劉東斌 吳雁平

摘? 要：通過對(duì)美國(guó)國(guó)家檔案館與我國(guó)全國(guó)綜合檔案館等檔案館檔案利用率的統(tǒng)計(jì)分析比較，就我國(guó)全國(guó)綜合檔案館的整體上說檔案利用率平均高出美國(guó)國(guó)家檔案館19.39倍。最高的竟是我國(guó)一個(gè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的縣級(jí)檔案館，竟高出美國(guó)國(guó)家檔案館最高利用率101.68倍。結(jié)論是我國(guó)檔案館的檔案利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于美國(guó)檔案館的檔案利用率。并認(rèn)為中美檔案館館藏檔案利用具有三個(gè)共性：第一，中美檔案館的館藏檔案利用都具有“用少性”。第二，館藏增加無助于館藏檔案利用率的顯著提高。第三，信息開放程度、信息獲取方便程度與檔案館利用率或成反比。

關(guān)鍵詞：中美;檔案館;檔案利用;利用率

1 引言

對(duì)于我國(guó)綜合檔案館的檔案利用，長(zhǎng)期以來不斷受到一些研究者的詬病，有不少研究者在做中外檔案館檔案利用研究中認(rèn)為國(guó)外的檔案利用工作比國(guó)內(nèi)做得好，檔案利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國(guó)內(nèi)，尤其是美國(guó)。如，有學(xué)者認(rèn)為，“同歐美發(fā)達(dá)國(guó)家相比”“我國(guó)檔案開放利用工作還不發(fā)達(dá)，在檔案開放意識(shí)、開放利用的法規(guī)建設(shè)、開放利用的范圍和對(duì)象以及服務(wù)的形式和手段等多方面還不同程度地存在著一定的差距”。[1]有的認(rèn)為，“在美國(guó)，檔案利用工作不僅是檔案部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，整個(gè)社會(huì)都把利用檔案視為其日常生活中不可缺少的一個(gè)部分”，而我國(guó)“長(zhǎng)期以來，由于過分強(qiáng)調(diào)保密性，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗”“這使得社會(huì)檔案意識(shí)普遍淡薄”“總的來看，社會(huì)的檔案利用意識(shí)，特別是公民個(gè)人的檔案利用意識(shí)，還有待于進(jìn)一步提高”。[2]有的認(rèn)為：“部分檔案專家通過對(duì)國(guó)外檔案工作的考察分析，發(fā)現(xiàn)國(guó)外檔案的利用率雖不如圖書情報(bào)，但遠(yuǎn)高于國(guó)內(nèi)，并有逐年上升趨勢(shì)，由此而對(duì)國(guó)內(nèi)檔案利用狀況感到焦慮?！盵3]有的認(rèn)為，我國(guó)檔案“利用率低、利用范圍狹窄”“目前大多數(shù)檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的，與國(guó)外檔案館的利用率無法相提并論”。[4]有的認(rèn)為，國(guó)外的檔案利用率遠(yuǎn)高于國(guó)內(nèi)，“其中尤以美國(guó)最為突出”。[5]

還有對(duì)于中外檔案利用作比較統(tǒng)計(jì)分析的，使用數(shù)據(jù)說明的，如有學(xué)者以美國(guó)國(guó)家檔案館、北京市檔案館為例進(jìn)行比較，認(rèn)為：“美國(guó)國(guó)家檔案館的利用率與本身的館藏量、開放檔案數(shù)量相比，是很高的?！薄氨本┦袡n案館的館藏也是非常豐富的，但與美國(guó)國(guó)家檔案館的利用率相比，北京市檔案館的利用率顯然較低，從2004年到2008年，北京市檔案館每年的利用人次均在4000人次左右，利用案卷數(shù)量在2萬件左右。”“據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)其他省市檔案館利用率與北京市檔案館相仿。從總體來看，我國(guó)綜合檔案館的館藏檔案利用率很低?！盵6]有的認(rèn)為：“國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家檔案利用率達(dá)到1比5，而我們國(guó)內(nèi)僅為1比200。”[7]還有對(duì)我國(guó)某檔案館某年的檔案利用率統(tǒng)計(jì)計(jì)算給出具體的利用率的，“從利用率看，華寧縣2001年檔案庫藏量達(dá)32451卷（件），而年利用人次為235，卷次為625，利用率僅達(dá)2%，這與國(guó)外檔案館的利用率是無法相提并論的”。[8]

