余靜

摘 要：最近幾年，經(jīng)濟與社會在不斷進步、發(fā)展，帶有一定公益性質(zhì)的事業(yè)單位為更好地履行職能，就需要人員發(fā)揮主觀能動性，而這有賴于人事檔案資源提供支持，作為檔案部門應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，認識到人事檔案信息化管理的重要性，并探索有效的策略加強人事檔案信息化管理，助力事業(yè)單位的運作與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;信息化

在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時代，盡管事業(yè)單位的人事檔案管理模式有所革新，但部分事業(yè)單位的人事檔案管理效率仍然較低，這不僅因為單位的重視度不足，影響人事檔案信息化管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準化和規(guī)范化建設(shè)，還因為人事檔案信息的安全管理機制不完善、檔案人員的信息化素質(zhì)水平不夠高，阻礙檔案管理信息化建設(shè)進程，導(dǎo)致人事檔案管理的效能得不到充分的發(fā)揮，進一步加強人事檔案信息化管理勢在必行。

1 加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

人事檔案是職工的全部履歷，涉及到單位職工的個人信息、工作表現(xiàn)和工作資歷等，是職工參與工作和社會活動的履歷證明，對職工的組織關(guān)系、薪資福利等利益有重要影響，管理好這些檔案資料不但有助于事業(yè)單位履行行政管理職能，還能成功激發(fā)職工的工作熱情，使其為單位的發(fā)展貢獻更大力量。正因為事業(yè)單位人事檔案記錄的信息具有多樣化特征，如果在信息時代繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理辦法，一旦紙質(zhì)文件破損就難以修復(fù)，導(dǎo)致信息丟失，影響無法預(yù)測。即便對人事文件進行細致分類，但手工管理模式也會使檔案查詢消耗大量資源，容易在厚厚的文件中有遺漏，不利于獲取必要的材料。此外，在使用人事檔案時容易打亂文件的順序，影響后續(xù)工作的開展。在人事檔案管理中運用先進的信息技術(shù)就顯得至關(guān)重要，不僅可以輕松復(fù)制人事信息，避免丟失，而且便于攜帶，可以確保文件的簡單性，永久保存信息，讓使用者可以便捷搜索，提高檢索信息的準確性，強化對原始文件的保護。換言之，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式效率較低，難以適應(yīng)時代發(fā)展需要，信息化管理成為今后幾十年的發(fā)展趨勢。

2 加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略建議

2.1 促進統(tǒng)一化、標(biāo)準化和規(guī)范化建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性工程，單位的領(lǐng)導(dǎo)必須注重人事檔案管理信息化建設(shè)，下定決心解決信息化管理水平較低、和單位的運作不適應(yīng)等問題，自上而下統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，確保人事檔案信息化管理的進度與質(zhì)量。事業(yè)單位還要從長遠考慮，統(tǒng)一制定信息化建設(shè)規(guī)劃，明確人事檔案信息化管理的指導(dǎo)原則、思想，提出可行的目標(biāo)與任務(wù)，按部就班落實人事檔案信息化管理策略。與此同時，統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺管理，促進各管理信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與整合，以共享人事檔案信息為基礎(chǔ)統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理，建立規(guī)格和標(biāo)準一致的數(shù)據(jù)管理規(guī)則、應(yīng)用規(guī)則;統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準和工作規(guī)范，如人事文件、檔案的存儲壓縮規(guī)范、數(shù)據(jù)加密技術(shù)規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準、水印技術(shù)規(guī)范、軟硬件技術(shù)標(biāo)準等。

另外，事業(yè)單位要按照自身工作特征及需求完善人事檔案信息化管理制度，使信息化工作有章可循，規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)與信息的整理、保存、使用、轉(zhuǎn)發(fā)等工作，避免重復(fù)。如在利用人事檔案的流程中，應(yīng)先由查閱者提出書面申請，即便是人事檔案所有者也要提供含有查閱的時間、原因、本人簽名等內(nèi)容的申請書;接下來利用所需人事檔案的姓名、性別、工作經(jīng)歷等信息，如果要查閱原件就需有第三人在場，需要復(fù)印還應(yīng)說明目的等等，提升人事檔案信息管理及使用的規(guī)范化程度。

