王巍

【摘要】企業(yè)應(yīng)把檔案工作作為企業(yè)中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作擺上應(yīng)有的位置，列入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與工作計(jì)劃之內(nèi)。加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范管理，全面提升檔案管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);規(guī)范管理;檔案管理水平

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

建廠以來(lái)，我公司十分重視企業(yè)檔案管理工作，積極探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，使企業(yè)檔案管理走上了制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展軌道，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)發(fā)揮了積極作用，先后被評(píng)為江蘇省“檔案管理標(biāo)兵企業(yè)”，徐州市“七五”“八五”期間“檔案管理先進(jìn)單位”，江蘇省電力局“‘八五期間檔案管理先進(jìn)單位”;1990年晉升江蘇省檔案管理先進(jìn)企業(yè);1995年獲得“國(guó)家一級(jí)企業(yè)檔案管理合格證書(shū)”;1997年被國(guó)家檔案局批準(zhǔn)為“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家一級(jí)”;2005年11月，我公司綜合檔案科順利通過(guò)江蘇省檔案局檔案工作“特一級(jí)”認(rèn)定;2010年12月，我公司綜合檔案科順利通過(guò)“江蘇省檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”（特一級(jí)）復(fù)查驗(yàn)收。目前，我公司綜合檔案科總建筑面積700平方米，庫(kù)房面積280平方米，閱覽室92平方米，辦公用房80平方米，庫(kù)藏檔案23226卷，上架排列長(zhǎng)度529.4米。

1984年，為了加強(qiáng)檔案管理工作，徐州發(fā)電廠成立了廠部二級(jí)機(jī)構(gòu)即科技檔案室;1990年，廠部成立了綜合檔案室，將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)規(guī)劃之中，由廠長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作;1992年，隨著企業(yè)勞動(dòng)、人事工資制度配套改革的進(jìn)行，對(duì)全廠機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行了精簡(jiǎn)、充實(shí)和調(diào)整，綜合檔案管理劃歸廠部辦公室領(lǐng)導(dǎo)，形成了廠長(zhǎng)親自掛帥、廠辦主任分管、綜合檔案專(zhuān)業(yè)組長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)的管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)企業(yè)所形成的各種門(mén)類(lèi)檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理走上制度化、專(zhuān)業(yè)化軌道?，F(xiàn)綜合檔案室隸屬于國(guó)華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部，主要負(fù)責(zé)我公司各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對(duì)所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。我公司綜合檔案室室藏檔案從內(nèi)容來(lái)分，有文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案;從載體來(lái)分，有紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案、實(shí)物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中具有保存價(jià)值的文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本公司的指示、批復(fù)等。我公司現(xiàn)庫(kù)藏檔案25357卷，其中，文書(shū)檔案截止至2001年底共3276卷，從2002年開(kāi)始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會(huì)計(jì)檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤(pán)檔案822張，錄像檔案6盤(pán)。我公司檔案管理一直保持著較為穩(wěn)定的管理機(jī)制，我公司建廠40年來(lái)，庫(kù)藏檔案25357卷，已成為企業(yè)寶貴的文化財(cái)富，其所形成的文化底蘊(yùn)是一般文化活動(dòng)所無(wú)法比擬的。

一、提高檔案工作者整體素質(zhì)是做好工作的保證

企業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)，就是檔案專(zhuān)業(yè)人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。檔案專(zhuān)業(yè)人員必備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維。

檔案專(zhuān)業(yè)人員的政治素質(zhì)包括應(yīng)具備的政治品德和職業(yè)道德。政治品德包括政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)，這就要求企業(yè)檔案人員堅(jiān)定不移地貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，在政治上同黨中央保持高度一致。熱愛(ài)檔案事業(yè)，全心全意為人民服務(wù)，勇于開(kāi)拓，大膽探索。堅(jiān)持“解放思想，實(shí)事求是”的思想路線，以科學(xué)的世界觀和方法論為指導(dǎo)，以為企業(yè)各項(xiàng)工作和活動(dòng)服務(wù)為宗旨，維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌。

