譚洪

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的改革創(chuàng)新，越來(lái)越多的新技術(shù)被應(yīng)用在了實(shí)際的文書檔案管理環(huán)節(jié)，其中電子文件就是近幾年新出現(xiàn)在實(shí)際文書檔案管理過(guò)程中比較常見的新型檔案模式，也逐漸成為了未來(lái)我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的主方向。電子文件正在潛移默化的影響著傳統(tǒng)文書檔案的管理工作。由此，本文擬通過(guò)電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響入手進(jìn)行研究，希望能夠在一定程度上探究相應(yīng)的解決、完善對(duì)策，為未來(lái)文書檔案管理工作的發(fā)展做出幫助。

關(guān)鍵詞：電子文件;文書檔案管理;影響;研究

隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，我國(guó)文書檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大程度的改變，尤其是就目前，越來(lái)越多的電子文件出現(xiàn)在了人們的生活之中，并在逐漸的代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件，這就對(duì)文書檔案的管理提出了新的要求，同時(shí)也對(duì)文書檔案的管理工作帶來(lái)了新的活

力[1]。所以，本文希望能夠通過(guò)電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響進(jìn)行研究，發(fā)掘其中存在的問題，同時(shí)為后續(xù)的文書檔案管理工作開展做出幫助。

1 電子文件的概述

1.1 電子文件的概述

就目前來(lái)說(shuō)，日常工作生活中常見的電子文件是區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的概念，通常情況下電子文件是通過(guò)光碟為承載模式的文件資料，其中可能會(huì)包括報(bào)表、語(yǔ)篇、文本等多種類型，一般情況下大部分的電子文件都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)的模式進(jìn)行查詢、分享以及傳遞，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文檔資料的快速查詢，同時(shí)還能夠在根本上提升資源共享的效率[2]，由此，就目前來(lái)說(shuō)，電子文件模式已然成為了未來(lái)我國(guó)工作過(guò)程中發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 電子文件的特征

就目前來(lái)說(shuō)，電子文件的特征大都集中表現(xiàn)在如下四個(gè)方面：

第一，電子文件必須要借助現(xiàn)代化的設(shè)備才能夠予以實(shí)現(xiàn)。就大部分的電子設(shè)備來(lái)說(shuō)，其都不屬于直觀的紙質(zhì)文檔，所以必須通過(guò)電子設(shè)備的轉(zhuǎn)化才能予以應(yīng)用。

第二，電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)層面的處理和傳遞。

第三，大部分電子文件都是可以實(shí)現(xiàn)多端互聯(lián)、共享的，并且不會(huì)在很大程度上受到外界時(shí)間和距離的影響。

第四，就電子文件來(lái)說(shuō)對(duì)于文檔保存的要求略低于紙質(zhì)文檔的保存需求，不僅不需要為嚴(yán)苛的保存場(chǎng)地，同時(shí)對(duì)于場(chǎng)地的外界環(huán)境需求也不是過(guò)為嚴(yán)格。

2 電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響

縱觀現(xiàn)階段電子文件對(duì)文書檔案管理工作的影響來(lái)看，其影響大都集中表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

