段莉莉

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實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的策略分析

段莉莉

（深圳市科智管理咨詢有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)和信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。此種社會(huì)背景下，檔案庫(kù)房的建設(shè)也朝向智能化的方向發(fā)展，可以說(shuō)實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理成為了檔案庫(kù)房管理的必然需求?；跈n案庫(kù)房對(duì)于檔案的管理重要作用，將進(jìn)一步分析檔案庫(kù)房一體化智能管理的策略，以期為檔案庫(kù)房管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

檔案庫(kù)房一體化；智能管理；信息安全；管理系統(tǒng)

我國(guó)檔案庫(kù)房成立時(shí)間比較早，但在20世紀(jì)70年代以前，檔案庫(kù)房的管理一直處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)。隨著改革開(kāi)放，國(guó)家意識(shí)到檔案庫(kù)房管理的重要性，投入了大量的人力、物力、財(cái)力力來(lái)整理、修建、改造檔案庫(kù)房，并出臺(tái)了相關(guān)的政策法規(guī)來(lái)詳細(xì)規(guī)范檔案庫(kù)房的管理。伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展給我國(guó)的檔案庫(kù)房管理帶來(lái)了新的契機(jī)。因此，本文將詳細(xì)分析實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的策略。

1 檔案庫(kù)管理所面臨的問(wèn)題

1.1 檔案庫(kù)房管理的手段落后、單一

通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案庫(kù)房管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的檔案庫(kù)房的數(shù)量在近年來(lái)呈現(xiàn)幾何式的增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理方式依然以人力為主，在面對(duì)大量的檔案入庫(kù)時(shí)，需要將檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案調(diào)閱?？梢哉f(shuō)檔案庫(kù)房繁雜的檔案管理工作需要大量的人力進(jìn)行整理，但工作效率卻極其低下。傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理方式已經(jīng)不能夠滿足大量檔案需要入庫(kù)的需求，落后、單一的管理方式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)[1]。

1.2 檔案調(diào)閱較慢，無(wú)法滿足人們的需求

檔案庫(kù)房保管著各類(lèi)重要檔案，群眾在日常的生活中辦理一些事情時(shí)經(jīng)常會(huì)用到檔案。傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理方式在檔案調(diào)閱時(shí)效率比較低下，增加了群眾在調(diào)檔時(shí)的等待時(shí)間，無(wú)法有效滿足人們的需求。

1.3 檔案庫(kù)房智能化的過(guò)程中缺乏足夠的資金

檔案庫(kù)房智能化過(guò)程中需要配置高性能的電腦、龐大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備以及智能化的系統(tǒng)等作為檔案庫(kù)房智能化的基礎(chǔ)。這些信息技術(shù)的投入需要大量的資金，部分檔案庫(kù)房的管理者沒(méi)有及時(shí)意識(shí)到檔案庫(kù)房智能化的重要性，沒(méi)有對(duì)檔案庫(kù)房的管理投入足夠的資金進(jìn)行電子信息設(shè)備的采購(gòu)，使檔案庫(kù)房智能化的過(guò)程缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，阻礙了檔案庫(kù)房智能化的發(fā)展。

1.4 不能有效確保檔案庫(kù)房的信息安全

檔案庫(kù)房管理的核心在于檔案資料，檔案庫(kù)房智能化的過(guò)程必然要將檔案庫(kù)房的管理網(wǎng)絡(luò)置于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，檔案庫(kù)里大多為機(jī)密性文件，如何使檔案庫(kù)房在受到外網(wǎng)攻擊時(shí)能夠確保信息數(shù)據(jù)的安全與保持系統(tǒng)的基本使用功能成為了工作的關(guān)鍵。尤其是在面對(duì)電子病毒入侵時(shí)，如何能有效阻擋病毒，避免電子病毒入侵態(tài)勢(shì)的擴(kuò)大化，及時(shí)殺毒成為了工作的重點(diǎn)。可以說(shuō)在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，有效避免黑客的入侵以及電子病毒的傳播才能夠有效確保檔案庫(kù)房的信息安全[2]。

2 實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的策略

根據(jù)對(duì)我國(guó)檔案庫(kù)房現(xiàn)狀中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，在實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理的過(guò)程中要投入足夠的資金，購(gòu)買(mǎi)高性能的電子設(shè)備，選用合理、科學(xué)的智能管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案庫(kù)房管理人才，建立檔案庫(kù)房網(wǎng)絡(luò)安全管理。

2.1 加強(qiáng)重視，選擇合理智能管理系統(tǒng)

檔案庫(kù)房管理智能化的進(jìn)程離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，因此提高對(duì)檔案庫(kù)房管理重視程度，讓其意識(shí)到檔案庫(kù)房一體化智能管理，既是檔案管理工作自身的需要，也是社會(huì)發(fā)展的需要，從而加大對(duì)庫(kù)房檔案管理的資金投入，為檔案庫(kù)房管理采購(gòu)高性能的電腦和管理系統(tǒng)。在檔案庫(kù)房一體化智能管理建設(shè)過(guò)程中，系統(tǒng)是其運(yùn)行的核心，只有智能化的管理系統(tǒng)才能避免人工管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠有效解決效率低下的問(wèn)題，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理的一體化、智能化、實(shí)時(shí)化與合理化等。

