程康月

浙江省立同德醫(yī)院，浙江 杭州 310012

一、醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義

(一)醫(yī)院檔案信息化管理是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代需要，是新醫(yī)改形式下的必要發(fā)展，是醫(yī)院管理工作效率和管理水平的重要體現(xiàn)。醫(yī)院檔案信息化能夠?qū)⑨t(yī)院醫(yī)療、管理等相關(guān)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠在需要時(shí)，方便查閱。積極響應(yīng)“最多跑一次”及“一站式”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作流程自動(dòng)化，給家屬和患者帶來(lái)更好的醫(yī)療體驗(yàn)，使工作人員工作更加便捷高效，是數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的必然趨勢(shì)，也充分體現(xiàn)了衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

(二)傳統(tǒng)模式下的醫(yī)院檔案信息管理是紙質(zhì)資料保存，隨著時(shí)間推移，需要越來(lái)越多的存放空間，而且溫度濕度對(duì)紙質(zhì)檔案的影響較大，經(jīng)常查找容易損壞，需要投入更大的空間和人力物力成本去維護(hù)和保養(yǎng)。信息化管理的檔案就不會(huì)存在這些問(wèn)題，能有效規(guī)避過(guò)去檔案信息錄入和收集過(guò)程的弊端，不僅不占用空間，保存也方便，而且不易擔(dān)心反復(fù)查找引起檔案損壞[1]。

(三)醫(yī)院檔案信息化便于查找和信息共享。傳統(tǒng)的檔案管理需要去專門的檔案室查找檔案，不利于信息及時(shí)共享，對(duì)于不同醫(yī)院或者不同部門查找檔案會(huì)非常麻煩。信息化管理檔案可以隨時(shí)掃描完紙質(zhì)檔案后存在電子檔案中，建立起高效的檢索工具，利用互聯(lián)網(wǎng)，信息資源即時(shí)查詢，提高信息時(shí)效性，還可以拷貝和備份多份信息資料，方便資料在各個(gè)部門和醫(yī)院間傳輸，提高檔案信息的使用率。對(duì)于醫(yī)院完善臨床、科研、教學(xué)資料，拓寬醫(yī)院服務(wù)范圍，提升醫(yī)院影響力具有明顯的促進(jìn)作用[2]。

二、醫(yī)院檔案信息化管理面臨的主要問(wèn)題

(一)認(rèn)識(shí)不足，投入不高。雖然現(xiàn)在很多大中型醫(yī)院不同程度地實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院管理流程的信息化，從掛號(hào)，到門急診，出入院，即時(shí)結(jié)算系統(tǒng)等，但大部分醫(yī)院管理者將重點(diǎn)放在醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)中，對(duì)檔案信息化管理的意識(shí)比較淡薄，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性。

(二)檔案信息化管理人才緊缺。專職檔案人才短缺和科室負(fù)責(zé)檔案管理多為兼職的現(xiàn)象非常明顯，而且平時(shí)負(fù)責(zé)檔案工作的兼職人員沒(méi)有機(jī)會(huì)出去學(xué)習(xí)和培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理。復(fù)合型專職檔案管理人才緊缺，尤其是在信息化發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理知識(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生知識(shí)，還要熟悉掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)信息技術(shù)，統(tǒng)計(jì)技術(shù)等，目前這樣的綜合型人才非常少。

(三)電子檔案信息管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)帶來(lái)便利的同時(shí)也會(huì)帶來(lái)巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有依賴性，由于誤操作或者計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出故障，信息內(nèi)容容易丟失。而且存儲(chǔ)信息的載體如移動(dòng)硬盤，磁盤等容易出現(xiàn)消磁或者損壞等不穩(wěn)定性。這些客觀原因都會(huì)導(dǎo)致電子檔案的遺失或者泄露。

(四)檔案信息利用率較低。由于技術(shù)限制，雖然一些紙質(zhì)材料經(jīng)過(guò)掃描進(jìn)入系統(tǒng)，但是由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，未與醫(yī)院自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，大大限制了檔案信息的使用及共享，多部門，多醫(yī)院之間無(wú)法快速獲取電子檔案信息。

三、醫(yī)院檔案信息化管理相應(yīng)的對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，加大投入。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來(lái)臨，每天產(chǎn)生的大量檔案信息通過(guò)新技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子信息，是新形勢(shì)下醫(yī)院所要面臨的新任務(wù)。要求醫(yī)院管理人員通過(guò)學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)，提高自身管理專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，才能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行電子文檔管理。要積極爭(zhēng)取國(guó)家財(cái)政支持，加大投入，完善硬件設(shè)施和軟件設(shè)備，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)有良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

(二)引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要想取得良好效果，高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍的建設(shè)至關(guān)重要，由于醫(yī)院的特殊性，不但需要專業(yè)化的檔案管理知識(shí)，同時(shí)也要有一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)背景，同時(shí)還要具備高水平的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在崗位招聘時(shí)，對(duì)于高素質(zhì)的檔案管理人員，可以實(shí)施一定的傾斜政策。穩(wěn)定各科室兼職檔案隊(duì)伍，要求本院檔案管理人員定期參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，尤其對(duì)醫(yī)療專業(yè)、信息技術(shù)、檔案管理專業(yè)等培訓(xùn)。

(三)加強(qiáng)檔案信息安全工作。醫(yī)院要在軟硬件上加大對(duì)防御設(shè)備的投入，讓檔案信息的保存與傳輸更安全，需要加密的文件要設(shè)置好秘鑰，也要定期檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備與載體，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份或異地備份。另外，醫(yī)院要對(duì)電子檔案管理者和設(shè)備維護(hù)者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要不斷強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)，避免由于工作中產(chǎn)生的誤操作引起檔案丟失。也要建立完善的檔案查閱及調(diào)取制度，完善檔案查閱流程。

(四)提高檔案信息利用率。檔案管理的最終目的就是方便利用，提供便捷服務(wù)，便于查閱資料。檔案信息化只要輸入關(guān)鍵詞就可以對(duì)文件進(jìn)行提取和查閱，提高了使用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案信息化管理在當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展中占據(jù)十分關(guān)鍵的地位，雖然目前起步較晚，基礎(chǔ)設(shè)施不夠先進(jìn)，專業(yè)人員缺乏，信息利用率不高，但是通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，增加財(cái)政投入，完善設(shè)置設(shè)備，引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，完善信息平臺(tái)共建與信息共享等，能促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展，從而更好地為人民群眾提供全方位、優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。