姜新

摘 要：新時(shí)期下，隨著我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛而深入的應(yīng)用，并且取得顯著的應(yīng)用效果，改變了人們的生活、工作以及學(xué)習(xí)習(xí)慣，尤其在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公起到推動(dòng)作用。本文主要針對(duì)無紙化辦公對(duì)提升檔案管理效率進(jìn)行分析和探究，希望給予我國相關(guān)行業(yè)以些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公;檔案管理;效率提升;分析

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，檔案管理的重要性和作用性日益凸顯，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公無紙化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展必然趨勢。無紙化辦公可以改變以往檔案管理以紙質(zhì)文件為主的局面，提升管理效率和質(zhì)量，為使用者提供更大的便捷。因此，針對(duì)無紙化辦公對(duì)提升檔案管理效率進(jìn)行分析和探究，對(duì)促進(jìn)我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 無紙化辦公概述

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)起源于歐美發(fā)達(dá)國家，其以通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，通過人機(jī)綜合系統(tǒng)可以有效提升工作效率，其屬于一門綜合性技術(shù)，是對(duì)以往辦公方式的革新。

無紙化辦公以工作流概念為基礎(chǔ)，通過對(duì)電子文件的處理和瀏覽，改變以往以手工為主的工作流程，可以促使單位人員快捷以及方便的共享信息，將電子文件快速送達(dá)到指定對(duì)象或者位置。在對(duì)電子文件的處理、瀏覽以及傳遞中，以O(shè)A系統(tǒng)為支撐，整個(gè)過程忽視了文件的回收保存、手工分閱和打印裝訂環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。無紙化辦公不僅可以節(jié)約打印設(shè)備和辦公紙張的消耗，還能夠?qū)⑷藛T從以往的勞動(dòng)方式中完全解放出來，節(jié)約單位的財(cái)力資源、物力資源和人力資源。

無紙化辦公以O(shè)A系統(tǒng)為核心，將以往的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募⑶覍㈦娮游募?chǔ)存于計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、磁盤、云盤等載體中，利用通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳遞。檔案管理作為各個(gè)單位企業(yè)日常關(guān)鍵的主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公可以對(duì)檔案資源進(jìn)行合理分類和科學(xué)保管，不僅可以提升管理效率和質(zhì)量，還可以為使用者提供便捷，對(duì)發(fā)揮檔案資源的作用和價(jià)值具有重要意義。

2 無紙化辦公下檔案管理中存在的幾點(diǎn)問題

第一，缺乏信息化管理意識(shí)，當(dāng)前，部分檔案管理人員受到固化思維的影響，在開展檔案管理中依然以紙質(zhì)資源為主，沒有充分利用信息技術(shù)，甚至存在排斥和抵觸心理;第二，無紙化程度不高，隨著我國積極提倡無紙化辦公，但是公文處理機(jī)制和工作流程尚未完善，很多工作程序依然需要人工處理，導(dǎo)致大量管理資源浪費(fèi)，檔案收集、整理以及歸檔程序較為繁瑣;第三，電子檔案資源在保管過程中存在一定的安全隱患，受到諸多因素的影響，容易出現(xiàn)丟失以及損壞等問題。

3 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公提升檔案管理效率的相關(guān)措施分析

3.1 轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)在辦公領(lǐng)域中獲得廣泛應(yīng)用，并且取得顯著的應(yīng)用效果，但是受到固化思維的影響，一些單位和檔案管理人員對(duì)其缺乏正確認(rèn)知，不利于檔案效率的提升，因此，單位需要加大內(nèi)部宣傳，促使管理人員轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)。首先，單位要定期組織管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)，并且將無紙化辦公作為重要內(nèi)容，引導(dǎo)管理人員在開展檔案管理中充分利用信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，提升管理效率;其次，在內(nèi)部開展宣傳教育，促使廣大員工認(rèn)識(shí)到無紙化辦公的重要性，并且主動(dòng)配合檔案管理人員做好各項(xiàng)工作，將電子文件作為檔案資源的重要形式;最后，細(xì)化無紙化辦公實(shí)行目標(biāo)，并且將其落實(shí)到具體崗位中，調(diào)動(dòng)廣大人員應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理的熱情。