檔案職業(yè)道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。企業(yè)檔案工作人員要熱愛(ài)本職工作，淡泊名利，無(wú)私奉獻(xiàn)。檔案工作的性質(zhì)，決定了檔案專(zhuān)業(yè)人員必須擯棄名利觀念，無(wú)私奉獻(xiàn)。檔案的價(jià)值、檔案工作者的勞動(dòng)都體現(xiàn)在社會(huì)利用檔案而取得的效益中。要尊重檔案，尊重歷史。維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌既是檔案專(zhuān)業(yè)人員的職責(zé)，又是職業(yè)的道德準(zhǔn)則。必須忠于職守，無(wú)私無(wú)畏地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。要遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。樹(shù)立按客觀規(guī)律辦事的科學(xué)態(tài)度，樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，要求也相當(dāng)高。企業(yè)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，即履行專(zhuān)業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績(jī)、學(xué)歷和資歷等。它是完成工作任務(wù)的保證。能力包括決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、開(kāi)拓創(chuàng)新能力和組織能力;智力包括檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、外語(yǔ)和古漢語(yǔ)水平;成績(jī)即工作效率、工作質(zhì)量、工作成績(jī);學(xué)歷指專(zhuān)業(yè)人員受教育的程度，反映獲得系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)技能的經(jīng)歷。檔案人員應(yīng)當(dāng)具有較高的、相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí);資歷指專(zhuān)業(yè)人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和熟練程度。能力、智力和成績(jī)是建立在學(xué)歷、資歷的基礎(chǔ)上的，它們是相輔相成的。

檔案專(zhuān)業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)指檔案專(zhuān)業(yè)人員除具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具備比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好地勝任自己的工作。馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論修養(yǎng)是檔案人員必須具備的基本素質(zhì)。文化知識(shí)指檔案專(zhuān)業(yè)人員熟練掌握語(yǔ)言文字的能力，對(duì)于做好檔案工作，具有特殊的意義和作用?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)掌握科學(xué)技術(shù)知識(shí)，并將有關(guān)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本途徑。檔案人員還應(yīng)當(dāng)掌握與檔案學(xué)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，如法律、金融、外語(yǔ)等，以適應(yīng)不斷發(fā)展的形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的新任務(wù)的需要。

