袁國榮

呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊(duì) 山西呂梁 033000

檔案管理作為城市管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是衡量城市綜合管理水平的重要指標(biāo)之一。檔案資料為城市管理工作提供了智力支持和經(jīng)驗(yàn)保證，使城市管理工作能夠有強(qiáng)有力的依托。因此，做好城市管理檔案工作，發(fā)揮城市管理檔案對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的指導(dǎo)作用，為城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1 加強(qiáng)城市管理檔案管理工作的重要意義

1.1 為城市管理執(zhí)法提供借鑒經(jīng)驗(yàn)和參考意見

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化水平的提高，人們的思想觀念和法律意識(shí)也發(fā)生了翻天覆地的變化，法律意識(shí)和自我保護(hù)能力不斷提高。而城市管理檔案準(zhǔn)確記錄了城市發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，已經(jīng)成為城市管理相關(guān)案件中的重要證據(jù)，城市管理檔案越來越被城市管理人員所重視，城市管理檔案管理工作也因此得到了許多政府部門的支持，加之，城市檔案管理工作責(zé)任重大，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及范圍比較廣，相關(guān)政府部門要適當(dāng)?shù)卦黾淤Y金投入，提供強(qiáng)大的技術(shù)支持，將城市管理檔案管理工作作為黨和政府年度工作的內(nèi)容之一，從政策、資金以及技術(shù)等方面推動(dòng)城市管理檔案管理工作的開展[1]。

1.2 為城市發(fā)展規(guī)劃指引方向

城市檔案在國家檔案中有關(guān)鍵的作用，城管檔案是城市管理水平一個(gè)很真實(shí)的體現(xiàn)，對(duì)于城市的歷史性消息有最原始的保存，這是對(duì)過往經(jīng)驗(yàn)的最完整的沉淀。近幾年，我市也在逐漸推進(jìn)“五城同創(chuàng)”，這在社會(huì)各界中也已經(jīng)取得了較好的收效，然而物質(zhì)的文明只是城市文明中的一個(gè)基礎(chǔ)所在，這也是對(duì)城市管理問題的反饋。在某種意義上，城管檔案是城市工作的一道底片，這是從歷史的角度，對(duì)于城市的建設(shè)進(jìn)行管理與發(fā)展，并向著越來越好的城市化方向發(fā)展。

2 城市管理檔案存在問題

2.1 缺乏完整的管理制度

城市管理檔案對(duì)每一個(gè)發(fā)展中的城市都是必要的，城市檔案的歸納能夠更好地總結(jié)和反思城市發(fā)展中的錯(cuò)誤行為。但領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)城市管理檔案管理的概念更為偏執(zhí)，認(rèn)為它只記錄了城市發(fā)展的歷史，對(duì)這個(gè)城市的未來發(fā)展沒有實(shí)質(zhì)意義。這無意中阻礙了城市管理檔案的發(fā)展。在一些城市，檔案館藏管理機(jī)制不健全。新收集的城市信息沒有科學(xué)合理的分類，城市管理檔案管理工作流程也很麻煩。文件收集和管理沒有長期機(jī)制，在管理文件的過程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)則和規(guī)定。與城市管理檔案相關(guān)的許多單位只能根據(jù)自己的評(píng)估收集和分類各種信息，缺少相關(guān)沒有法律法規(guī)，造成檔案的不足和不完整[2]。

2.2 城市管理檔案信息收集渠道有限

信息收集是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，與檔案管理水平成正相關(guān)，如果檔案信息收集流程較長會(huì)降低檔案管理工作的時(shí)效性，收集的檔案信息不完整會(huì)增加檔案管理失誤的概率，這些都會(huì)拉低城市管理檔案管理工作的水平和工作效率，進(jìn)而降低城市管理檔案的參考價(jià)值?？茖W(xué)技術(shù)在城市管理檔案管理工作中的廣泛使用在提高城市管理檔案管理水平的同時(shí)，也激化了城市管理檔案資源不足和城市管理檔案管理需求增加之間的矛盾，讓城市管理檔案管理工作效果大打折扣，對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)等工作產(chǎn)生消極阻礙作用。在現(xiàn)實(shí)生活中，很多城市管理檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案所占比重較小，更容易受各種自然災(zāi)害、火災(zāi)以及人為因素等影響，保存管理難度較大[3]。

2.3 城管檔案管理不專業(yè)

無檔案管理專業(yè)人才，在進(jìn)行人員招聘的過程中，沒有高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，招聘的門檻較低，只是在社會(huì)上進(jìn)行簡單的社招，沒有重視到檔案管理所需要的專業(yè)素養(yǎng)。在人員招聘完畢后，沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，人員的專業(yè)技能無法在短時(shí)間內(nèi)得到一個(gè)較好的提升，長期重視不夠，投入不足。

3 城市管理檔案有效措施

3.1 建設(shè)嚴(yán)格的管理制度

市政府官方文件管理部門需要加大公共文件法的實(shí)際宣傳力度，同時(shí)加強(qiáng)執(zhí)法過程，及時(shí)處理違法違紀(jì)行為。創(chuàng)新檔案管理人才招聘系統(tǒng)，招聘具有檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員，完善檔案管理人員評(píng)估和晉升機(jī)制。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員需要熟悉相關(guān)立法。在開展工作的過程中找出立法缺陷，規(guī)范更詳細(xì)的文件，以更好地配合當(dāng)前城市的快速發(fā)展。我們在法規(guī)的系統(tǒng)工作中做得很好，依法做文件管理工作，確保文件管理得到妥善組織。文件管理必須遵守保密制度，一旦發(fā)生暴力行為必須嚴(yán)格懲罰。

3.2 科技興檔，加快城管檔案的信息化建設(shè)

隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，用信息技術(shù)促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化。當(dāng)前，必須充分利用一切有利條件，推動(dòng)數(shù)字化檔案的發(fā)展。為檔案管理部門配備有利的工作條件，對(duì)現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)、維護(hù)和更新，保障系統(tǒng)合理運(yùn)行。加強(qiáng)和豐富已有的信息庫，數(shù)據(jù)庫需要及時(shí)更新，在推動(dòng)檔案管理和發(fā)展的過程中，共享檔案信息化城市管理。通過城市檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)網(wǎng)上辦公，節(jié)約大量人力和資源，減少工作時(shí)間，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 招納專業(yè)的管理人才

通過管理文件意識(shí)的呈現(xiàn)，人們對(duì)管理文件管理的理解得到了提高，正確理解了城市管理文件管理對(duì)城市未來發(fā)展的積極意義。建立檔案管理等方面的定期培訓(xùn)，建立與城市管理檔案管理相關(guān)的長期培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理人員的崗位管理水平和工作效率。

4 結(jié)語

加快城市檔案管理模式的改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化進(jìn)程，豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)城市檔案管理事業(yè)的發(fā)展。