2.1 影響了傳統(tǒng)文書檔案管理工作的目標(biāo)對(duì)象

在傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，大都會(huì)將紙質(zhì)的文檔作為檔案管理的目標(biāo)對(duì)象，而電子檔案的存在則在很大程度上轉(zhuǎn)變了原有的檔案管理目標(biāo)，尤其是當(dāng)計(jì)算機(jī)越來(lái)越廣泛的被應(yīng)用在了實(shí)際的檔案管理過(guò)程中之后，檔案管理的目標(biāo)也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)變[3]。例如，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，經(jīng)過(guò)了多年的檔案管理發(fā)展，我國(guó)檔案管理者們已經(jīng)總結(jié)出了一系列的檔案管理流程和歸檔制度，一般情況下都會(huì)每年由檔案管理部門牽頭，將這一年度的檔案進(jìn)行歸檔和管理，并在登記完善后進(jìn)行收藏，這種方式雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的保存，但是，無(wú)法在根本上實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)儲(chǔ)存，從而造成階段性檔案管理的強(qiáng)度過(guò)大。然而，在電子文件的檔案管理環(huán)節(jié)，管理者們會(huì)將材料直接登記在磁盤中，并通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用針對(duì)其文檔中的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修改，進(jìn)而在符合條件后儲(chǔ)存在實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)中，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)針對(duì)這一部分檔案的管理工作，同時(shí)還能為其他有需求的人員進(jìn)行共享，從而更大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。與此同時(shí)，在辦理電子文件的歸檔過(guò)程中，則僅僅需要對(duì)被保存的電子檔案通過(guò)文檔的形式進(jìn)行移交，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)后續(xù)的存檔目標(biāo)[4]。

2.2 幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的分類整理

對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，這一模式能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案管理工作過(guò)程中無(wú)法比擬的資料和載體兩者之間的分離，從而實(shí)現(xiàn)其關(guān)聯(lián)屬性的改變。尤其是在現(xiàn)階段電子文件發(fā)展的背景下，文檔的記錄模式、表現(xiàn)形式以及內(nèi)容特征等都發(fā)生了或多或少的改變，不僅能夠有效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行多方面、全角度的整合，同時(shí)也減輕了針對(duì)電子文件的整理需求，最大程度上滿足了各類型文件使用者們的客觀需求，也可實(shí)現(xiàn)檔案文檔管理的高效性。

2.3 提升實(shí)現(xiàn)檔案的可讀性價(jià)值

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，判斷檔案是否具備保管的價(jià)值主要是憑借其檔案中所蘊(yùn)藏的內(nèi)容是否具備價(jià)值，然而，就電子檔案來(lái)說(shuō)，由于其制備比較便捷，所以對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，其檔案中所涵蓋的內(nèi)容就必然會(huì)相對(duì)多于傳統(tǒng)檔案，這種情況下，就致使在實(shí)際的工作中，電子檔案是否具備保存價(jià)值，如何確定保存期限等問題出現(xiàn)在了檔案管理者們的視野范圍之中，由于目前我國(guó)電子文件管理體系仍舊處于發(fā)展的初期階段，對(duì)于電子檔案的管理仍舊存在很多的不足，所以對(duì)于該如何實(shí)現(xiàn)電子文件的閱讀和保存仍舊有待解決。但是，在實(shí)際的工作中不容忽視的是，檔案管理這一工作的本質(zhì)是為了提升檔案的實(shí)用性，對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，其實(shí)際是否具備相應(yīng)的保存價(jià)值很大程度上取決于這一電子檔案是否具備相應(yīng)的可讀性和價(jià)值。所以，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)綜合這些因素，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的檔案可讀性價(jià)值。

3 電子文件基礎(chǔ)上優(yōu)化傳統(tǒng)文書檔案管理工作的舉措分析

根據(jù)上述研究，本文認(rèn)為，在現(xiàn)階段電子文件管理的基礎(chǔ)上，如果想要優(yōu)化傳統(tǒng)的電子文書檔案管理工作，就需要從以下幾個(gè)方面入手予以完善：

3.1 優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理的技術(shù)處理工作

對(duì)于電子文件檔案管理工作來(lái)說(shuō)，如果想要實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，就必須要著眼于現(xiàn)階段檔案文書管理工作的技術(shù)層面，確保檔案管理人員能夠切實(shí)、有效的將工作的側(cè)重點(diǎn)放置在電子文件的管理過(guò)程中來(lái)，積極的探索對(duì)于數(shù)量龐大電子文件的處理模式，從而在根本上實(shí)現(xiàn)科學(xué)的接收、處理、保存電子文件的根本目標(biāo)，通過(guò)系統(tǒng)的技術(shù)處理來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理的基礎(chǔ)目標(biāo)。例如，就這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)的通過(guò)技術(shù)操作，將已經(jīng)歸檔的文件設(shè)置為“只讀”，從而避免后續(xù)人員在檔案的使用過(guò)程中更改文件內(nèi)容，同時(shí)確保文件的真實(shí)性和可靠性。

