摘 要：文章在闡述大學(xué)生檔案管理的重要性基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)階段大學(xué)生檔案管理面臨的主要困境，有針對(duì)性的對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的改進(jìn)策略進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生;檔案管理;困境;對(duì)策

高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容主要是學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、思想動(dòng)態(tài)、成績(jī)和個(gè)人基本信息等內(nèi)容，學(xué)生檔案主要是為了讓他們?cè)谶M(jìn)入社會(huì)后用人單位以此查看他們的情況。但是這些內(nèi)容還不夠豐富，不能使用人單位充分通過(guò)學(xué)生檔案了解學(xué)生，他們需要更加詳細(xì)和全面的檔案內(nèi)容。

一、高校大學(xué)生檔案管理的重要性

大學(xué)生檔案里面包括學(xué)生在校期間的表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲等真實(shí)信息，是學(xué)生檔案不可或缺的內(nèi)容。還包括了學(xué)生各學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍卡;學(xué)生各個(gè)時(shí)期的所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)及懲罰記錄;學(xué)生各個(gè)階段的體檢卡;學(xué)生各個(gè)階段的成績(jī)表現(xiàn);學(xué)生入團(tuán)、入黨相關(guān)材料等。就目前情況來(lái)看，一般只有國(guó)企或少部分企業(yè)有存放學(xué)生檔案的系統(tǒng)，大部分私企都沒(méi)有要求學(xué)生提供檔案，學(xué)校也只允許學(xué)生將檔案暫時(shí)放在學(xué)校兩年，過(guò)后會(huì)要求沒(méi)有將檔案轉(zhuǎn)走的學(xué)生將檔案轉(zhuǎn)移到原檔案存檔地，即大學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移到所在大學(xué)的原籍單位，基本這個(gè)原籍單位就是學(xué)生的戶籍所在地的市區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)。

大學(xué)檔案里面的內(nèi)容都是學(xué)生在校的真實(shí)表現(xiàn)記錄，為用人單位提供了重要的在校期間表現(xiàn)參考。高校的大學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)出時(shí)一般是學(xué)校直接轉(zhuǎn)出，不通過(guò)學(xué)生，如果轉(zhuǎn)出后有單位接收，那么就會(huì)被接收單位進(jìn)行繼續(xù)保管，如果沒(méi)有相應(yīng)的部門接收，就可能造成大學(xué)生檔案的丟失等問(wèn)題，這不僅不利于學(xué)生在今后需要檔案時(shí)及時(shí)找到檔案，也不利于用人單位更好地了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，特別是國(guó)企單位對(duì)大學(xué)生檔案非常重視，將大學(xué)生檔案當(dāng)作考核和選拔的重要依據(jù)。

二、目前大學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

目前，高校普遍給予大學(xué)生檔案以高度重視，但依然存在著一些突出的問(wèn)題。具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理人員專業(yè)性水平有待提升

高校的大學(xué)生檔案管理一般是由各個(gè)學(xué)生所在的系進(jìn)行管理，缺少專業(yè)的部門管理大學(xué)生檔案，這就不利于大學(xué)生檔案的安全保管。同時(shí)也沒(méi)有專業(yè)的人員開(kāi)展大學(xué)生檔案管理工作，使得大學(xué)生檔案的保密系數(shù)降低，容易造成檔案信息泄露。很多檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且素質(zhì)較低，使得檔案管理流于形式，不能取得良好的檔案管理效果。

（二）缺乏對(duì)大學(xué)生檔案管理必要的法律法規(guī)支撐

雖然我國(guó)出臺(tái)了一些有關(guān)檔案管理的法規(guī)，但是沒(méi)有專門的大學(xué)生檔案管理相關(guān)法規(guī)，這就使得大學(xué)生檔案管理無(wú)章可依，導(dǎo)致管理出現(xiàn)很多不規(guī)范的行為。由于缺乏必要的法律法規(guī)層面的支撐，不利于提升大學(xué)生檔案的科學(xué)性和規(guī)范性，不利于大學(xué)生檔案的管理以及檔案管理效率的提升，造成大學(xué)生檔案管理的混亂。

三、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

結(jié)合現(xiàn)階段大學(xué)生檔案管理面臨的主要困境，下文有針對(duì)性的對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的改進(jìn)策略進(jìn)行探索。具體如下：

（一）完善大學(xué)生檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

完善大學(xué)生檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，從法律法規(guī)層面為大學(xué)生檔案管理工作提供有力的保障。具體如下：

一是，根據(jù)大學(xué)生檔案管理的實(shí)際情況出臺(tái)相關(guān)的法規(guī)，使高校的檔案管理有章可依，為高校更規(guī)范的開(kāi)展檔案管理工作提供有利的條件，促進(jìn)大學(xué)生檔案管理質(zhì)量的提高。

