張宇

摘 要：目前，各行各業(yè)都隨著我國的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展在不斷的變革。在信息時代的大背景下，辦公室檔案管理工作的管理方式和管理技巧都需要進一步的創(chuàng)新和優(yōu)化。信息化的檔案管理工作，既能很好的保證歷史文件不丟失，還能確保文件機密不被泄露，對于社會的安全穩(wěn)定具有重要意義。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;信息化;創(chuàng)新;變革

檔案管理信息化極大地提高了工作效率和查閱信息的準(zhǔn)確率，減免了因人為因素造成的誤差，因此它是非常值得推廣的工作辦法。然而，由于加入了信息技術(shù)，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也必須及時跟上，要熟練各種管理系統(tǒng)的操作，也要掌握有關(guān)檔案的多種電腦操作，在熟練的基礎(chǔ)上力求更快，以良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)面對工作挑戰(zhàn)。員工也要積極創(chuàng)新，管理部門更要帶頭創(chuàng)新，摒棄老舊條規(guī)。這樣部門的綜合能力會有顯著提高。

1 檔案管理

辦公室檔案管理信息化技術(shù)利用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的采集和整理，從而實現(xiàn)智能化和數(shù)字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個較為明顯的特點：第一，將普通的紙質(zhì)記錄方式轉(zhuǎn)換為計算機存儲方式。第二，將傳統(tǒng)的記錄存檔實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關(guān)檔案管理政府部門的法律法規(guī)。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現(xiàn)出檔案管理的科學(xué)化和智能化。同時在建設(shè)檔案資料時，公共檔案信息資源庫和管理信息資源庫的建設(shè)要統(tǒng)一，確保基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的保障。

2 辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲而忽視了檔案的應(yīng)用。實踐表明，在各個行業(yè)，檔案管理都對現(xiàn)實工作具有重要意義，尤其是在信息時代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強的應(yīng)用價值，所以需要相關(guān)管理人員樹立服務(wù)意識，積極調(diào)整自己的觀念，確保檔案管理工作與時俱進。

2.2 管理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲介質(zhì)分類、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實際工作中，有的單位沒有出臺檔案管理工作的制度和章程，有的出臺了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

2.3 管理方式的問題

檔案管理的方式過于落伍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復(fù)雜，出錯率高，且工作量巨大，不能及時對相關(guān)檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性都比較低，不能很好的發(fā)揮檔案資源的作用，還浪費了大量的人力資源。

3 信息化背景之下檔案管理工作的開展

3.1 在業(yè)務(wù)上強化培訓(xùn)

一方面要做好人力資源工作，強化高素質(zhì)檔案專業(yè)人才的招聘和引進，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事，省時又省力。另一方面要本著實事求是、分類施策原則，挖掘現(xiàn)有人員潛力，定期開展檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對性、實用性、有效性。比如對老員工應(yīng)強化信息自動化方面培訓(xùn)，讓其熟練使用電腦操作，提高信息化水平和能力;對于年輕人則應(yīng)注重夯實基礎(chǔ)，傳授專業(yè)理論知識。同時，要幫助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不會”現(xiàn)象發(fā)生，在傳授專業(yè)理論知識的同時，注意傳幫帶，以老師傅帶小徒弟的形式，使年輕人能夠盡快上手、獨當(dāng)一面。

3.2 提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

信息化檔案管理工作都是以網(wǎng)絡(luò)為服務(wù)平臺進行搭建。在進行傳統(tǒng)的檔案管理工作時，一般情況下，工作人員都會使用手工編輯的方式進行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時代，辦公室各個部門都展開了信息檔案管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可以隨時隨地調(diào)取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時為了進一步體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢和價值，在搭建互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺時，還要加強自動化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進性及科學(xué)性。

3.3 提高檔案信息的私密性

在檔案管理工作發(fā)展中，促進其智能化、信息化、現(xiàn)代化的形式，也對檔案管理工作進行了優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在實施的過程中，還存在著一些風(fēng)險，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，如果硬件發(fā)生了問題，就會導(dǎo)致資源的丟失。對此，要針對存在的風(fēng)險問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強管理工作，在實際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護措施，提高檔案信息的安全性。從而促進檔案管理工作的開展，使其發(fā)揮出重要的價值。

3.4 創(chuàng)新思想觀念

傳統(tǒng)觀念總會有老舊的情況，會跟不上時代需求，因此及時創(chuàng)新檔案管理信息化的理念，會對工作產(chǎn)生積極的影響。我們需要以重視檔案的收集價值為基礎(chǔ)，提高實用的價值，在現(xiàn)在這個信息高速發(fā)展的社會，檔案管理人員必須擁有開放的思路和創(chuàng)新想法，時刻更新管理條例。

3.5 完善檔案精選系統(tǒng)

在實際工作過程中，檔案文件需要經(jīng)過起草、簽發(fā)和催辦，在以上過程全部完成以后，再進行歸檔工作。整個過程都是通過計算機實現(xiàn)的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進行檔案管理工作時，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調(diào)用過程中才能更為方便準(zhǔn)確。隨著工作的不斷開展，會發(fā)現(xiàn)類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強電子檔案的系統(tǒng)化管理，促進檔案信息的真實性和實用性，在進行檔案保存工作之前要先進行檔案的精選，找到實用性價值較強的檔案加以科學(xué)管理，進而為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

4 結(jié)語

總而言之，新時期的檔案管理過程中，能否科學(xué)運用現(xiàn)代的信息技術(shù)對檔案管理具有重要的意義。針對現(xiàn)階段存在的問題，企業(yè)還要做到具體問題具體分析，積極引進先進的信息技術(shù)，更新企業(yè)計算機設(shè)備，培養(yǎng)與時俱進的信息化人才，建立科學(xué)的檔案管理體系，同時能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，了解檔案存儲的意義，體現(xiàn)出檔案資料存在的價值，能夠讓檔案資料更好地服務(wù)于社會，通過以上措施，將有效改變企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，促進企業(yè)在新時期良性發(fā)展。

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