姚麗萍

摘 要：隨著社會、經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也有了明顯的進(jìn)步和優(yōu)化，檔案管理的質(zhì)量和效率也有了顯著提升，可是信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展在給我國事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)造發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也加劇了其所面臨的挑戰(zhàn)，需要事業(yè)單位在新的時(shí)代背景下對檔案管理的理念、方式與方法加以不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，使檔案管理工作緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流，發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

檔案在人類社會發(fā)展的歷程中發(fā)揮了很好的記錄作用，借助于檔案可以對人類發(fā)展的歷史進(jìn)行有效的回顧和分析，并對經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)加以總結(jié)，以此來推動社會的良性發(fā)展和進(jìn)步。在新的社會和經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國的事業(yè)單位在發(fā)展過程中面臨著轉(zhuǎn)型等諸多現(xiàn)實(shí)問題，所以更加需要對檔案管理工作予以高度的重視，對發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)加以不斷的總結(jié)和反思，以此來為自身的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題分析

1）缺乏健全完善的檔案管理制度。在現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作過程中存在著比較明顯的制度缺陷，主要有以下幾個方面的表現(xiàn)：首先是事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員對檔案管理制度的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識，難以充分有效發(fā)揮制度對其工作行為的約束作用，加上缺乏對檔案管理制度的定期優(yōu)化與調(diào)整，導(dǎo)致在具體的落實(shí)過程中沒有達(dá)到預(yù)期效果，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展;其次我國一些事業(yè)單位在對檔案管理制度進(jìn)行制定的過程中，沒有從本單位發(fā)展的實(shí)際情況和特點(diǎn)出發(fā)，沒有對相關(guān)制度的可行性進(jìn)行充分的論證和有效的分析，導(dǎo)致在具體落地執(zhí)行過程中存在不少問題，影響了制度實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮;最后，我國一些事業(yè)單位沒有從多角度、多維度對管理制度的制定和操作進(jìn)行討論，與實(shí)際的需求相背離，自然也就難以提升檔案管理工作的效率、質(zhì)量與水平。

2）檔案管理工作者的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)有待提升。就目前而言，我國不少事業(yè)單位在對自身檔案進(jìn)行管理的過程中，除了相關(guān)制度在制定和執(zhí)行過程中存在問題之外，部分檔案管理工作者的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)也存在著一定的缺陷，首先表現(xiàn)在相關(guān)工作人員對檔案管理工作的意義、價(jià)值和管理方式、方法與流程缺乏清晰、全面的認(rèn)識。在他們看來，檔案管理部門的意義就在于對資料進(jìn)行保管，所以對人員的安排缺乏一定的合理性，在具體的操作過程中顯得比較隨意和不夠?qū)I(yè);另外，不少事業(yè)單位缺乏對檔案工作人員的定期培訓(xùn)與教育，導(dǎo)致他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)難以得到有效提升;最后，一部分工作人員也對自身缺乏嚴(yán)格的要求和應(yīng)有的自主學(xué)習(xí)意識，沒有從時(shí)代需求和本單位發(fā)展的特點(diǎn)出發(fā)進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)達(dá)不到要求。

3）對現(xiàn)代化技術(shù)缺乏有效的應(yīng)用。隨著我國大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，對現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行有效的應(yīng)用是事業(yè)單位檔案管理工作的重要保障，但是現(xiàn)階段在具體的執(zhí)行過程中依然存在不少問題，主要表現(xiàn)如下：首先是在我國科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的形式也發(fā)生了較為明顯的變化，需要相關(guān)工作人員對信息技術(shù)進(jìn)行積極有效的應(yīng)用，以此來對檔案管理工作的效率進(jìn)行提升，但是在具體執(zhí)行過程中由于缺乏資金投入和支持，導(dǎo)致單位在檔案管理方面的信息化水平比較滯后，自然也就無法有效保障檔案管理工作的質(zhì)量與水平;另外，盡管在新的社會環(huán)境和形勢下，我國事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)和之前相比有了不小的提升，相關(guān)技術(shù)已經(jīng)得到了有效的推廣和使用，可是在對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建的時(shí)候沒有從本單位的實(shí)際特點(diǎn)和需求出發(fā)進(jìn)行與之相匹配的設(shè)計(jì)，沒有與時(shí)代發(fā)展的潮流相結(jié)合，從而導(dǎo)致難以充分發(fā)揮檔案管理對于社會發(fā)展的實(shí)際價(jià)值。