3.2 構(gòu)建檔案系統(tǒng)

無紙化辦公以O(shè)A系統(tǒng)為支撐，不同崗位、不同部門以及不同單位對(duì)系統(tǒng)功能需求也存在一定差異，因此，在開展檔案管理中，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，構(gòu)建檔案OA系統(tǒng)。首先，單位要從全局為立足點(diǎn)，綜合考慮運(yùn)行環(huán)境、技術(shù)條件、經(jīng)濟(jì)效益和管理效率等因素，對(duì)各種實(shí)施方法和信息技術(shù)的利弊進(jìn)行分析，優(yōu)化整合技術(shù)資源，構(gòu)建檔案OA系統(tǒng);其次，在進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建中，單位要綜合考慮檔案部門、業(yè)務(wù)部門和信息部門的需求，開發(fā)以及完善OA系統(tǒng)的各個(gè)功能板塊，實(shí)現(xiàn)檔案電子資源從收集到歸檔的一庫式管理;最后，為了切實(shí)提升檔案管理效率，單位需要對(duì)系統(tǒng)操作流程進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范，提升檔案保管質(zhì)量和歸檔效率，并且要求所有人員按照既定的流程操作，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)行為，進(jìn)而對(duì)檔案質(zhì)量和管理效率帶來負(fù)面影響。

3.3 完善管理制度

在無紙化辦公背景下，以往紙質(zhì)檔案管理制度雖然可以在電子文件的保管、整理以及收集等方面適用，但是由于文件載體和保管方式出現(xiàn)了變化，單位需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。首先，要結(jié)合現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案資源的形成、積累、收集、鑒定以及歸檔的全過程進(jìn)行監(jiān)控和管理，確保檔案管理的連續(xù)性和實(shí)效性;其次，進(jìn)一步明確各個(gè)部門和具體崗位的任務(wù)和責(zé)任，從規(guī)范崗位責(zé)任為立足點(diǎn)，進(jìn)一步完善、補(bǔ)充以及修改管理制度;最后，在生成電子檔案資源后，需要結(jié)合其特點(diǎn)制定各項(xiàng)操作制度、查閱制度、管理制度以及歸檔制度，提升制度的針對(duì)性和可行性。

3.4 檔案信息利用

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，利用是其體現(xiàn)自身價(jià)值的重要途徑，單位在電子檔案資源利用中，需要提升資源利用效率，并且對(duì)電子資源查閱利用開展有效管理。首先，單位要明確哪些檔案資源需要保密、哪些檔案資源可以公開，保證電子檔案在利用中的安全性;其次，構(gòu)建角色分明、層次分明的資源利用管理機(jī)制，科學(xué)設(shè)置使用權(quán)限，并且規(guī)范電子檔案資源的利用申請程序，實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批制度;最后，規(guī)范互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)檔案使用程序，對(duì)電子檔案和在線查閱進(jìn)行有效控制和管理，保證查閱環(huán)境規(guī)范化。

3.5 加強(qiáng)安全管理

無紙化辦公雖然可以提升檔案管理的工作效率，但是基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，電子檔案資源也存在一定的安全隱患，如果發(fā)生檔案泄漏、遺失或者損壞等情況，會(huì)對(duì)單位造成巨大損失，因此，單位需要對(duì)電子檔案資源加強(qiáng)安全管理。首先，電子檔案資源具有較強(qiáng)的特殊性，在檔案管理中需要對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)合檔案的重要性引入異地備份方式，保證電子檔案的安全性;其次，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝以及升級(jí)殺毒軟件，防止木馬、病毒以及黑客入侵，導(dǎo)致檔案資源受損;最后，規(guī)范操作人員的行為，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)操作，避免由于人為失誤而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或者損壞。

4 結(jié)語

總而言之，隨著我國科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，相關(guān)單位在開展檔案管理中，需要發(fā)揮無紙化辦公的優(yōu)勢和價(jià)值，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用。

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