二是，加大檔案管理法規(guī)宣傳力度，使所有師生都樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，從而讓他們知道大學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生今后工作的重要影響，使全校共同為提高檔案管理工作努力。各院和各系的工作人員要相互配合，共同做好大學(xué)生檔案管理的每個(gè)工作環(huán)節(jié)，包括審核、收集和整理等，并將檔案完整的送到檔案管理處，為檔案的規(guī)范管理提供有利的條件。

三是，高校應(yīng)依據(jù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)加強(qiáng)高校檔案管理工作宣傳，要求學(xué)生必須嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案填寫(xiě)，所提供的信息必須真實(shí)有效，而檔案管理人員要不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，把控好管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，從而確保檔案管理的有效性，避免出現(xiàn)檔案丟失和損壞等情況。

（二）采取多樣化的大學(xué)生檔案管理方法

大學(xué)生檔案資料繁多，管理起來(lái)比較麻煩，因此，檔案管理人員要采用多種管理方式，既能減輕檔案管理人員的工作壓力，還能使整個(gè)檔案管理更加科學(xué)有序，降低檔案管理成本。比如有些檔案必須要求以紙板形式保存，這就需要管理人員要做好紙板存檔工作，注意存檔環(huán)境和存檔方式，避免使紙板檔案出現(xiàn)損壞的情況，盡量延長(zhǎng)檔案的保存年限;進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)，將紙板檔案信息錄入電子系統(tǒng)中，從而對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，使檔案更便于查找和保存;對(duì)于電子檔案信息，管理人員要進(jìn)行備份，同時(shí)要對(duì)電子檔案信息進(jìn)行定期整理、檢查等，確保按信息管理流程執(zhí)行，從而使電子檔案管理更加規(guī)范化。

（三）高度重視大學(xué)生檔案內(nèi)容的收集整理

在大學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)高度重視大學(xué)生檔案內(nèi)容的收集整理。具體如下：

一是，在大學(xué)生檔案資料收集環(huán)節(jié)，要注意資料的完整性，紙板的資料填寫(xiě)必須要制定嚴(yán)格的規(guī)范，所使用的紙張及筆等工具必須統(tǒng)一要求，并要求整個(gè)頁(yè)面沒(méi)有涂改，字跡清晰準(zhǔn)確，而且除了特殊要求外，一律要求原件存檔。

二是，在大學(xué)生錄取后就要開(kāi)始進(jìn)行，入學(xué)后要根據(jù)班級(jí)及專業(yè)特點(diǎn)，按照國(guó)家相關(guān)檔案收集要求進(jìn)行檔案信息收集，比如學(xué)生的年齡、性別、專業(yè)、家庭成員、政治面貌等，將這些信息收集起來(lái)后及時(shí)放到大學(xué)生檔案資料中。

三是，收集對(duì)大學(xué)生有用的其它信息，比如各科科研成果、各類證書(shū)等，從而使大學(xué)生的檔案內(nèi)容更加豐富，更利于大學(xué)生更好地就業(yè)，提高用人單位對(duì)大學(xué)生的評(píng)價(jià);還可以為大學(xué)生建立心理檔案，關(guān)注他們的各類心理問(wèn)題，并及時(shí)幫助他們解決心理問(wèn)題，促進(jìn)他們積極地與他人進(jìn)行溝通和交流，從而使他們健康全面的向前發(fā)展。

（四）加強(qiáng)高校專業(yè)化檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

目前高校大學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，且缺乏專業(yè)性，這就需要高校檔案管理人員不斷提高其管理水平，將傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化的檔案管理相結(jié)合，從而提高檔案管理效率。同時(shí)，檔案管理人員要不斷提高自身的素質(zhì)，樹(shù)立正確的檔案服務(wù)意識(shí)，對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終堅(jiān)持“以人為本”，幫助大學(xué)生解決各種檔案問(wèn)題，從而建立起與他們之間相互信任的關(guān)系，為共同做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。此外，高校還要聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，并對(duì)非專業(yè)的其它檔案管理人員進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)，提高他們的管理知識(shí)和管理水平，并要求他們持證上崗，從而提高整個(gè)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和綜合水平。

四、結(jié)語(yǔ)

大學(xué)生檔案信息內(nèi)容是大學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲及取得的榮譽(yù)等，這不僅是學(xué)生大學(xué)階段學(xué)習(xí)的真實(shí)寫(xiě)照，也是用人單位用來(lái)評(píng)價(jià)、考核大學(xué)生的重要參考資料，所以要適度的讓大學(xué)生知道自身檔案內(nèi)容，從而讓他們?cè)趹?yīng)聘時(shí)更好地利用里面的優(yōu)勢(shì)信息，提高用人單位的滿意度。同時(shí)，大學(xué)生還要了解檔案中披露自身的不足信息，并正視這些不足，從實(shí)際出發(fā)，不斷地改正這些不足，促進(jìn)自身的不斷完善，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，并樹(shù)立正確的三觀，使他們更好地立足于社會(huì)中，促進(jìn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：常佳（1984.08- ），女，陜西榆林人，本科，檔案初級(jí)，研究方向：檔案。