李巖 海洋石油工程股份有限公司海洋工程技術服務分公司

石油化工本身就性質(zhì)就十分特殊，在具體運營過程中會受到各項因素的影響，在實際生產(chǎn)過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種事故，這也更加突出了建設項目檔案的重要性，因此，必要做好對建設項目的檔案管理工作的分析。

1 分析建設檔案管理存在的問題

1.1 意識差，責任不明

建設基建過程中，存在重建設，輕管理現(xiàn)象。因為工作人員對于項目建設管理重要性的認識不足，沒有對職責進行詳細劃分，施工人員的流動性大，單位中的管理人員通常都是通過兼職的方式對相應的工作進行處理，無法及時對工程施工期間產(chǎn)生的各項文件歸檔。同時，因為參與工程建設的單位較多，每個單位在實際施工中都會形成工程檔案，無法實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

1.2 檔案處理與工程建設無法同步進行

由于石油基建工程的規(guī)模較大，這就導致工程的建設中期較差，在漫長的工程建設過程中，經(jīng)常會與遇到各種問題。工程實際建設過程中，由于檔案管理人員對于基本建設程序的了解有限，而檔案管理人員又不懂得工程的基本建設程序，無法對工程的建設進行合理指導，這將會導致工程建設中的施工圖紙、關鍵文件材料等各項變更，以上問題的存在，會導致檔案處理與工程建設無法同步進行，導致工程檔案管理工作無法發(fā)揮出應有的作用，進而會引發(fā)工程質(zhì)量偏低、無法按期竣工等各項問題。

1.3 數(shù)字化水平偏低

受歷史遺留因素影響，我國石油基建項目檔案資料庫存中的數(shù)據(jù)量較大，同時，基礎項目建設期間會經(jīng)歷多次的修改，建筑物的具體結(jié)構(gòu)，以及內(nèi)部的設備都會發(fā)生不同程度改變，形成的工程的文件數(shù)量不斷增多，這就加大了工程檔案數(shù)字的內(nèi)容和標準。同時，由于基本建設項目檔案數(shù)字化內(nèi)容本身具有不確定性，圖紙幅大，在具體保存過程中需要的時間較長，數(shù)字化過程中面臨著一定的難度，這都對基建項目檔案水化造成了不同程度的制約。

2 解決項目檔案管理問題的有效措施

2.1 增強意識，明確責任

石油基建單位在基建項目建設前，就應當指派專人對檔案管理相關的知識內(nèi)容進行培訓，提高相應工作人員對檔案管理工作內(nèi)容的重視。同時，要明確各個部門在具體工作中的具體職責。在實際工作過程中，要將基本建設項目管理工的具體質(zhì)量情況納入到領導的責任制中，對相應領導人員的具體工作責任進行明確。施工單位和監(jiān)理單位在具體工作過程中，要及時的將資料列入到職責范圍內(nèi)，并且內(nèi)容要完整、準確，對檔案收集人員進行明確，指定其完成對項目文件內(nèi)容的收集，以及做好相應的歸檔工作。建設檔案管理人員在實際工作中要不斷加強自身的責任感，在具體作業(yè)過程中，針對基礎項目設計單位多，收集工作人員繁重情況，應當加強與不同部門的溝通，做好相應的協(xié)調(diào)工作，利用內(nèi)部網(wǎng)絡，對工程的實際施工進度進行全程溝通，主動參與到工程項目的建設中，在對工程項目有一個全面了解的基礎上，完成相應的業(yè)務指導工作。

2.2 合理利用制度使檔案收集和工程項目建設可以同步進行

在項目檔案管理過程中，對企業(yè)內(nèi)控流程和管理制度的合理應用，將基本建設項目檔案管理工作合理的納入到基建工程項目的劇吐管理中，從而使基建檔案和工作建設兩者可以同步進行，由源頭提高項目檔案管理工作的最終質(zhì)量。在基建工程計劃中，將項目檔案工作作為整個工作的一項重要內(nèi)容，使檔案管理工作與基礎工程的整體建設能夠同步進行[3]。也就說，在申請項目立項時，就要對基建文件進行收集，整理，并且要需做好對各項內(nèi)容的審查；項目竣工驗收時，對項目文件進行歸檔驗收。通過監(jiān)理工程合同簽訂、工程監(jiān)理等法律約束機制，構(gòu)建檔案歸檔準備金制制度等，確保檔案監(jiān)理工作的質(zhì)量能夠達到人們期望的標準。與此同時，作為檔案部門在實際工作過程中，要與企業(yè)的計劃部門和建設部門做好管理流程的銜接工作，進而完成對檔案歸檔各項工作的合理控制。

2.3 加強現(xiàn)代化管理水平建設

油田數(shù)字化，檔案信息化建設的，以及人們在對各項檔案信息內(nèi)容的合理應用都對檔案數(shù)字化提出了更高的要求。在實際工作期間，相應的工作人員應當對項目檔案數(shù)字化內(nèi)容進行合理的論證，并且要做好相應調(diào)研工作，依據(jù)相應的工作結(jié)果，對數(shù)字化范圍進行確定，針對重點項目并且改造、使用頻繁，同時，需要通過合理的措施進行保護的基建項目檔案應當優(yōu)先實現(xiàn)數(shù)字化。在充分考慮實際情況的基礎上，構(gòu)建項目電子檔案數(shù)據(jù)庫，對涉及到的各項數(shù)據(jù)內(nèi)容要做好相應的備份工作，并且要對各項數(shù)據(jù)進行安全管理，對于無涉密項目檔案，可以通過電子文件的方式進行上傳，逐步實現(xiàn)對項目檔案的遠程閱覽、查詢，從而使檔案的利用效率能夠得到進一步提升。

3 結(jié)束語

石油行業(yè)是一項危險性較高的行業(yè)，基建項目檔案在工程項目的建設、應用、改建過程中都發(fā)揮著重要作用。在基本項目檔案管理過程中，應當通過增強意識，明確責任；合理利用制度使檔案收集和工程項目建設可以同步進行；加強現(xiàn)代化管理水平建設幾個方面入手，使項目檔案管理水平可以得到進一步提高，提高項目工程的最終質(zhì)量。