徐宏波

人事檔案要求全面反映個人經(jīng)歷、業(yè)務能力、學識水平、工作業(yè)績、思想素質(zhì)、家庭情況、社會關系等方面的真實情況，是客觀評價該人、組織選人用人的重要依據(jù)。但由于其不能直接帶來經(jīng)濟效益和社會效益，往往被醫(yī)院領導所忽視，因此在管理制度、手段、模式、人員等方面存在許多問題，干部人事檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化工作任重道遠。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1）人事檔案管理工作意識淡薄，重視程度不高。在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持一個冷漠的態(tài)度，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

2）人事檔案管理制度、整理規(guī)范不健全。人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規(guī)范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規(guī)范所遵循，人事檔案管理質(zhì)量自然就難以保證。例如，人事檔案收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴格，往往造成收集歸檔工作被動、不及時。

3）人事檔案信息化管理程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進的技術手段還沒有被使用，計算機技術還沒有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費。

4）人事檔案管理人員的綜合能力不高。人事檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發(fā)展，很多單位部門的人事檔案管理也在逐漸向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，對人事檔案管理人員的素質(zhì)同樣提出了更高的要求。但在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理人員的業(yè)務技能、職業(yè)道德素養(yǎng)等都還有待進一步提高，比如有的工作人員不能對各種計算機技術進行有效地利用，不能對人事檔案管理模式進行改進等，都會影響人事檔案管理工作的效率。

2 做好人事檔案管理工作的對策

1）重視人事檔案管理工作。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案管理工作的有序開展。

2）建立健全人事檔案管理制度。人事檔案部門要制定有關人事檔案管理的制度，實行責任追究制，將責任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級負責人與管理人員的工作責任任務，并列入個人考核中，以促進人事檔案管理工作的發(fā)展。同時，要定期檢查人事檔案歸檔工作，在錄入人事檔案時遵守制度與規(guī)范，以保證人事檔案材料的準確與完整，維護人事檔案的真實性與嚴肅性。

3）加大人事檔案管理的信息化建設力度。加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關工作，并能夠更好地進行日常管理。要不斷摸索人事檔案應用軟件與實際工作的結(jié)合點，利用計算機應用技術研發(fā)更完善的數(shù)據(jù)庫，建立更加可行的檔案信息系統(tǒng)，強化數(shù)據(jù)的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數(shù)據(jù)的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

3 信息時代下改進檔案管理工作的措施

1）不斷推進檔案管理的制度建設。制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎，同時也是對檔案管理科學化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進一步要求對其管理制度也要作出相應的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應該做的就是加強制度建設，相關的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設一定要適應社會的發(fā)展，對不適應發(fā)展的制度不僅要進行修訂，還要對其進行變革，對空白的地方要制定出新的制度進行相應的補充等。

2）完善檔案管理的體制。由于信息化技術的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術進行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進行建設的過程中比較分散，在軟硬件進行選用上也還存在著一定的問題，所以，應該在管理體制上進一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術操作進行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進行相應的規(guī)范。

3）實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

4）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設。我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數(shù)據(jù)庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網(wǎng)絡開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

5）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作進步和發(fā)展需要有與之相適應的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強的業(yè)務素質(zhì)和能力，對其相關知識進行有效的掌握，并能運用現(xiàn)代化手段對檔案進行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

人事檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，在當前的經(jīng)濟發(fā)展過程中，人力資源成為單位發(fā)展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進人才資源開發(fā)和促進和諧社會建設的全面發(fā)展更好地服務。