雖然，以上的研究觀點(diǎn)都認(rèn)為國(guó)外的檔案利用率高于國(guó)內(nèi)，但是究竟高多少，并沒有具體的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，沒有具體的利用率統(tǒng)計(jì)分析比較。盡管有人給出我國(guó)某檔案館某年的具體檔案利用率，但是，并沒有與國(guó)外的具體檔案利用率進(jìn)行比較。有人給出了國(guó)外檔案利用率1比5而我們國(guó)內(nèi)為1比200的數(shù)據(jù)，但是，并沒有具體的館藏、利用卷數(shù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，只是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)，同樣也不能說明問題。其他的大多泛泛地認(rèn)為國(guó)外檔案利用率高，而沒有具體的館藏?cái)?shù)量與檔案利用卷件次的數(shù)據(jù)計(jì)算出的檔案利用率，對(duì)美國(guó)國(guó)家檔案館、北京市檔案館為例進(jìn)行比較的研究也沒有具體的檔案利用率比較。顯然這樣的結(jié)論并不客觀。既然大都認(rèn)為美國(guó)檔案利用率最突出，這里就以美國(guó)國(guó)家檔案館為例，做一下中美檔案館檔案利用率的統(tǒng)計(jì)分析比較。

2 美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率

經(jīng)查閱有關(guān)文獻(xiàn)，最早涉及美國(guó)國(guó)家檔案館館藏與利用檔案的具體數(shù)據(jù)的是劉國(guó)能的《大而全 少而精 穩(wěn)定發(fā)展——美國(guó)檔案工作初探》一文，這里先以這篇文獻(xiàn)來進(jìn)行分析比較。該文是在1994年訪問美國(guó)后寫出的，文章中既介紹了美國(guó)國(guó)家檔案館館藏，也介紹了美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用情況，而且有具體的年限。文章介紹道：“美國(guó)國(guó)家檔案館，現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案30億頁（大概相當(dāng)于我國(guó)3000萬卷冊(cè)）、政府出版物200萬頁、圖表檔案200萬份、照片檔案500萬張、航空照片檔案900萬張、電影膠片檔案1.2億英尺、音像檔案15萬盒和機(jī)讀磁帶檔案3000多盒。”“據(jù)統(tǒng)計(jì)，1991年國(guó)家檔案館接待利用者21.4950萬人次，接待函查和電話查詢者51.7301萬人次，共向讀者提供檔案資料37.9131萬件。”[9]可以看出，文章介紹的美國(guó)國(guó)家檔案館館藏和利用情況是1991年的。

由于劉國(guó)能文章介紹的美國(guó)國(guó)家檔案館利用情況是以件為單位的檔案資料，并沒有分具體哪些檔案資料。這里為了統(tǒng)計(jì)方便，將利用的檔案資料都?xì)w為紙質(zhì)檔案，同時(shí)，只用紙質(zhì)檔案量作館藏進(jìn)行計(jì)算利用率，這樣實(shí)際的紙質(zhì)檔案利用率是小于計(jì)算出來的利用率的。而且，劉國(guó)能文章介紹的美國(guó)國(guó)家檔案館館藏紙質(zhì)檔案是以頁為單位的，與利用檔案的件次單位不統(tǒng)一。這里將紙質(zhì)檔案的頁換算為件，以平均每10頁為一件，那么，30億頁美國(guó)國(guó)家檔案館館藏紙質(zhì)檔案則大概為3億件檔案。這樣，1991年美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率就為：

37.9131（萬件）÷30000（萬件）×100%≈0.126%

也許有人認(rèn)為由于中英文的差異，中文的檔案文件可以平均每10頁為一件，英文不一定是這樣，可能會(huì)多。那么，也可以將英文檔案文件定為平均每30頁為一件，30億頁美國(guó)國(guó)家檔案館館藏紙質(zhì)檔案則大概為1億件檔案。這樣，1991年美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率就為：

