沈園園

上海體育學院，上海 200438

合同審核是合同正式簽訂前的必經(jīng)程序，也是大部分高校審計部門一項重要的日常工作。作為合同流轉(zhuǎn)審核中的關(guān)鍵一環(huán)，審計部門不斷結(jié)合高校工作實際把握合同審核的重點，不僅根據(jù)國家的有關(guān)法律規(guī)定判斷合同的合法性，還要結(jié)合高校的相關(guān)規(guī)章制度判斷合同的可行性和合理性，確保高校簽訂的合同能夠獲得比較好的效益，避免在合同履行的過程中產(chǎn)生糾紛。

一、高校合同審核的基本情況

隨著高校的改革與發(fā)展的增快，高校以獨立的民事主體的身份參與經(jīng)濟活動愈加頻繁，民事法律關(guān)系愈來愈復雜。在實務(wù)工作中，高校簽訂的經(jīng)濟合同一般包括買賣合同、建設(shè)工程合同、租賃合同、技術(shù)合同、委托合同等。從高校的合同審核基本流程來看，相關(guān)承辦部門準備好合同和必要的審查文件，填寫相應(yīng)的合同審查表格后遞交給合同主管部門(一般是學院辦公室、校長辦公室、法律事務(wù)辦公室等)，由主管部門負責合同的具體流轉(zhuǎn)審核，經(jīng)財務(wù)部門、審計部門和其他相關(guān)部門審核后通過后蓋章簽訂。

二、高校合同審核中的問題

(一)未區(qū)分審核范圍。大部分高校對合同審核內(nèi)容未做明確分工，具有合同審核職責的部門往往需要審閱合同的全部內(nèi)容。比如，審計部門不僅需要審查合同資金使用、價格結(jié)算、索賠等條款的合理合法，還需要檢查合同內(nèi)容的嚴密性、文字的正確性等，對于一些比較復雜、專業(yè)程度較高的合同，甚至還要與承辦部門溝通合同具體條款的文字表述與協(xié)商時的口頭約定是否一致。這種全面審查合同的方式耗費了大量的時間，增加了許多不必要的重復工作，導致審計部門合同審查重點不突出，不僅影響了審查的效率和速度，也不能保證合同的審核質(zhì)量。

(二)先履行后簽合同。部分承辦人員由于法律意識淡薄、合同簽審批耗時較長等原因，高校普遍存在部分簽訂事后合同的現(xiàn)象，即合同雙方在訂立書面合同前即按照雙方口頭約定的內(nèi)容履行合同。從合同法的角度來看，現(xiàn)代合同以不要式為原則，當事人可以采取口頭形式，也可以采取書面或其他形式，除法律另有規(guī)定的外，合同成立即生效，對合同雙方均有約束力?？陬^約定的內(nèi)容未經(jīng)高校內(nèi)部各相關(guān)部門審核，不確定因素較大，存在較大法律風險，如雙方產(chǎn)生了糾紛，也難以提供證據(jù)材料。

(三)人員專業(yè)性有限。根據(jù)大部分高校的管理模式，合同根據(jù)具體項目內(nèi)容的不同往往由相應(yīng)的高校部門或二級院系負責。比如某高校實驗室需要采購一批科研設(shè)備，一般由管理該實驗室的負責人作為承辦采購該批科研設(shè)備的合同簽訂事宜。而大部分二級院系的教師和行政人員對法律知識了解不多，對內(nèi)部合同管理制度掌握不透，容易發(fā)生條款約定不明確、合同背景材料提供不充分等各類問題。

(四)信息化程度較低。目前高校合同管理普遍未采用信息化管理模式，還停留在較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)、審核、歸檔和查詢的模式。小部分啟用合同管理系統(tǒng)的高校也存在結(jié)構(gòu)設(shè)計不合理、操作不便捷、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等各類問題，阻礙了合同管理信息化的推進，也制約了合同管理水平的提升。

三、合同審核的建議

(一)規(guī)范審核流程。建立統(tǒng)籌管理、分級審核的合同審核機制，在設(shè)立合同主管部門的前提下，明確合同審核監(jiān)督部門，區(qū)分審核部門的分工和職責，如財務(wù)處負責審核合同所涉資金來源以及支出內(nèi)容是否與預算相符、收入是否違背收費管理制度；審計處負責審核合同簽訂遵守相關(guān)規(guī)定、合同條款具有合理性，對相應(yīng)風險進行提示，督導承辦部門對合同條款進行修訂、完善；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責和所分管業(yè)務(wù)范疇對各類合同進行審核。同時，承辦部門嚴格按照要求遞交送審材料，包括合同相對方的資信材料、進行招投標的項目提供招投標文件、比價項目提供比較材料、經(jīng)費來源的預算批復、部分特殊項目的可行性及風險說明等。

(二)提高專業(yè)水平。一是配備合同管理專員，參與合同的談判、擬定、審核、履行和歸檔等。加強對合同管理專員的定期培訓，解讀合同審核的流程和各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點，提高法律意識，增強業(yè)務(wù)能力。二是建立標準合同文本庫。結(jié)合工作實際，把國家或者行業(yè)的合同示范文本、一些常用的合同模板納入到文本庫中，供承辦部門選用，比如采購合同、基建合同、維修合同、租賃合同等。三是聘請專業(yè)律師。對于一些沒有設(shè)立法律事務(wù)部門的高校來說，可以聘請律師擔任法律顧問，提供法律咨詢、合同審核、修改等服務(wù)。四是建立合理的考核機制，把合同管理的效果納入到部門和個人績效考核中，在年終考核會上報告合同管理情況，提高合同管理水平。

(三)推進合同審核信息化。結(jié)合高校數(shù)字化校園建設(shè)，加快建立起對接學校辦公系統(tǒng)、科研項目、財務(wù)報銷、基建修繕等各方面工作的合同管理系統(tǒng)。各審核部門按照權(quán)限及時通過合同管理系統(tǒng)完成合同審核工作，參照以往審核的記錄，承辦部門修訂的情況以及其他部門的批注，提高合同審核效率，并避免重復審核。同時承辦部門可通過合同管理系統(tǒng)進行合同備案，并查閱合同模板、審核流程、修改意見、已簽合同等。