李潔

摘 要：新形勢下信息技術和計算機技術得到了飛速發(fā)展及廣泛應用，事業(yè)單位的檔案管理面對先進技術帶來的沖擊，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應新形勢下的檔案管理發(fā)展的需求。因此事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和科學化，才能使其管理質量和水平有效提高。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化改革的必要性，以及管理現(xiàn)狀進行分析，并對有效提高檔案管理質量的改革措施進行探討。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革措施

事業(yè)單位的檔案管理模式、人員結構以及管理制度等都隨著經(jīng)濟發(fā)展和技術更新發(fā)生著變化，通過計算機技術的應用，使傳統(tǒng)檔案管理工作效率得到極大的提升，管理程序大幅度提高。在新形勢下，作為公共信息管理中重要載體，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，因此加強檔案管理改革，對事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

1 事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

目前信息技術在各行業(yè)領域得到了廣泛應用和普及，在不少事業(yè)單位的檔案管理中也加強了計算機技術和信息化應用建設，目前傳統(tǒng)檔案管理方式已不適應新形勢下檔案管理工作，無法有效解決工作中出現(xiàn)的問題。同時檔案管理的作用也因缺乏創(chuàng)新而被制約和低

估 [1]。通過信息技術和計算機技術應用的不斷深入，使檔案管理的信息化、現(xiàn)代化得以實現(xiàn)，通過信息數(shù)據(jù)的傳遞，提供優(yōu)質檢索查詢服務，最大化實現(xiàn)信息共享，使檔案管理工作的時效性、規(guī)劃化得以實現(xiàn)，使檔案管理數(shù)字化建設得到有效促進。因此實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理能力有效提升，加強檔案管理信息化改革措施的研究至關重要。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1）管理制度不健全。目前在檔案管理工作中普遍存在著制度不健全的問題。在檔案日常管理工作中雖然建立相應的規(guī)范管理流程，但由于缺乏相應的監(jiān)督制度，對管理工作缺乏明確的監(jiān)督方法，導致檔案管理工作以及人員管理中存在不規(guī)范的情況，同時因外部監(jiān)督以及具體監(jiān)督措施缺乏，使檔案管理中存在較大風險;另外缺乏對檔案管理開發(fā)重視。目前采用的檔案管理制度在檔案管理方面還存在著不全面的問題，檔案管理主要負責檔案收集、儲存、整理、轉移、復制等工作，對于檔案管理的研究和開發(fā)卻很少有單位予以重視，因此檔案管理無法充分發(fā)揮其作用和價值[2]。

2）檔案管理重要性認識不足。目前在檔案管理作為事業(yè)單位的內部職能，因無法創(chuàng)造收益，造成普遍存在對檔案管理不重視的問題。對于檔案管理的認識還停留在簡單復制、抄寫以及保管等工作層面;相關管理人員對檔案管理工作重要性缺乏正確認識，在日常工作中缺乏工作積極性和熱情，導致工作效率和工作質量較低，也容易導致工作出現(xiàn)失誤，對檔案管理工作造成不利影響。

3）檔案管理人員綜合素質不高、基礎設施建設投入不足。檔案管理信息化改革中需要具有專業(yè)技術能力的綜合人才，對管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。在學歷方面至少具備本科以上學歷，同時還需要具備檔案管理以及計算機方面的知識。而目前檔案管理中存在著相關工作人員素質較低的情況，對于檔案管理信息化建設的人才需求無法有效滿足。另外由于缺乏足夠的重視，基礎設施投入方面也存在著不足，在薪酬等方面與管理人員的技能、專業(yè)要求不匹配，造成管理人員的主動性缺乏，甚至人才流失的情況。

4）檔案資料真實性不足。由于不少單位存在著對檔案資料管理不重視的情況，檔案管理工作只為了應付各種檢查，對檔案資的記錄和編制具有不規(guī)范性和隨意性，不少編制人員對具體編制情況缺乏了解，使檔案資料編制中存在問題，與實際情況不符，真實性缺乏[3]。