37.9131（萬件）÷10000（萬件）×100%≈0.379%

看到這0.126%或者0.379%美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率，是不是讓人十分吃驚，這已經(jīng)比引言中提到的我國(guó)華寧縣檔案館2%的利用率還低。即便是按照0.379%的利用率，也比我國(guó)的低。這說明美國(guó)國(guó)家檔案館檔案利用與99.5%以上的館藏沒有關(guān)系，也就是說利用的檔案是館藏的很少一部分。但是，據(jù)知網(wǎng)上查閱有關(guān)文獻(xiàn)，劉國(guó)能這篇文章中提及的美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用數(shù)據(jù)，經(jīng)常被引用來說明美國(guó)檔案利用多、檔案利用率高的證據(jù)，知網(wǎng)上大概搜出引用這組數(shù)據(jù)的就有六七篇之多。

上述是美國(guó)國(guó)家檔案館1991年的檔案利用率，那么，美國(guó)國(guó)家檔案館近些年來情況如何，在知網(wǎng)上沒有查到館藏與利用檔案的具體數(shù)據(jù)出自一處的，即使兩者單一的數(shù)據(jù)也很少。有一組同一年度的數(shù)據(jù)雖然不是出自一篇文章，但是，作者都是2010年10月國(guó)家檔案局舉辦的第6期中青年檔案干部赴美國(guó)培訓(xùn)班的，而且是同一年發(fā)表的文獻(xiàn)，應(yīng)該算是出自一處，也都是第一手材料。由于是2010年作者到美國(guó)培訓(xùn)的，可以看作是2009年的數(shù)據(jù)，距1991年也近20年了。

2010年10月國(guó)家檔案局舉辦的第6期中青年檔案干部赴美國(guó)培訓(xùn)班的李寶玲介紹道：“美國(guó)國(guó)家檔案館館藏100億張紙質(zhì)文件，30萬卷電影膠片，500萬張地圖、圖表、建筑圖紙，20萬盒音像制品，900萬張航拍照片，1400萬張靜止畫面與海報(bào)，62.7萬余件手工制品以及其他材料?！盵10]高瑛介紹道：“據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國(guó)國(guó)家檔案館每年接待的利用者達(dá)6萬至7萬人，網(wǎng)上利用的更是不計(jì)其數(shù)?！盵11]

對(duì)于美國(guó)國(guó)家檔案館館藏，為了計(jì)算方便，也按照上述方法，將利用的檔案資料都?xì)w為紙質(zhì)檔案，同時(shí)，只用紙質(zhì)檔案量作館藏進(jìn)行計(jì)算利用率。紙質(zhì)檔案頁換算為件的問題，按照平均每10頁為一件和平均每30頁為一件兩種方式分別計(jì)算。對(duì)于檔案利用并沒有給出具體的檔案利用件數(shù)，這里做這樣的處理，利用人次按照網(wǎng)上利用是來館利用的5倍計(jì)算，6萬至7萬人按照7萬人計(jì)算，利用人次則為49萬人次。按照1991年接待利用者21.4950萬人次及向讀者提供檔案資料37.9131萬件的數(shù)據(jù)，那么，1991年平均每人次利用檔案約1.76件次。也就是利用者每利用1人次就相對(duì)地利用檔案1.76件次。那么，49萬人次，相對(duì)地利用檔案就是86.24萬件次。以平均每10頁為一件，那么，100億頁美國(guó)國(guó)家檔案館館藏紙質(zhì)檔案則大概為10億件檔案。這樣，2009年美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率就為：

86.24（萬件）÷100000（萬件）×100%≈0.086%

以平均每30頁為一件，100億頁美國(guó)國(guó)家檔案館館藏紙質(zhì)檔案則大概為3.3333億件檔案。這樣，2009年美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率就為：

86.24（萬件）÷33333（萬件）×100%≈0.258%

0.086%或者0.258%的美國(guó)國(guó)家檔案館檔案利用率，則更是讓人震驚，這同樣說明在美國(guó)國(guó)家檔案館檔案利用與99.5%以上的館藏沒有關(guān)系，也就是說利用的檔案是館藏的很少部分。而且，這比美國(guó)國(guó)家檔案館1991年的0.126%或0.379%檔案利用率又低了近50%。而美國(guó)國(guó)家檔案館館藏量（紙質(zhì)檔案）從1991年的30億頁增加到2009年的100億頁，增加了兩倍多。這說明美國(guó)國(guó)家檔案館從1991年到2009年雖然館藏量增加了，但利用率卻下降了。