2 我國事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)堅(jiān)持的原則

1）堅(jiān)持統(tǒng)一化與差異化相兼顧的原則。我國的事業(yè)單位在具體執(zhí)行檔案管理工作的過程中，需要有效兼顧統(tǒng)一化與差異化的原則，也就是說在對檔案管理制度進(jìn)行制定的過程中，必須嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理相關(guān)方面的法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行有效管理，這就是統(tǒng)一化的表現(xiàn)。此外在具體的制定和執(zhí)行過程中，也要從本單位的具體情況出發(fā)，這就是差異化的表現(xiàn)。

2）堅(jiān)持制度與執(zhí)行并重的原則。我國事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行優(yōu)化和管理的時(shí)候，必須從本單位的具體需求出發(fā)對相關(guān)制度進(jìn)行設(shè)計(jì)，這也是提升檔案管理工作質(zhì)量的前提與基礎(chǔ)，因?yàn)槿绻嚓P(guān)制度的設(shè)計(jì)難以有效落到實(shí)處的話，那么制度的價(jià)值是難以充分顯現(xiàn)的，并且相關(guān)事業(yè)單位在對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，必須做好監(jiān)督與檢查工作，真正確保制度的有效執(zhí)行與落地，所以需要堅(jiān)持制度與執(zhí)行并重的原則，確保發(fā)揮相關(guān)制度的實(shí)際作用。

3）堅(jiān)持工作人員職責(zé)與權(quán)益相統(tǒng)一的原則.我國事業(yè)單位要想有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須充分激發(fā)和調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性與主動性。這就要求對相關(guān)工作人員自身的權(quán)益加以有效的保障，此外對他們的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的劃分，也只有這樣才能在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候真正做到檔案管理人員職責(zé)和權(quán)益的統(tǒng)一和明確，也才能充分有效調(diào)動和激發(fā)他們的工作熱情，也才能確保相關(guān)制度有效落到實(shí)處。

3 我國事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題的對策分析

1）不斷優(yōu)化并完善檔案管理制度。制度是檔案管理工作得以有效開展的前提和保障，因此必須對相關(guān)管理制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善。在前文中談到管理制度可以對工作人員的行為進(jìn)行有效的約束，因此可以讓檔案管理工作人員對具體操作過程中存在的問題進(jìn)行反思與總結(jié)，從而提出切合實(shí)際的具有可操作性的管理制度，從而為適度的科學(xué)性提供保障;另外為了更好的實(shí)現(xiàn)制度的落地執(zhí)行，可以積極構(gòu)建和完善與之相應(yīng)的懲獎機(jī)制，以此來保障單位檔案管理工作的有序運(yùn)行;最后在對制度進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候需要結(jié)合本單位的實(shí)際需求和時(shí)代發(fā)展的潮流，堅(jiān)持統(tǒng)一化和差異化相結(jié)合的原則，此外還需要嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理相關(guān)方面的法規(guī)和政策。

2）積極采取行之有效的辦法，提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。為了有效解決檔案管理工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)不高這一問題，單位在對其進(jìn)行招聘的時(shí)候需要對招聘制度進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，比如可以安排專業(yè)的人負(fù)責(zé)面試，并且對管理人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)、信息技術(shù)水平等進(jìn)行全方面、多維度的考察，從而確保他們有能力勝任檔案管理工作，并且對本單位內(nèi)部的管理人員可以對其加大培訓(xùn)與繼續(xù)教育的力度，開展定期或不定期的培訓(xùn)與考察。積極聘請檔案管理專家對其進(jìn)行講解教育與培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)，從而讓檔案管理工作者真正做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理能力。

3）創(chuàng)新管理方式與方法，配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。檔案管理人員在開展工作的時(shí)候，首先要對管理目標(biāo)加以明確，并在此基礎(chǔ)上擴(kuò)大檔案信息的搜索范圍，嚴(yán)格按照檔案法的相關(guān)要求對管理模式進(jìn)行不斷的優(yōu)化與調(diào)整。通過定期舉行檔案管理會議，對管理的具體情況進(jìn)行全面的了解，對現(xiàn)存的問題進(jìn)行分析，從而確保工作的順利開展。此外還需要加大資金投入力度，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的潮流，購置相關(guān)的檔案管理設(shè)備。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的安全性，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，對存在的問題進(jìn)行及時(shí)、有效的解決，從而確保事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（08）：299-300.

[2]王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（21）：38-39.

[3]劉彥.探究事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑[J].傳播力研究，2019，3（21）：298.