屠 娟/嘉興市交通投資集團有限責任公司

服務外包是指機構將由內部完成的非核心業(yè)務剝離出來，通過簽訂合同的方式外包給外部專業(yè)服務提供商，由其提供有償服務。新形勢下，工程建設領域開展檔案服務外包是提升檔案管理水平的必然選擇。筆者結合多年工作實踐，探討工程建設領域為何要開展檔案服務外包工作，并就如何提升檔案服務外包質量談點思考。

1 為何要開展檔案服務外包

第一是提升工作規(guī)范化水平的需要。筆者所在的國有投資公司主要負責所在城市市域范圍內高速公路及高等級公路的投資、建設、運維等工作。公司從2000年起先后建設了乍嘉蘇高速公路等公路，這一系列的建設過程分為三個建設周期，在三個建設周期中我們采用了不同的檔案管理方式。2000年在進行第一個建設周期時，工程建設所產(chǎn)生的文書檔案、工程檔案和影像資料的管理工作由業(yè)主統(tǒng)一指導，檔案由各施工、監(jiān)理單位及各沿線指揮部自行整理。雖然我們在檔案管理上投入很大精力，但囿于工程建設領域檔案工作專業(yè)性極強、缺乏可借鑒的相關經(jīng)驗，工作效率不高、檔案整理還存在不少需要改進的地方。2005年在進行第二個建設周期時，我們引入檔案咨詢服務機構負責檔案管理，當時可供選擇的機構并不多，我們經(jīng)過選擇最終確定2家機構，其工作內容是全過程指導檔案工作并負責業(yè)主單位檔案整理。機構自工程開始便介入指導檔案工作，在檔案整理階段業(yè)主根據(jù)參建單位提出的問題與機構和質監(jiān)站研商，形成統(tǒng)一的檔案整理規(guī)范，機構根據(jù)規(guī)范開展檔案整理，在工程交工時做到所有檔案資料基本整理完成，具備進行檔案驗收的條件。

第二是解決工作核心問題的需要。當前工程建設領域檔案管理存在一系列問題，有個別問題依靠現(xiàn)有參建單位的力量是無法解決的，這些問題可以被視為“核心問題”。如，由于業(yè)主、施工、監(jiān)理單位都是臨時單位，工作中各單位人員流動頻繁，在此過程中檔案資料交接工作不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，導致檔案丟失；根據(jù)規(guī)定工程建設完成后業(yè)主單位必須留存一套檔案，以便在工程養(yǎng)護中調閱使用，但業(yè)主單位檔案庫房的面積、設施標準等無法滿足長期保存要求，只能采取分散保存的方式，若都建設面積和設施達標的檔案庫房，雖然也具備一定的可行性，但需投入巨大的成本，對于臨時性機構而言此舉不具備經(jīng)濟性。推行檔案服務外包，由檔案服務外包機構利用其專業(yè)優(yōu)勢、人力優(yōu)勢和設備優(yōu)勢，提供施工期全過程檔案收集、整理、歸檔、保存等服務，是解決工程建設領域檔案工作中核心問題的必然選擇。

2 如何提升檔案服務外包質量

一是探索建立檔案服務外包機構資質管理體系。2017年8月，國家檔案局發(fā)布了行業(yè)標準《檔案服務外包工作規(guī)范》，并于2018年1月1日執(zhí)行。該工作規(guī)范對檔案服務外包的工作內容、工作規(guī)范進行了明確，但缺乏與之相配套的檔案服務外包機構資質審核與認定辦法。目前部分地區(qū)已經(jīng)開始嘗試建立類似辦法，如長沙市頒布了《長沙市檔案服務機構管理辦法》并公布了具備檔案服務資質的檔案服務機構名單，但全國層面的檔案外包服務機構資質管理規(guī)范尚未出臺。檔案部門可借鑒工程建設領域施工資質管理的經(jīng)驗，探索建立檔案服務單位資質管理辦法，為推行檔案服務外包提供標準支撐。另外，應當在資質管理辦法中要求機構具備現(xiàn)代化的檔案管理設施設備，并且要具備符合相關標準的存儲場地。

二是在施工招標過程中大力推行檔案服務外包。筆者所在單位在進行施工招標時，一般會在施工招標文件中明確中標施工單位在進場后必須委托有資質、有經(jīng)驗的檔案服務外包機構負責施工檔案整理歸檔工作。這樣施工過程中所有檔案資料得到了及時收集和整理，保證了工程完工后檔案資料具備交驗條件，效果十分明顯。但這一做法還不普及，建議在施工招標過程中推廣這一做法。

三是以市場化手段培育合格的檔案服務外包單位。囿于市場需求不夠旺盛，目前具備一定規(guī)模、擁有各類技術人才和完善的檔案儲存設施的檔案服務外包機構比較少。如果上述一、二點建議能夠得到落實，那么對檔案服務外包的需求應當會快速增長。可通過市場競爭和規(guī)范的資質管理體系培育一批管理規(guī)范、設施齊備、人才聚集的現(xiàn)代化檔案服務外包企業(yè)，滿足工程建設領域檔案服務外包的需求，有效破解工程檔案在整理、歸檔、保存、查閱等方面的難題。