二、滿足企業(yè)利用需求是做好檔案工作的決定因素

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分。

第一，深入開(kāi)展檔案資料信息服務(wù)。我們?cè)诜?wù)方式上增加主動(dòng)性，改變“你交我收”“坐等上門(mén)”的工作方式。主動(dòng)介入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，檔案部門(mén)要了解企業(yè)各個(gè)時(shí)期工作的特點(diǎn)、重點(diǎn)及不同時(shí)期工作對(duì)檔案工作的需求特點(diǎn)，明確檔案需求的主體，準(zhǔn)確及時(shí)地將檔案信息傳遞給需求部門(mén)，使檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值得以全方位、多層次的實(shí)現(xiàn)，獲取直接經(jīng)濟(jì)效益或通過(guò)利用部門(mén)間接創(chuàng)造效益。例如根據(jù)國(guó)華電力公司巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組部署，2015年9月6日至9月29日，國(guó)華電力公司第四巡視組對(duì)國(guó)華徐州電廠進(jìn)行了采購(gòu)管理專(zhuān)項(xiàng)巡視。巡視期間，巡視組聚焦黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗工作，堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，緊緊圍繞“五個(gè)著力”，通過(guò)聽(tīng)取工作匯報(bào)、員工訪談、調(diào)閱資料、列席會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)走訪等方式，對(duì)巡視關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行了深入了解。在巡視期間，我公司經(jīng)營(yíng)管理部到檔案室借閱了大量的2012年、2013年、2014年招投標(biāo)檔案、合同檔案，為順利完成巡視工作起到了很重要的作用。巡視組肯定了徐電自2011年2臺(tái)百萬(wàn)千瓦機(jī)組投產(chǎn)以來(lái)，徐電領(lǐng)導(dǎo)班子面對(duì)員工人數(shù)多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、設(shè)備狀況不穩(wěn)定、生產(chǎn)準(zhǔn)備人員對(duì)新機(jī)組不熟悉等困難，抓住主要矛盾，加強(qiáng)設(shè)備治理、穩(wěn)定員工隊(duì)伍、強(qiáng)化員工培訓(xùn)，取得的一定成績(jī)，促進(jìn)了徐電健康穩(wěn)定發(fā)展。但在采購(gòu)管理方面還存在明顯不足，并提出了用專(zhuān)業(yè)化的管理思路和“制約制衡”的理念完善采購(gòu)管理體系、加強(qiáng)采購(gòu)基礎(chǔ)管理、提高人員素質(zhì)打造專(zhuān)業(yè)化的采購(gòu)管理隊(duì)伍、妥善處理好與華蘇和地方的關(guān)系等有針對(duì)性的改進(jìn)意見(jiàn)和整改要求。再如我公司1、2號(hào)機(jī)組C級(jí)檢修及綠色發(fā)電改造工程是在電力行業(yè)新形勢(shì)、新常態(tài)下關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益和生存發(fā)展的生命工程。圓滿完成綠色改造工程，是公司全面貫徹神華“1245”清潔能源發(fā)展戰(zhàn)略的必由之路，是落實(shí)國(guó)華年度工作會(huì)要求、建設(shè)超低能耗、超低排放清潔電站的必然選擇，是提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和價(jià)值創(chuàng)造力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和必備條件，在徐電發(fā)展史上具有里程碑的意義。1、2號(hào)機(jī)組C級(jí)檢修及綠色發(fā)電改造工程于2016年8月24日（2號(hào)機(jī)）及2016年12月2日（1號(hào)機(jī)）開(kāi)始，經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)及全體員工的不懈努力，2號(hào)機(jī)組于2016年11月21日順利并網(wǎng)發(fā)電，1號(hào)機(jī)組于2017年1月18日順利并網(wǎng)發(fā)電，標(biāo)志著1、2號(hào)機(jī)組檢修工作的全面完成。在1、2號(hào)機(jī)組C級(jí)檢修及綠色發(fā)電改造工程期間，公司設(shè)備維護(hù)部、生產(chǎn)技術(shù)部等部門(mén)的工程技術(shù)人員和檢修人員到綜合檔案室借閱了1、2號(hào)機(jī)組基建檔案、設(shè)備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，為1、2號(hào)機(jī)組C級(jí)檢修及綠色發(fā)電改造工程的順利實(shí)施和竣工提供了有力保障。近年來(lái)，我廠累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益將近2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

第二，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作做好資料匯編。我們堅(jiān)持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)管理需要。幾年來(lái)，我廠檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門(mén)合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析》《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》《科研成果匯編》《安全經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析》《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬(wàn)字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《電氣設(shè)備銘牌手冊(cè)》《征地文件匯編》《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為管理人員日常辦公離不開(kāi)的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。努力擴(kuò)展檔案編研的深度和廣度，我廠20萬(wàn)千瓦機(jī)組和12.5萬(wàn)千瓦機(jī)組的增容降耗重大技術(shù)改造，是全國(guó)首臺(tái)國(guó)產(chǎn)20萬(wàn)千瓦機(jī)組和12.5萬(wàn)千瓦機(jī)組改造，其成功實(shí)施不但大大提高了我廠的技術(shù)裝備水平，而且對(duì)其它單位的改造具有重大意義。我廠首臺(tái)20萬(wàn)千瓦機(jī)組和12.5萬(wàn)千瓦機(jī)組改造完成后，我們及時(shí)收集資料，組織專(zhuān)門(mén)班子編寫(xiě)了《徐州發(fā)電廠#6機(jī)組技術(shù)改造綜述》及《追求卓絕——徐州發(fā)電廠4號(hào)機(jī)組現(xiàn)代化技術(shù)改造紀(jì)實(shí)》兩本書(shū)，對(duì)整個(gè)改造工程從方案確定到改造后的技術(shù)經(jīng)濟(jì)性能進(jìn)行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對(duì)比分析，又有對(duì)改造后機(jī)組技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)估，被廠內(nèi)管理人員認(rèn)為極具權(quán)威性。