3 新形勢下檔案管理工作改革的有效途徑

1）檔案管理制度健全完善。在新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作應從建立健全檔案管理制度入手，根據(jù)行業(yè)和國家相關檔案管理制度、法規(guī)以及規(guī)范，對檔案業(yè)務進行細化、具體化，使工作中混亂情況有效減少，其中主要包括：總則、工作程序和質量要求、工作職責、附錄文件等，對檔案整編、文件審核、檔案信息化、文件收集、檔案驗收移交、文件歸檔等流程進行明確規(guī)定;通過檔案管理制度的完善和落實，使檔案管理人員對自身工作職責以及工作流程清晰明確;以涉及多個部門的工作，應加強協(xié)調配合，對工作要點進行明確，通過任務落實到具體崗位和責任人，提高管理人員的責任意識，對考核機制進行建立和完善，使管理人員的工作積極性得以激發(fā)，使管理工作效率提高。轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，堅持科學發(fā)展觀，以及有效促進事業(yè)單位發(fā)展的理念，加強管理制度嚴格落實，在制定和建立適應新形勢的檔案管理制度，一方面需要確靈活性和機動性，有利于管理工作的調整和創(chuàng)新，并提高檔案管理人員的工作積極性，使管理質量和水平提高;另一方面加強檔案管理的安全性。隨著計算機技術和網(wǎng)絡信息技術的應用，信息安全問題也成為了需要加以重視的問題之一。通過健全和完善信息安全管理制度，使信息電子檔案以及其他相關資料的安全性得到有效保障[4]。

2）檔案管理人員專業(yè)素質提升。針對事業(yè)單位檔案管理中存在的人員專業(yè)素養(yǎng)較低，工作中缺乏重視度和積極性的情況，應從提高相關管理人員綜合素質出發(fā)。隨著網(wǎng)絡技術和信息化技術發(fā)展和廣泛應用，事業(yè)單位檔案管理工作也應加強研究和開發(fā)，同時只有更多高素質，專業(yè)人才才能更好地推動檔案管理研究工作。因此檔案管理工作為了滿足新形勢下管理工作的發(fā)展需要，應對檔案管理人員學歷、專業(yè)能力以及知識結構等進行提高和調整，可以從提高管理人員福利待遇入手，對高素質人才進行引進，以及加強相關人員的專業(yè)技能培訓，通過培訓計劃以及培訓考核體系的構建，使檔案管理人員的工作積極性得到調動;結合工作實踐和創(chuàng)新，使檔案管理工作人員的整體素質提高的同時，對檔案管理人員的知識結構進行有效優(yōu)化，同時通過加強信息化技術和網(wǎng)絡技術相關知識的培訓，對檔案管理的復合型專業(yè)人才隊伍進行且建，使檔案管理信息化改革速度加快。

3）信息化應用提高。為了促進新形勢下檔案管理工作的信息化建設，首先應加強資金投入，對陳舊的設備以及落后的管理模式進行徹底地更新和改革，通過更先進的設備和技術手段，促進檔案管理工作現(xiàn)代化得以實現(xiàn)，并將檔案管理信息化建設落實[5]。除了利用先進設備進行更新以外，還應加強事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡建設，促進信息共享機制的實現(xiàn)，檔案管理人員需要不斷提高自身專業(yè)能力，對檔案數(shù)據(jù)庫加強管理和維護，在查詢檔案時，可通過網(wǎng)絡直接進行檔案數(shù)據(jù)的瀏覽，對傳統(tǒng)的查詢方式進行改變，使管理人員工作量減少的同時，使檔案管理工作效率和質量大幅度提高，使檔案管理的時效性更強，同時管理的規(guī)范化不斷提高，并對檔案管理的數(shù)字化建設進程有效促進。

4 結束語

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作起著至關重要的作用，事業(yè)單位的領導以及工作人員首先應提高對檔案管理工作的重視度，針對目前信息化建設改革進程中檔案管理仍存在的問題，采取積極有效的措施進行解決。為了更好地適應新形勢下檔案管理信息化改革以及事業(yè)單位的長期持續(xù)發(fā)展，應對檔案管理制度進行健全、完善和落實，提升相關管理人員的綜合素質和專業(yè)水平，使信息化進程得到促進，另外加大檔案管理工作的資金投入，對工作環(huán)境進行改善，加強信息化技術的應用，使檔案管理質量和效率得到有效提高，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]孟凡宏.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017（z1）.

[2]張靜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及其改革研究[J].中文信息，2017（5）.

[3]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（9）：316-317.

[4]楊璽.淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：103-103.

[5]褚智杰.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務，2018.