摘要：社會主義新時期已經(jīng)到來，各事業(yè)單位在此形勢下均面臨改革挑戰(zhàn)。檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

一、引言

隨著信息技術的不斷發(fā)展以及人們認知水平的提高，我國在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升。但同西方發(fā)達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。

二、實施事業(yè)單位檔案管理的意義

實施事業(yè)單位檔案管理的意義主要涉及以下方面具體內(nèi)容：信息技術的廣泛應用為事業(yè)單位各項工作帶來了新的機遇，檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位中，負責檔案管理的人員應順應時代發(fā)展需求，將信息技術充分應用于工作，利用大數(shù)據(jù)技術推進檔案管理工作的形勢創(chuàng)新和效率提升。事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內(nèi)容。若將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術應用于檔案管理工作，則單位內(nèi)部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學歷及特點，進而有效匯總事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案，更好地實現(xiàn)人事任免考核或者晉升，也可以科學解決員工的調(diào)動、福利以及工資的調(diào)整等問題。因此，事業(yè)單位檔案管理至關重要，提升檔案管理工作效率也具有極強的現(xiàn)實意義。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理模式下，人力對于紙質(zhì)檔案的管理成為主要形式，而內(nèi)容繁雜、工作量大使得人工較易出現(xiàn)差錯。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性?，F(xiàn)代化管理模式的實現(xiàn)，一方面可以讓使用者在最短時間內(nèi)精準查找所需文檔;另一方面將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時間和地域束縛，在減少誤差的同時極大提升整體檔案利用效率。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)新措施

（一）完善人事檔案管理規(guī)章制度

在當前事業(yè)單位人事制度改革背景下，為了確保人事檔案的真實性、完整性、規(guī)范性、及時性、保密性，應盡快完善好事業(yè)單位的人事檔案管理工作相關制度規(guī)程。一是建立長期有效的檔案管理工作激勵機制，有效地調(diào)動管理人員的積極性，相互監(jiān)督，確保檔案信息的真實性、完整性;二是建立人事檔案的收集、整理、保管、查閱等工作流程規(guī)范制度，使檔案工作有章可循，確保人事檔案的規(guī)范性、及時性;三是結合新形勢以及我國相關法律法規(guī)制訂出檔案室一系列的制度，比如檔案保密制度、檔案交接與移交制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案室設備維修制度、檔案室安全與消防制度等，嚴格按照制度執(zhí)行，從而提高該工作的法制化程度，保證有法可依，確保人事檔案的保密性、安全性。

（二）提高信息化建設的針對性

事業(yè)單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網(wǎng)站的實用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設需要加強網(wǎng)頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發(fā)展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來。

（三）提升檔案管理信息化水平

新的發(fā)展形勢下，信息網(wǎng)絡技術愈發(fā)普及，且滲透于各行各業(yè)發(fā)展過程之中，任何單位、任何個人在社會性大團體中都無法擺脫信息技術獨立完成工作，事業(yè)單位檔案管理僅靠人力已完全無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，錯誤率高、工作繁重、質(zhì)量低下、效率不足等問題愈發(fā)突出，必須提升自身管理的信息化水平。在檔案管理工作中投入充足的財力、物力、人力，建立針對性檔案管理系統(tǒng)，由傳統(tǒng)的人力收集、歸檔轉變?yōu)殡娮踊斎?，這樣既可提升人員管理檔案的效率，又能提升檔案搜索的有效性，同時還能避免紙質(zhì)檔案因過多翻頁導致的損壞現(xiàn)象。信息化檔案管理的實現(xiàn)將極大提升資源利用頻率，減少資源浪費，更好地發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實意義。實現(xiàn)檔案管理信息化的重要條件就是現(xiàn)代化信息設備的置辦，事業(yè)單位要以自身發(fā)展實際需求為基礎進行廣泛調(diào)研，綜合考慮各部門檔案管理需求，在預算合理的前提下引進先進且合適的高質(zhì)量現(xiàn)代化辦公設備，為檔案管理信息化推進提供基礎。

（四）轉變管理理念

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門的管理理念是關鍵和基礎。首先，要從事業(yè)單位領導層上充分認識信息時代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來，加大檔案管理部門的設備投入和技術投入，為檔案管理信息化建設奠定物質(zhì)和理念基礎。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關的法律法規(guī)，能夠意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業(yè)能力和服務意識。最后，要加強人事檔案管理的隊伍建設，定期組織職工進行學習和培訓，要求工作人員熱愛本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識強。熟練掌握檔案信息的加工、運行、傳遞、存儲及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術，從而不斷提升其專業(yè)知識和管理技術。

四、結語

總而言之，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設有利于事業(yè)單位長久健康發(fā)展，在信息化建設過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展。另外，相關部門以及單位領導也要提高認知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設工作落到實處。

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作者簡介： 田甜，女，湖南省永州市東安縣工傷保險服務中心，助理館員，研究方向：檔案管理。