岳琳琳 程娟 劉利明

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)逐步由接收保管紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向管理應(yīng)用電子檔案，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作的必然趨勢(shì)。本文分析了基層單位推動(dòng)數(shù)字化檔案工作的現(xiàn)狀，針對(duì)存在的問(wèn)題提出了解決措施，對(duì)推動(dòng)基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)，促使單位檔案管理更加規(guī)范、高效、科學(xué)具有實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案;數(shù)字化建設(shè);措施

隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展建設(shè)的逐步推進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中的作用愈加重要，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的引入，使得眾多傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)生了天翻地覆的變化，也為社會(huì)發(fā)展和人民生活帶來(lái)了諸多方便。對(duì)檔案管理而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式已經(jīng)難以符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，急需通過(guò)提高認(rèn)識(shí)、優(yōu)化科技手段，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用其中，擴(kuò)大電子檔案應(yīng)用范圍，促進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化管理與應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化，為單位發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案已經(jīng)和紙質(zhì)檔案一樣，成為了檔案的重要構(gòu)成部分，其在檔案管理和應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)也逐漸顯現(xiàn)。電子檔案的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：一是可以縮小檔案的體積，降低對(duì)檔案室建設(shè)面積的要求;二是能夠避免紙質(zhì)檔案管理的繁瑣過(guò)程，減少在翻閱檔案時(shí)造成的人為破壞;三是顯著提高工作效率，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查閱，大大減少檔案管理人員的工作量;四是有利于實(shí)現(xiàn)檔案的共享，提高檔案的利用率，進(jìn)而擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價(jià)值;五是能夠更加全面的體現(xiàn)檔案所反映事件的發(fā)生過(guò)程，同時(shí)還能避免傳統(tǒng)檔案字跡不清等現(xiàn)象。

2 基層事業(yè)單位電子檔案應(yīng)用與管理現(xiàn)狀

2.1 電子檔案意識(shí)不強(qiáng)

在基層單位，檔案工作一直屬于幕后工作，很多人簡(jiǎn)單的認(rèn)為，檔案工作就是裝裝訂訂、寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)，平時(shí)不注重文件資料的收集整理，需要用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)丟失了很多重要的文件材料。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的文件資料都是以電子文件的形式存在，并且由于電子文檔建立、保存的方便性，使得同一個(gè)文件存在很多的過(guò)程稿，若不能及時(shí)歸檔整理，時(shí)間久了，就會(huì)出現(xiàn)記憶錯(cuò)位現(xiàn)象，造成檔案資料混亂，甚至丟失。另一方面，基層單位的檔案管理人員仍舊習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案，許多重要的文件材料仍然是以存放紙質(zhì)版檔案為主，造成檔案的電子化、信息化進(jìn)程緩慢。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

基層單位的檔案管理人員多為黨政辦公室工作人員兼職，大部分檔案工作人員既不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，也不是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)于檔案整理入庫(kù)的規(guī)則和方法多為前后任檔案管理人員口口相傳，或是平時(shí)工作經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是電子檔案的元素處理，很難要求全部的檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)水平。例如在照片檔案的整理過(guò)程中，對(duì)年代久遠(yuǎn)的照片進(jìn)行掃描處理是一件技術(shù)性很強(qiáng)的工作，一旦前期處理不當(dāng)造成細(xì)節(jié)丟失，后期很難再調(diào)整恢復(fù)，檔案所展現(xiàn)的歷史痕跡就會(huì)因此丟失。

2.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量大

想要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理是必不可少的程序之一，而很多基層單位在幾十年的發(fā)展進(jìn)程中積累了大量的文書(shū)、科技檔案，由于基層單位工作人手不夠，將這些紙質(zhì)檔案依次進(jìn)行掃描、整理、歸檔，工作量很大，加之工作人員多為兼職，騰不出足夠的時(shí)間完成該項(xiàng)工作，從而使單位數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程一拖再拖。當(dāng)然，現(xiàn)在有很多第三方機(jī)構(gòu)可以輔助單位完成該項(xiàng)工作，但考慮到文件資料的保密性，尤其是科研院所的科技檔案保密性，很多單位還是選擇保守方案。

2.4 數(shù)字化手段落后

掃描儀器是紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程必不可少的設(shè)備，掃描儀器的參數(shù)直接影響檔案影像的質(zhì)量。尤其是照片檔案，質(zhì)量控制應(yīng)以保留細(xì)節(jié)為重心，這不僅要求掃描儀器配置夠高，同時(shí)還要兼顧一些圖像處理軟件的使用，因此，在硬件配置上，需要投入大量的資金，而很多基層單位并非全額政府財(cái)政支持單位，沒(méi)有多余資金購(gòu)置貴重設(shè)備。

3 基層單位檔案數(shù)字化的途徑

3.1 建立電子檔案查詢(xún)目錄

考慮到基層單位存在的實(shí)際困難，想要一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理是非常困難的，因此，優(yōu)先實(shí)現(xiàn)查詢(xún)目錄電子化成了基層單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)先選擇。這個(gè)過(guò)程只需要按照年限將檔案資料的題名輸入計(jì)算機(jī)設(shè)備即可，方便查詢(xún)，提高管理效率的同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。

3.2 建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

對(duì)于有條件的基層單位而言，建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理十分必要的手段。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)可以是單獨(dú)的應(yīng)用系統(tǒng)，也可以與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，通過(guò)本單位公文在線封發(fā)、上級(jí)來(lái)文在線接收，基本能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案的即時(shí)在線歸檔管理，減少了檔案資料紙質(zhì)化帶來(lái)的繁重工作量，大大提高了工作效率。當(dāng)然，有條件的單位還可以建立自己的網(wǎng)頁(yè)，選擇性的在網(wǎng)頁(yè)上公布檔案內(nèi)容，方便社會(huì)各界人士查找和應(yīng)用，提高檔案的社會(huì)利用率。

3.3 建立檔案信息安全系統(tǒng)

為了確保檔案的安全，需要建立檔案信息安全系統(tǒng)，具體如下。

各級(jí)單位在建立檔案應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，需要通過(guò)一定的技術(shù)手段來(lái)防止病毒入侵、非法訪問(wèn)等事件，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的定期監(jiān)督檢查以及資料備份，主管單位需要建立網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)線，通過(guò)物理方式與外網(wǎng)相隔絕，確保檔案數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

如果需要將部分檔案公布到互聯(lián)網(wǎng)上，需要對(duì)公布數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，避免出現(xiàn)重要信息泄露問(wèn)題，并定期對(duì)公共網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行審核檢查。

針對(duì)提供查詢(xún)服務(wù)的數(shù)據(jù)需要應(yīng)用身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)備份、設(shè)置防火墻、訪問(wèn)控制等安全措施，避免有非法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行銷(xiāo)毀、篡改等操作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基層單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作才剛剛起步，存在許多問(wèn)題亟待解決，也只有從根本上提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，才能為單位檔案事業(yè)的發(fā)展提供更多人力、物力、財(cái)力支持，也只有基層單位實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，才能形成合力推動(dòng)我國(guó)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)和應(yīng)用。

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