檔案庫(kù)房的智能管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上應(yīng)該滿足以下幾種條件[3]：①確保系統(tǒng)的可操作性。檔案庫(kù)房的管理是面向全體用戶的，因此在進(jìn)行智能管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮檔案管理人員計(jì)算機(jī)平均操作水平。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不能過(guò)于復(fù)雜，符合檔案管理人員的常規(guī)認(rèn)知與使用習(xí)慣，在系統(tǒng)的界面上要做到簡(jiǎn)潔、大方，系統(tǒng)的操作上要保障基本的功能齊全，程序簡(jiǎn)單、人性化。②確保系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性。檔案庫(kù)房智能化管理中要確保各個(gè)檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)有效上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中。要充分考慮整個(gè)智能化系統(tǒng)在工作時(shí)所需要相應(yīng)程序的時(shí)間與處理時(shí)間，能夠迅速對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、篩查、分析以及保存等。③確保系統(tǒng)的安全性。檔案庫(kù)房的管理屬于保密性質(zhì)的管理，對(duì)庫(kù)房中的檔案資料保管過(guò)程中，要注重對(duì)其進(jìn)行保密。進(jìn)一步要求在設(shè)計(jì)智能系統(tǒng)時(shí)要運(yùn)用多種手段來(lái)確保系統(tǒng)的安全性，比如密碼登錄界面、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置、二級(jí)密碼等等來(lái)進(jìn)一步確保檔案庫(kù)房檔案資料的信息安全。在檔案庫(kù)房一體化智能管理的過(guò)程中，把智能管理的核心——智能管理系統(tǒng)做好才能夠確保檔案庫(kù)房一體化管理有效開(kāi)展。

2.2 選用智能密集架控制系統(tǒng)，提高檔案調(diào)閱整理的速度

檔案庫(kù)房一體化智能管理過(guò)程中，如何提高檔案調(diào)閱與整理的速度成為了提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。為了進(jìn)一步確保檔案庫(kù)房的智能化管理有效開(kāi)展，要對(duì)檔案的庫(kù)房進(jìn)行改造，庫(kù)房的管理者在改造的過(guò)程中可以采用智能電動(dòng)密集架，具有非常強(qiáng)的抗干擾能力，打破了傳統(tǒng)的單片機(jī)控制系統(tǒng)中功能單一的局面，新型的智能電動(dòng)密集架可以與工作電腦、手持PDA進(jìn)行相連，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的升級(jí)。讓檔案庫(kù)房的架體在運(yùn)行過(guò)程中更加高效、安全，可以自由切換手動(dòng)與電動(dòng)，且新型的智能電動(dòng)密集架具備左右雙開(kāi)的功能，無(wú)論在檔案的調(diào)取與存放上都更加方便、便捷。

在檔案庫(kù)房一體化智能管理中應(yīng)用智能密集架可以有效縮短群眾調(diào)檔等待的時(shí)間，提高自身的服務(wù)品質(zhì)，讓檔案庫(kù)房的管理更加智能化[4]。

2.3 檔案庫(kù)房一體化智能安全管理

在檔案庫(kù)房一體化智能的過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，在智能系統(tǒng)的選用上已經(jīng)具備了一定的網(wǎng)絡(luò)安全防御能力。檔案庫(kù)房管理員在日常的管理中要注重庫(kù)房檔案的保密安全，依據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案庫(kù)房的檔案進(jìn)行管理。同時(shí)要設(shè)置檔案庫(kù)房網(wǎng)絡(luò)安全巡查員，要求其具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，每日對(duì)檔案庫(kù)房的工作電腦進(jìn)行檢查、升級(jí)與殺毒，打開(kāi)電腦防火墻等相關(guān)設(shè)置，在面對(duì)黑客入侵與電子病毒傳播時(shí)能夠迅速采取措施，運(yùn)用備份系統(tǒng)迅速恢復(fù)檔案庫(kù)房智能化系統(tǒng)的基本職能。

2.4 將檔案庫(kù)房環(huán)境管理智能化

檔案庫(kù)房環(huán)境的濕度、溫度等多項(xiàng)環(huán)境因素直接關(guān)系到檔案能否有效的存放。因此在檔案庫(kù)房一體智能化的過(guò)程中要確保檔案庫(kù)房的恒溫與恒濕，對(duì)于檔案庫(kù)房的環(huán)境要全天候進(jìn)行智能檢測(cè)。因此檔案庫(kù)房管理員可以引用庫(kù)房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)對(duì)整個(gè)庫(kù)房的溫度與濕度進(jìn)行精準(zhǔn)設(shè)置，合理控制庫(kù)房的細(xì)菌、灰塵，凈化檔案庫(kù)房的空氣，從而為檔案提供良好的保存環(huán)境。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案庫(kù)房的管理中利用現(xiàn)代的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)智能系統(tǒng)，能夠有效提高檔案管理的效率，確保檔案合理保存，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案庫(kù)房一體化智能管理發(fā)展。

［1］溫靜.基于智能監(jiān)控技術(shù)的無(wú)人檔案庫(kù)房管理優(yōu)化［J］.山西檔案，2018（5）：44-46.

［2］張興.基于ZigBee無(wú)線傳感器網(wǎng)絡(luò)和Android技術(shù)的檔案庫(kù)房智能管理平臺(tái)設(shè)計(jì)［J］.山西檔案，2018（1）：59-61.

［3］張志鵬.檔案庫(kù)房智能化對(duì)檔案安全管理的探索思考［J］.數(shù)字化用戶，2018（1）：155.

［4］曾禎.如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理［J］.中外企業(yè)家，2017（33）：148-149.

2095－6835（2019）01－0108－02

G270.7

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.01.108

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