2.2 注重完善檔案信息化管理安全機制

人事檔案信息化管理需要建立安全機制，這是事業(yè)單位推進檔案信息化建設(shè)的基本保障。即檔案部門要建立人事檔案信息管理制度，完善現(xiàn)有人事檔案信息的安全保障機制。要注意針對日常人事檔案信息做好備份工作，并建立檔案恢復(fù)機制，提升所存儲檔案信息的安全性;檔案人員要增強人事檔案信息安全管理意識，充分認識使用信息技術(shù)對人事檔案管理工作的價值及潛在的安全威脅，保證使用計算機和網(wǎng)絡(luò)的安全性，預(yù)防因遭受第三方攻擊而造成人事檔案信息被篡改甚至外泄;檔案人員必須按照規(guī)章制度規(guī)范操作計算機，做到人事檔案信息保存計算機專用，并分開存儲紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案;做好紙質(zhì)檔案的防盜工作，保證檔案庫房避光通風(fēng)，完善裝具及安全防護設(shè)施，在庫房安裝防盜、防火報警系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)等，或者使用警示性防盜安全紙張，提醒使用者檔案紙張是防盜的，禁止將其帶出保密區(qū)域，保證人事檔案信息的安全性、完整性。特別是要建立事業(yè)單位人事檔案信息安全技術(shù)保障機制，按照使用檔案信息的人的不同目的設(shè)定使用權(quán)限，按照不同密級確定人事檔案信息系統(tǒng)控制訪問的許可范圍。例如落實異地備份、數(shù)據(jù)加密、防火控制等安全防護措施，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理提供有效的安全保障、技術(shù)防范，構(gòu)筑檔案信息化建設(shè)的防護體系。

2.3 想辦法提升檔案人員的能力與素質(zhì)

提升事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)能力與整體素質(zhì)，打造高水平檔案工作者隊伍，這是事業(yè)單位持續(xù)強化人事檔案信息化管理的保障。作為檔案人員務(wù)必要熱愛本職工作，刻苦鉆研人事檔案管理業(yè)務(wù)知識，提升業(yè)務(wù)能力和工作技能。并且事業(yè)單位要嚴格建立檔案人員崗前培訓(xùn)制度、持證上崗制度，確保檔案人員在接受系統(tǒng)的、有效的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)并獲得人事部門、檔案部門聯(lián)合頒發(fā)的上崗資格證書，才可以從事人事檔案管理工作。因為事業(yè)單位的檔案隊伍中存在一些兼職的人，更換頻繁，最受他們歡迎的一種培訓(xùn)形式就是崗前培訓(xùn)，應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)課程中加入信息化管理的內(nèi)容，掃除檔案隊伍中的信息化文盲，幫助他們快速掌握人事檔案信息化管理的知識和基本技能。

與此同時，檔案人員不僅要熟悉本單位全體職工的概況，包括人員結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等，還要了解職工的背景、素質(zhì)特長、工作表現(xiàn)等，及時為本單位的人力資源管理工作提供信息服務(wù)，把人事檔案管理工作變成單位人才開發(fā)的參謀部。如檔案人員要熟悉家底，針對自己管理的人事檔案信息應(yīng)了如指掌。事業(yè)單位還要采取培訓(xùn)的方式培養(yǎng)一支素質(zhì)過硬的人事檔案信息化管理隊伍。一方面，可以組織檔案人員加入專題研討班、召開專題研討會，營造濃厚的人事檔案信息化管理的研究氛圍，針對相關(guān)問題進行廣泛的交流和充分的討論。如組織檔案人員進入在人事檔案信息化管理方面做得好的單位去學(xué)習(xí)，獲取經(jīng)驗，提升其加強人事檔案信息化管理的緊迫感。另一方面，在人事檔案信息化管理中要對檔案人員實施信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，尤其是在信息化建設(shè)中要向檔案人員解釋業(yè)務(wù)流程，使其了解單位信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，了解其他部門在業(yè)務(wù)流程中起到的作用，明確檔案部門的信息化工作內(nèi)容、和其他部門的關(guān)系等，基于信息系統(tǒng)開發(fā)原型或參考模型開展操作培訓(xùn)活動，確保他們可以熟練操作人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高信息化工作效率。

3 結(jié)語

不管新時代的事業(yè)單位人事制度如何變化，人事檔案管理的作用都不可取代，事業(yè)單位務(wù)必要提高重視人事檔案信息化管理的程度，特別是檔案人員在日常工作中要不斷促進人事檔案管理系統(tǒng)化水平的提升，有效保護人事檔案信息的安全，同時積極參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等活動，提升信息化能力與素質(zhì)，逐步構(gòu)建科學(xué)的人事檔案信息化管理模式，保證事業(yè)單位更好地履行職能，實現(xiàn)健康有序發(fā)展。

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