人事檔案管理工作要求確保人事檔案信息的絕對安全與保密，在何情況下都不可私自保存與泄露人事檔案的內(nèi)容。五是功能服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關(guān)工作提供服務(wù)的渠道，具有極強(qiáng)的服務(wù)屬性，人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個(gè)人發(fā)展和組織需要等相關(guān)工作的推進(jìn)效率，較大程度節(jié)約人力資源管理相關(guān)工作的人力成本和時(shí)間成本。

（三）意義。人事檔案是記載和反映職工成長經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等一系列個(gè)人情況的載體，它對于選任、提拔等都有極為重要的考察價(jià)值，是用人單位進(jìn)行人力資源開發(fā)的主要依據(jù)和來源，可以說是職工各方面能力的“鏡子”，所以職工人事檔案對于單位的“選賢舉能”具有非凡意義和作用。

二、當(dāng)前認(rèn)識檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏科學(xué)、正確的認(rèn)識。與其他業(yè)務(wù)管理工作相比，人事檔案的管理直接關(guān)系著用人單位的良好發(fā)展，但是人事檔案很容易被用人單位忽視，甚至有些管理層認(rèn)為人事檔案的管理工作只是一種純文書、沒有任何技術(shù)含量的工作，只要做好檔案的保存、保管，確保檔案不丟失、不泄露，能處理好人事檔案的查檔和外調(diào)等工作就可以。這種對人事檔案管理工作的認(rèn)識是錯(cuò)誤的、不科學(xué)的。

（二）人事檔案管理制度不夠完善。當(dāng)前我國對人事檔案的管理一直沿用傳統(tǒng)模式，過于呆板，且對于檔案管理人員的職責(zé)要求、崗位培訓(xùn)等沒有明確的規(guī)定，對于人事檔案管理的具體流程沒有形成制度化。這就導(dǎo)致檔案管理人員不能明確自己的工作職責(zé)和具體工作內(nèi)容，未能清楚的了解人事檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，缺乏收集與整理檔案信息的專業(yè)意識，在具體的管理過程中也未能遵循科學(xué)化、規(guī)范化的流程，嚴(yán)重制約了人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

（三）缺乏專業(yè)的人員隊(duì)伍。人事檔案是用人單位進(jìn)行選人和用人的一個(gè)重要依據(jù)，因此其失真或遺失將給用人單位的選人和用人帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，很多用人單位并沒有按照國家的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理人員的配置，有些用人單位只有一名檔案管理人員卻管理著幾千人的人事檔案，甚至有些單位采用臨時(shí)工進(jìn)行人事檔案的管理，這些臨時(shí)工不僅不具備檔案管理的專業(yè)知識，在上崗之前也沒有對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，只具備檔案整理與保存的能力，嚴(yán)重缺乏對檔案信息進(jìn)行去偽存真的專業(yè)知識和技能，從而導(dǎo)致其缺乏足夠的責(zé)任感，對自己的工作職責(zé)缺乏清晰的認(rèn)識，對檔案管理工作敷衍了事。

（四）流動人員的檔案管理相對滯后。隨著人才的流動行日益增大，在這一背景下人事檔案的管理中出現(xiàn)了擅自帶檔和扣檔、檔案丟失以及重新建檔等諸多情況。近年來，隨著高校的擴(kuò)招，大學(xué)畢業(yè)生逐年增多，其就業(yè)方向日益多樣化，并且選擇非公單位、外企等就業(yè)的大學(xué)生日益增多，這些用人單位在人才聘任的過程中往往不需要個(gè)人檔案，只需應(yīng)聘人員提供身份證明和學(xué)歷證明，這在很大程度上弱化了人事檔案的社會功能，導(dǎo)致公眾對人事檔案的重視程度日益降低，一旦需要認(rèn)識檔案的時(shí)候又因?yàn)楣芾聿划?dāng)而手足無措。

三、強(qiáng)化人事檔案管理的對策

（一）培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才。一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時(shí)加大對檔案管理、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊(duì)伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)?，F(xiàn)有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和技術(shù)實(shí)踐，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理制度。進(jìn)行現(xiàn)在人事檔案管理工作，首先就必須要有健全的制度，健全的制度是保證管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵所在。人事資源管理方法就比較有一套更加完善和健全的制度來進(jìn)行它的正常運(yùn)作，任何的設(shè)施在進(jìn)行分配的時(shí)候都必須要嚴(yán)格按照制度來進(jìn)行確保制度能夠分配。標(biāo)準(zhǔn)的制度可以為人事檔案管理工作提供一定的規(guī)范，讓工作嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行提高工作的效率，并且可以通過制度來創(chuàng)造新的理念，提高現(xiàn)在員工對人事檔案管理工作的理解和貫徹。

（三）豐富人事檔案利用方式。在用人單位的人才隊(duì)伍建設(shè)中，人事檔案的管理主體和使用主體都是多元的，要在保障人事檔案真實(shí)性和安全性的基礎(chǔ)上，開發(fā)出多元化的檔案利用方式，以促進(jìn)用人單位人事檔案的利用，推動其人才隊(duì)伍建設(shè)和人才庫建設(shè)。如可以對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再使用深度內(nèi)容分析技術(shù)將個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績等情況進(jìn)行綜合分析，將個(gè)人的專業(yè)能力和思想道德品質(zhì)形成全面的分析報(bào)告，為單位的選人用人提供參考。