3.2 完善電子文件的儲(chǔ)蓄、保管工作

對(duì)于電子文件檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，電子文件檔案的儲(chǔ)存、保管需求相對(duì)于紙質(zhì)檔案文件的保存要求，尤其是就目前的電子文件檔案來(lái)說(shuō)，大部分的電子文件都會(huì)應(yīng)用磁盤作為文件資料的載體，一般情況下能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期的保存，與此同時(shí)，大部分電子文件的儲(chǔ)存裝置都應(yīng)用接觸式的讀取模式，也在很大程度上提升了電子文件的可保存性。例如，在這一環(huán)節(jié)，雖然大部分的電子文件載體都會(huì)被封存在能夠隔絕外部磁場(chǎng)、空氣等危險(xiǎn)環(huán)境的塑料盒中，但是，由于我國(guó)有關(guān)電子文件儲(chǔ)存的研究仍舊相對(duì)較短，所以，對(duì)于電子文件的儲(chǔ)存仍舊處于研究階段，由此，在實(shí)際的電子文件儲(chǔ)存過(guò)程中應(yīng)最大程度上針對(duì)保存環(huán)境予以優(yōu)化，從而避免文件的丟失。例如，在進(jìn)行廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的電子文件檔案管理過(guò)程中，管理者們會(huì)需選擇通過(guò)定期針對(duì)被保存文件進(jìn)行備份的方式來(lái)確保文書檔案的信息丟失。

3.3 幫助檔案管理工作朝向更加三維化的方向發(fā)展

就檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在我國(guó)已然開展了數(shù)年的時(shí)間，在以往的檔案管理活動(dòng)中，大部分的檔案管理工作都呈現(xiàn)比較明顯的扁平化方向發(fā)展，進(jìn)而只能為使用者們展現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的實(shí)際使用情況。然而隨著電子文件的應(yīng)用，越來(lái)越多新型的檔案模式出現(xiàn)在了實(shí)際的文書檔案管理環(huán)節(jié)，為傳統(tǒng)的文書檔案管理注入了新的活力，同時(shí)也要求文書檔案管理工作朝向著更加多元化、多維度的方向發(fā)展，不僅突出了檔案管理的本質(zhì)目標(biāo)，同時(shí)也將個(gè)性化的檔案應(yīng)用展現(xiàn)在人們的面前。由此，本文認(rèn)為，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)在原有紙質(zhì)文書管理服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加信息化的文書檔案管理內(nèi)容，幫助檔案管理工作朝向多元化方向發(fā)展。

3.4 提升文書檔案管理人員的認(rèn)知程度

對(duì)于文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的認(rèn)知程度是影響實(shí)際檔案管理工作開展效果的主要因素之一，由此，在未來(lái)的檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)著眼于檔案管理的實(shí)際發(fā)展脈絡(luò)，積極的培養(yǎng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升他們的創(chuàng)新思維、水平，為未來(lái)檔案管理工作的開展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員和檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。例如，就一層面，本文認(rèn)為在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，一方面，檔案管理部門應(yīng)定期的組織管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，用更加新穎、高端的知識(shí)來(lái)突出檔案管理發(fā)展的客觀需求，同時(shí)在根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作改革的精髓所在;另一方面，則應(yīng)定期的舉辦有關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的交流和分享，將創(chuàng)新的思維引入到實(shí)際的檔案管理過(guò)程中來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展和創(chuàng)新，電子文件逐漸成為了未來(lái)檔案管理的主流，由此在這一時(shí)代發(fā)展的背景下，創(chuàng)新、改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，就成為了未來(lái)檔案管理過(guò)程中迫在眉睫需要解決的問題之一，由此，本文針對(duì)電子文件對(duì)文書檔案的影響進(jìn)行研究，希望能夠在一定程度上幫助未來(lái)檔案管理工作的開展。

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