郭亞麗

（山西路橋第一工程有限責(zé)任公司 山西太原 030006）

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并存的邏輯

紙質(zhì)檔案是以紙張作為信息載體，存儲(chǔ)、記錄信息內(nèi)容的資料集。紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：能夠長(zhǎng)久保存；信息內(nèi)容與紙張載體不可分離存在；原始信息附著在紙張上，信息與載體緊密聯(lián)系；信息的依附性很強(qiáng)。但是信息無法在不同空間共享，對(duì)人力的要求較高[1]。電子檔案是指能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別，通過特定的電子介質(zhì)將文本信息儲(chǔ)存其中，且可以隨時(shí)下載閱讀的資料信息。電子檔案具有方便存儲(chǔ)、所占空間小，必須以電子媒體為媒介，可以存儲(chǔ)高密度、大容量信息等特點(diǎn)；電子檔案還可以通過多種形式完成存儲(chǔ)，如光盤、U盤等，其內(nèi)容也可以為圖像、聲音、文字或圖片，身處不同時(shí)間和空間的人們可以共享信息，也可以通過計(jì)算機(jī)自由檢索、傳輸、復(fù)制信息內(nèi)容。第一，兩種形式缺一不可。電子檔案是在技術(shù)允許的情況下存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，它的占用空間小，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能，但是信息的完整性、真實(shí)性和穩(wěn)定性要低于紙質(zhì)檔案，在運(yùn)輸、管理、輸入等過程中容易造成信息丟失。如果電子檔案的載體出現(xiàn)損毀，會(huì)帶來不可預(yù)估的損失。紙質(zhì)檔案的管理重點(diǎn)是錄入原始信息，并根據(jù)信息發(fā)生的時(shí)間地點(diǎn)、內(nèi)容等條件一一分類，整理歸檔紙質(zhì)檔案最明顯的功能就是原始性。兩種檔案方式相輔相成，無法相互取代[2]。第二，檔案基礎(chǔ)管理工作的要求。電子檔案不能提供紙質(zhì)檔案的功能，在檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)歷經(jīng)幾百年歷史，無論是司法體系還是基礎(chǔ)管理部門，都認(rèn)可紙質(zhì)檔案的有效性，也形成了一套成熟的檔案管理體系。在基礎(chǔ)工作中，許多重要的電子憑證也需要以紙質(zhì)形式存檔，以保證信息的完整性和安全性。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之問題

雖然我國(guó)目前的檔案管理工作多以電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式進(jìn)行管理，但是依舊存在一些問題需要解決，表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案與紙質(zhì)檔案功能的互補(bǔ)性。工作人員雖然明了兩種儲(chǔ)存方式的優(yōu)缺點(diǎn)，但在工作實(shí)踐中并沒有真正發(fā)揮兩者的互補(bǔ)作用。從而制約了檔案管理工作的發(fā)展，管理效能減弱，沒有有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)有限、電子檔案安全性低的問題。第二，管理部門缺乏應(yīng)用意識(shí)。我國(guó)不同地區(qū)的檔案管理水平相差甚遠(yuǎn)，部分區(qū)域的檔案管理工作沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案在應(yīng)用中的優(yōu)越性，且沒有系統(tǒng)化分類、升級(jí)檔案信息，更沒有構(gòu)建成系統(tǒng)性的檔案查閱平臺(tái)，電子檔案的優(yōu)越性沒有得到充分發(fā)揮[3]。第三，檔案管理工作重心偏移，未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，一些部門更青睞電子檔案，認(rèn)為紙質(zhì)檔案已經(jīng)落后，因此對(duì)其關(guān)注度也有所下降。在檔案管理工作中，因?yàn)闆]有定期整理歸檔紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致部分信息丟失，最終造成部分信息以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，部分信息以電子形式保存的現(xiàn)狀，兩者之間沒有特定聯(lián)系。這種沒有特定分類依據(jù)、缺乏統(tǒng)籌管理的現(xiàn)狀導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之發(fā)展建議