3 我國(guó)檔案館檔案利用率

對(duì)于我國(guó)檔案館檔案利用率，這里選擇綜合檔案館作為統(tǒng)計(jì)分析對(duì)象，選擇我國(guó)全國(guó)綜合檔案館、中央檔案館、北京市檔案館、貴州遵義縣檔案館的檔案利用情況進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)分析。表1為1991-2017年的全國(guó)綜合檔案館館藏檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，數(shù)據(jù)來源于國(guó)家統(tǒng)計(jì)局國(guó)家數(shù)據(jù)網(wǎng)站[12]，統(tǒng)計(jì)的時(shí)間是因?yàn)檫@是國(guó)家統(tǒng)計(jì)局國(guó)家數(shù)據(jù)網(wǎng)站公布的數(shù)據(jù)的上下限。

從表4中可以看出，貴州遵義縣檔案館1983-2010年館藏檔案利用率最高的為39.02%，最低的為0.62%，平均檔案利用率為6.35%。檔案利用卷件次最高的1988年年利用檔案達(dá)到了1.66萬多卷件次。這是一個(gè)經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的縣級(jí)檔案館的最高年利用檔案數(shù)，已經(jīng)相當(dāng)不低了。

4 中美檔案館具體檔案利用率比較

雖然，美國(guó)國(guó)家檔案館檔案利用率只有兩個(gè)年度的，但是，相隔近20年，也具有一定的代表性。而我國(guó)的檔案館檔案利用率由于數(shù)據(jù)來源不同，無法統(tǒng)一年度，而且，與美國(guó)的國(guó)情也不同，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的年度數(shù)據(jù)對(duì)比并沒有多少實(shí)際意義。所以本文采取有多少數(shù)據(jù)就用多少數(shù)據(jù)的方法，因?yàn)?，越多年度的?shù)據(jù)越接近客觀實(shí)際。對(duì)于美國(guó)國(guó)家檔案館最高檔案利用率按0.38%計(jì)，最低利用率按0.09%計(jì)，平均利用率取最高與最低利用率的中間值，為0.23%，其他比較數(shù)據(jù)同此。表5為美國(guó)國(guó)家檔案館與我國(guó)全國(guó)綜合檔案館檔案利用率的比較。

從表8中可以看出貴州遵義縣檔案館檔案利用率最高是美國(guó)國(guó)家檔案館的101.68倍，最低是7.89倍，平均是26.61倍。

從以上的中美檔案館具體檔案利用率的比較中可以看出，我國(guó)檔案館的檔案利用率并沒有像研究者認(rèn)為的那么低，美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率也沒有像研究者認(rèn)為的那么高。而且就我國(guó)全國(guó)綜合檔案館的整體上說檔案利用率平均高出美國(guó)國(guó)家檔案館19.39倍。最高的竟是我國(guó)一個(gè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的縣級(jí)檔案館，竟高出美國(guó)國(guó)家檔案館最高利用率的101.68倍。就本文統(tǒng)計(jì)的所有利用情況來說，只有兩個(gè)年度的利用率與美國(guó)國(guó)家檔案館的最高檔案利用率基本持平，其他的均超過美國(guó)國(guó)家檔案館的最高檔案利用率。結(jié)論是我國(guó)檔案館的檔案利用率不僅高于美國(guó)檔案館的檔案利用率，而且是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于美國(guó)檔案館的檔案利用率。

我國(guó)檔案館不僅檔案利用率比美國(guó)的高，而且，就某一檔案館某一年度的檔案利用量來說，也不比美國(guó)國(guó)家檔案館的低，甚至是高出若干倍。美國(guó)國(guó)家檔案館1991年利用檔案資料37.9131萬件，而美國(guó)國(guó)家檔案館是由總館及12個(gè)分館組成的，如果平均到這13個(gè)館中，其每個(gè)館的檔案利用量則為2.9164萬件。中央檔案館檔案利用量最高的9.7958萬卷、萬件次，北京市檔案館檔案利用量最高的14.4584萬卷、萬件次，都比美國(guó)國(guó)家檔案館平均量高出許多。就是貴州遵義縣一個(gè)縣級(jí)檔案館檔案利用量最高的1.6625萬卷、萬件次，比美國(guó)國(guó)家檔案館的平均量也不差多少。

