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        檔案管理中不能混淆3個層級的“分類”

        2019-12-16 08:31:39吳志虹
        云南檔案 2019年1期
        關(guān)鍵詞:檔號門類層級

        ■ 吳志虹

        業(yè)務(wù)指導中,常有不少機關(guān)檔案人員,甚至綜合檔案館的業(yè)務(wù)人員對分類提出疑問。業(yè)務(wù)檢查中,也發(fā)現(xiàn)不少檔案室(館)在分類上存在不規(guī)范不科學的問題。究其原因,主要還是對檔案管理中3個層級的分類概念認知不清、混為一談。

        分類的目的是實現(xiàn)有序化,有序是高效率管理的前提條件。檔案管理中3個層級的分類是實現(xiàn)檔案管理有序化的不可或缺的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),如果分類不規(guī)范,必然導致管理上的無序混亂。

        第一層級分類:室藏檔案分類。2015年由國家檔案局發(fā)布的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)對機關(guān)檔案分類作了表述,第三十三條規(guī)定:機關(guān)檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設(shè)置一級門類代碼,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級門類代碼。機關(guān)檔案應(yīng)當逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當指代單一,體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性?!兑?guī)則》(DA/T22--2015)5.4.2規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)應(yīng)當為:全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)(問題)代碼-件號。

        從《規(guī)定》《規(guī)則》界定中可見,第一層級分類的對象和范圍不僅限于歸檔文件個體,而是室藏所有檔案,并且要在檔號中體現(xiàn)出分類類別。實際工作中,多數(shù)立檔單位,特別是一些市縣級單位并未按照《規(guī)則》要求對室藏檔案類別進行劃分和標識,檔號中缺失類別代碼,歸檔文件目錄中缺失檔號項,有的檔案室僅在檔案裝具上對室藏類別作簡單標識,檔案實體整理中類別混雜、載體混雜的情況比較突出,極不規(guī)范。

        第二層級分類:歸檔文件分類。2015年由國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22--2015)(以下簡稱《規(guī)則》)對歸檔文件分類作了界定表述,《規(guī)則》5.2.1規(guī)定:立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性;5.2.2規(guī)定:歸檔文件一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)等方法進行三級分類;5.2.3規(guī)定:規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

        顯然,此層級分類是對歸檔文件“個體”進行分類,任何一份歸檔文件都應(yīng)當作類別劃分,判定其類別歸屬。通常情況下,一份歸檔文件至少應(yīng)當進行2次劃分,即年度、保管期限。除文書檔案外,其它門類檔案的分類均有相應(yīng)規(guī)定。實際工作中,較為突出的問題是部分立檔單位的歸檔文件分類方案前后不一致,分類方法不穩(wěn)定,分類層次時減時增。

        第三層級分類:館藏檔案分類。若干全宗移交進綜合檔案館后,檔案館館藏檔案門類載體更加多樣化,數(shù)量更為龐大,綜合檔案館館藏少則幾萬卷(件),多則上百萬卷(件)。為了實現(xiàn)對館藏檔案有序高效管理,需要對館藏所有檔案進行第三層級分類,以滿足不同載體檔案不同的溫濕度保管條件要求,滿足檔案館精準統(tǒng)計工作需要,滿足檔案數(shù)字化后數(shù)據(jù)分別入庫的需要。

        通常情況下,立檔單位的全宗號最大位數(shù)為三位數(shù),一、二位數(shù)的全宗號加填“0”補位?!兑?guī)則》(DA/T22--2015)5.4.3規(guī)定全宗號是:檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識?!稒n號編制規(guī)則》(DA/T13--1994)5.1規(guī)定:全宗號用四位代碼標識。2.9對代碼的表述是:一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。由此筆者認為,全宗屬類既可用阿拉伯數(shù)字標識,也可用漢語拼音代碼標識,而并非只能用漢語拼音代碼標識,在全宗號前加填館藏檔案分類類別代碼1-9,既滿足了全宗號須四位數(shù)的編制要求,也簡明地體現(xiàn)了檔案館的分類方案,是一種科學合理的分類方法。有的檔案館用其他代碼標識類別,是符合行業(yè)標準的,可行的、規(guī)范的。至于《檔號編制規(guī)則》(DA/T13--1994)5.1提及的全宗屬類編制方法,筆者認為值得商榷:首先該《規(guī)則》未明確全宗屬類是哪幾類,以什么作為劃分屬類的標準,是全宗的年代期限,還是立檔單位的性質(zhì)等等,檔案館在劃分上難以把握;其次是屬類代碼標識是以哪個字母標識,字母是大寫還是小寫,字母出現(xiàn)重復(fù)時如何解決等等,《規(guī)則》未明確界定,方法含糊,業(yè)界有爭論。

        就我省的市縣級綜合檔案館的情況看,多數(shù)檔案館未設(shè)置分類方案,全宗屬類不清晰,不同載體不同門類檔案未進行分庫分類別保存;館藏全宗的全宗號編制的規(guī)范程度較低。

        早在上世紀九十年代初,云南省檔案館就對館藏檔案進行了分類,將館藏分為建國前機關(guān)文書檔案、建國后機關(guān)文書檔案、印章檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、唱片檔案、實物檔案、光盤檔案共9個類別,以1-9共9個阿拉伯數(shù)字分別對應(yīng),并在全宗號前加填,如云南省林業(yè)廳全宗號為119,廳印章檔案全宗號則加填為3119,廳照片檔案全宗號加填為4119,廳實物檔案全宗號加填為8119。這一分類方法已在檔案縮微、數(shù)字化中運用,近幾年,省檔案館又征集接收了少數(shù)民族檔案、名人檔案進館,類別上分別用S、M標識,新進館的公證檔案以及將來須進館的社保業(yè)務(wù)檔案等專業(yè)檔案如何標識,尚在研究中。

        綜上所述,3個層級的分類是科學管理檔案的基礎(chǔ),不能省略不做或混為一談。各級檔案行政管理部門應(yīng)當加強業(yè)務(wù)培訓指導,使國家發(fā)布的行業(yè)標準得以規(guī)范、科學、嚴肅地實施執(zhí)行。

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