三、加強(qiáng)宣傳是做好企業(yè)檔案工作的前提條件

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開(kāi)展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識(shí)競(jìng)賽。我公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。

要利用企業(yè)內(nèi)部的各類(lèi)新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益或節(jié)約開(kāi)支等貢獻(xiàn)。適時(shí)利用社會(huì)公共新聞媒體，大力培養(yǎng)對(duì)外宣傳人員，建立激勵(lì)機(jī)制，搞好對(duì)外宣傳。筆者認(rèn)為，我們可以借鑒一些服務(wù)行業(yè)的做法，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，努力改善閱檔環(huán)境，消除員工對(duì)檔案的神秘感，改善服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來(lái)，滿意而歸。

企業(yè)檔案人員要很好地加強(qiáng)自身形象建設(shè)，消除員工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)（如清閑、沒(méi)啥用處等），以良好的檔案部門(mén)工作形象得到企業(yè)和員工的支持和理解，正確確立自身在企業(yè)中的地位，依靠高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造更好的條件，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。

四、在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方面下大力氣

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實(shí)施，使全廠各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。1991年檔案升級(jí)活動(dòng)停止后，廠領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案升級(jí)停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開(kāi)展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過(guò)問(wèn)并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問(wèn)題，多次安排檔案人員到兄弟單位學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我廠每年列有檔案資料專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來(lái)，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲(chóng)殺菌機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。我公司先后撥專(zhuān)款用于檔案庫(kù)房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專(zhuān)用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開(kāi)發(fā)利用提供了良好的條件。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來(lái)，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入廠各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專(zhuān)業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專(zhuān)兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，廠本部均專(zhuān)門(mén)行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來(lái)，我們制定并實(shí)施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對(duì)各部門(mén)應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書(shū)，限期上交，愈期進(jìn)行考核。第二，機(jī)組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機(jī)組大修資料歸檔納入機(jī)組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動(dòng)后，工程技術(shù)人員必須及時(shí)到檔案室對(duì)原圖進(jìn)行修改。第三，設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專(zhuān)職檔案人員到場(chǎng)才能開(kāi)箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后立即歸檔。對(duì)于外出進(jìn)行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗(yàn)收歸檔，沒(méi)有檔案室負(fù)責(zé)人簽字不能報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。第四，工程項(xiàng)目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對(duì)工程資料進(jìn)行驗(yàn)收，沒(méi)有檔案管理人員驗(yàn)收簽字，財(cái)務(wù)部門(mén)不得進(jìn)行工程決算付款。目前，我廠已建立了14種1.3萬(wàn)字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我廠檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。第五，制訂并落實(shí)電子文件歸檔管理制度。根據(jù)國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家建委、國(guó)家科委、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，為做好電子文件管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，結(jié)合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規(guī)定。

五、加速檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案管理水平

我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤(pán)，充分利用我廠現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活地實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

在國(guó)華徐州發(fā)電有限公司，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和各有關(guān)職能部門(mén)，深刻體會(huì)到檔案工作與企業(yè)發(fā)展的密切關(guān)系，也確實(shí)嘗到了加強(qiáng)檔案管理對(duì)企業(yè)受益的甜頭，真正認(rèn)識(shí)到了檔案工作的地位和作用。因此，企業(yè)應(yīng)把檔案工作作為企業(yè)中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作擺上應(yīng)有的位置，列入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與工作計(jì)劃之內(nèi)，納入總經(jīng)理的任期目標(biāo)責(zé)任制。夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理，加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面提升檔案管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。