文/張海燕

絕大多數(shù)的電子檔案信息都對企事業(yè)單位的正常運轉具有非常重要的指導作用。因此,進一步加強檔案信息化建設和管理對于企事業(yè)單位的穩(wěn)定、健康、科學發(fā)展具有非常重要的意義,本文以加強檔案信息化建設和管理工作的重要性和我國傳統(tǒng)紙質檔案建設和管理工作的不足之處為探究起點,具體分析并闡述檔案信息化建設和管理對策,自上而下、由內而外的分析如何加強檔案信息化建設和管理工作,具體如下。

1 電子技術簡介

1.1 電子技術的含義和特點

電子技術科技是一種新興于十九世紀末、二十世紀初的科學技術，是 利用電子元器件來設計各種電路以滿足現(xiàn)實生活需要的一種技術?，F(xiàn)代電子技術已經滲透到人類方方面面，在現(xiàn)代世界無處不在，在物聯(lián)網(wǎng)、智能家居的發(fā)展中電子 技術將會發(fā)揮重要的作用；電子技術發(fā)展趨勢和特點，可用“五化”來概括，即：條件極端復雜化；微型化；綠色化；集成化；高精度，多功能和智能化。該技術涉 及到信息、電子、材料、能源、管理等方面的知識。對檔案信息化建設來說，電子技術的應用無疑是大幅度提升了檔案管理的效率和質量，也極大的節(jié)省了時間和人力成本。

1.2 電子技術在檔案信息化建設和檔案管理中的作用

1.2.1 提高工作效率和工作質量

電子檔案能夠很大程度上保證整體工作的正常運轉,高效、科學的檔案信息化建設和管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質量。

1.2.2 提高信息管理質量

重要的檔案信息是非常寶貴的資源，所以必須提升電子檔案管理質量,才能保證這些檔案的利用率和安全性，從而發(fā)揮這些電子檔案信息的現(xiàn)實價值,因此,進一步加強檔案信息化建設和管理工作是非常重要的。

1.2.3 提升的整體管理水平

檔案信息化建設和管理工作是推動工作水平不斷提升的重要力量,如今,我國各企事業(yè)單位等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門,足可見加強檔案信息化建設和管理工作對于提升管理水平水平的重要性。

2 關于檔案信息化建設和管理的若干建議

2.1 制定更加科學、高效的電子檔案資源管理制度

有效且完善的電子檔案資源管理制度可以對檔案信息化建設和管理工作起到統(tǒng)籌和監(jiān)管的作用，為促進企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的便利。所以，科學的制度對進行檔案信息化建設和管理是非常重要的。

2.2 在電子技術研發(fā)和應用方面應該加強相關性投入

檔案信息化建設和管理需要依靠電子技術，所以，必須在中電子技術研發(fā)和應用方面投入一定的資金、技術和人員,這也決定著檔案信息化建設和管理工作建設的信息化水平。因此，各企事業(yè)單位領導人員要高度重視電子技術研發(fā)和應用工作，并加大投資和扶持力度。

2.3 推動檔案管理信息化建設

“寬帶中國”戰(zhàn)略下，“寬帶”檔案的概念應運而生，在信息化背景下，檔案應利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢打造“電子檔案管理機構+遠程監(jiān)管機構”一體化檔案信息管理平臺，依托社會公共服務實現(xiàn)電子檔案管理資源全覆蓋，對于一些高檔檔案，還可以組建“網(wǎng)上檔案室”。

2.4 加強電子檔案管理實驗區(qū)和示范區(qū)建設

信息化背景下，檔案資料可實現(xiàn)集中化處理，基于這一點，就可以建立電子檔案管理實驗區(qū)和示范區(qū)，即將所用的檔案資料投入其中，建立一塊有規(guī)模、系統(tǒng)化的信息化檔案管理試點，同時在利用信息化優(yōu)勢不斷擴充和優(yōu)化原有的檔案資料，從而發(fā)揮這些教育試點的示范、帶頭作用。

2.5 開放共享檔案資料

信息化背景下，檔案館的檔案資料其實始終是呈一種“流動”狀態(tài)的，即意味著大家共享檔案資料，檔案資料自身也可實現(xiàn)擴充和進化。因此，開放共享檔案資料，從而進一步擴大信息化優(yōu)勢，對優(yōu)化電子檔案管理資源具有非常重要的意義。當然，開放共享也要注意適當適度，有些重要的檔案資料，還是要嚴格保密。

3 結束語

綜上可知,我國的傳統(tǒng)檔案信息化建設和管理工作無論從管理理念、管理過程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足,為加快檔案信息化建設和管理步伐，就必須從全局出發(fā),加強管理并加大投資力度，并重視檔案的保存、保密工作,上述建議只是筆者的淺見,希望能為推動檔案信息化建設和管理工作的進一步提升提供幫助。