（一）完善檔案管理制度，建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息手段的不斷發(fā)展，電子檔案載體愈發(fā)多元化且得到廣泛應(yīng)用，為便于有效銜接兩種檔案形式，為其提供規(guī)范的制度保障，要從管理細(xì)則、對(duì)接手續(xù)、轉(zhuǎn)換范圍等方面細(xì)化相關(guān)規(guī)定，為智能化管理奠定基礎(chǔ)。應(yīng)對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)換方式、存儲(chǔ)格式、硬件要求、信息載體進(jìn)行明確，統(tǒng)一明細(xì)電子檔案的格式，檔案標(biāo)引規(guī)則、著錄等，制定格式標(biāo)準(zhǔn)，做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的的轉(zhuǎn)換銜接工作。

（二）創(chuàng)新性管理電子檔案。我國(guó)大部分企事業(yè)單位的電子檔案管理部門管理模式比較單一，沒有獨(dú)立的決策體系，管理工作只是聽從上級(jí)指示，作為執(zhí)行者的身份參與檔案管理工作。這種管理體制已然比較落后，無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展速度。要充分發(fā)揮檔案管理工作的主觀能動(dòng)性，就要從管理手段、理念、模式等方面做出改變、進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理部門應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念中不重視信息引用、側(cè)重資料存儲(chǔ)的理念，解放思想，在提高館藏質(zhì)量的同時(shí)，更新信息儲(chǔ)存手段、環(huán)節(jié)，完善管理制度，豐富存儲(chǔ)信息內(nèi)容。檔案部門作為直屬單位享有自主決策權(quán)，應(yīng)營(yíng)造良好的管理氛圍，創(chuàng)新電子檔案管理體系，優(yōu)化紙質(zhì)檔案向電子方案轉(zhuǎn)換流程，打造新型電子文件檔案儲(chǔ)存體系。

（三）加強(qiáng)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)建設(shè)。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，對(duì)存放空間的干燥程度、容積等要求較高。電子檔案雖然對(duì)空間大小的要求較低，但是要保證其質(zhì)量和安全性，對(duì)電子系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備也具有較高要求。建設(shè)一個(gè)性能良好的檔案信息查閱平臺(tái)，是提高檔案信息利用率、最大化發(fā)揮信息價(jià)值的基礎(chǔ)工作；能夠極大幫助檔案管理系統(tǒng)提高工作效率，便于管理者及使用者隨時(shí)調(diào)用所需資料，通過在相關(guān)信息之間建立關(guān)系，完成分類歸檔等檔案管理工作，方便使用者辦理事務(wù)。[4]

（四）強(qiáng)化理論研究成果。為支持檔案管理工作，我國(guó)高校在設(shè)置相關(guān)專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將理論教育與實(shí)踐教育相結(jié)合，培養(yǎng)多層次的綜合型人才。從事檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)研究探討電子檔案管理理論，結(jié)合檔案管理理論的發(fā)展歷程，梳理我國(guó)檔案管理目前存在的問題，查漏補(bǔ)缺，完善相關(guān)規(guī)章制度。此外，管理人員還應(yīng)從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中提取可以普遍推廣的經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理的科學(xué)化水平；尋找電子檔案的管理特點(diǎn)，認(rèn)真總結(jié)兩者差異，客觀認(rèn)識(shí)電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的區(qū)別于聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)兩種形式的互補(bǔ)功能，共同為檔案管理理論體系的豐富作出貢獻(xiàn)。

電子檔案與紙質(zhì)檔案之間存在著本質(zhì)區(qū)別，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：第一，電子檔案所需資金投入要高于紙質(zhì)檔案；第二，電子檔案的檢索功能突出，方便工作人員進(jìn)行信息整理和篩選；第三，紙質(zhì)檔案的保存期限更長(zhǎng)，更能夠經(jīng)受得起時(shí)間的檢驗(yàn)；第四，紙質(zhì)檔案受限制較多，可變化性更低。雖然兩者差異較大， 但也存在著緊密的聯(lián)系，紙質(zhì)檔案是電子檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)，因此電子檔案不可能完全取代傳統(tǒng)方式獨(dú)立存在。在檔案管理工作中，管理人員要充分發(fā)揮這種存儲(chǔ)方式的優(yōu)勢(shì)，做好轉(zhuǎn)化過渡工作，創(chuàng)新工作思路，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作完成質(zhì)的飛躍，為人類文明的傳承與進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。