5 結(jié)論與建議

比較研究的意義在于“幫助人們認(rèn)識(shí)各種社會(huì)現(xiàn)象的異同，把握其實(shí)質(zhì)與規(guī)律性”。[15]以往中美檔案比較研究關(guān)注的基本上是差異，本研究雖然是從中美檔案館館藏檔案的利用率差異入手，但研究目的并不是只關(guān)注誰多誰少，非要比個(gè)高低，分個(gè)優(yōu)劣，而試圖從不同和差異中尋找共性與規(guī)律。經(jīng)過分析研究，可以認(rèn)為，中美檔案館館藏檔案利用具有如下三個(gè)共性：

第一，中美檔案館館藏檔案利用都具有“用少性”。這是中美檔案利用具有的共性特征，“用少性”或許也是世界檔案利用的共性特征。這一結(jié)論是否正確，需要進(jìn)一步研究，特別是通過大規(guī)模翔實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行證偽。由于條件與能力局限，筆者目前力所不及，希望有質(zhì)疑、有興趣、有條件的同仁加入其中。

第二，館藏增加無助于館藏檔案利用率的顯著提高。在既有檔案利用研究中，增加館藏幾乎是所有研究者開出的提高館藏利用率的“良方”。但上述分析的結(jié)果并不支持這劑“良方”，中美檔案館都有館藏增加而利用率逐漸下降的趨勢(shì)。

第三，信息開放程度、信息獲取方便程度與檔案館利用率或成反比。通常被認(rèn)為技術(shù)先進(jìn)、開放度高的美國(guó)國(guó)家檔案館的檔案利用率不如中國(guó)一些市縣級(jí)檔案館的檔案利用率高，顛覆了許多人多年的認(rèn)知，似乎難以相信。但美國(guó)國(guó)家檔案館近幾十年利用率下降和我國(guó)全國(guó)綜合檔案館檔案利用率下降卻是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，而現(xiàn)在無論美國(guó)，還是在我國(guó)，信息的開放程度和信息獲取的方便程度都高于過去，也是不爭(zhēng)的事實(shí)。檔案“休閑利用”也許正是這種趨勢(shì)下檔案館刷存在感，以獲得撥款的無奈之舉，尤其是在美國(guó)，“檔案經(jīng)費(fèi)與利用率是掛鉤的”。[16]

除了上述三個(gè)結(jié)論之外，就類似中外比較研究提兩點(diǎn)建議：

第一，有關(guān)“美國(guó)檔案利用率高于我國(guó)檔案利用率”“我國(guó)檔案利用遠(yuǎn)落后于美國(guó)檔案利用”的說法可以休矣。一方面希望研究者，特別是年輕研究者，看到或引用類似結(jié)論時(shí)，一定要慎重。不能僅憑感覺就輕易相信，最好先扒一扒數(shù)據(jù)，仔細(xì)計(jì)算一下，看看結(jié)論是怎么來的，是否正確，靠不靠譜，切勿人云亦云，成為以訛傳訛的“傳聲筒”。另一方面希望有機(jī)會(huì)出國(guó)考察的同志，能夠在考察時(shí)，多問一句，細(xì)問一下，多帶回來些可供研究的數(shù)據(jù)，多一些數(shù)據(jù)分析，少一些主觀“印象”。

第二，比較研究中應(yīng)當(dāng)遵循可比性原則。在進(jìn)行此類中外檔案比較研究時(shí)，須要做足、做好“功課”，對(duì)擬比較的雙方盡可能多、盡可能細(xì)地做到知己知彼。但凡“進(jìn)行比較性舉例時(shí)，樣本取樣應(yīng)當(dāng)遵循可比性原則，留意樣本間的可比性，增強(qiáng)研究結(jié)論的可信度”。[17]注重比較與被比較兩者之間的可比性，重視得出結(jié)論啟示的依據(jù)的可靠性和可溯源性。

進(jìn)行這樣的研究對(duì)于筆者來說是第一次，實(shí)在感到力不從心，還請(qǐng)諸位同仁批評(píng)指正。

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（作者單位：劉東斌，濮陽市檔案館;吳雁平，開封市檔案館? 來稿日期：2019-06-15）