胡俊風

德州市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心 山東德州 253000

科技在發(fā)展，時代在進步，任何事物一味的因循守舊不思創(chuàng)新都將很難獲得較好的發(fā)展，檔案管理事業(yè)也是如此。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，一方面為事業(yè)單位的發(fā)展開拓了廣闊的天地；另一方面也給事業(yè)單位生存帶來了更加激烈的競爭。在這種情況下，事業(yè)單位對檔案信息和檔案服務(wù)的需求越來越迫切，要求也越來越高。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位檔案信息服務(wù)的主體，只有在觀念上、體制上、服務(wù)機制和手段上大膽創(chuàng)新、與時俱進，更好地把握時代脈搏，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，才能使事業(yè)單位永遠立于不敗之地。

1 提高事業(yè)單位檔案管理效能的重要性

我國社會經(jīng)濟日漸發(fā)展，信息科技不斷創(chuàng)新，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了更多的便利，事業(yè)單位檔案管理的作用，也從傳統(tǒng)的儲備資料功能進化為事業(yè)單位的實際運營提供數(shù)據(jù)支持，依舊相關(guān)法律規(guī)定，事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化應(yīng)與事業(yè)單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，進而不斷提高檔案管理水平，而相應(yīng)的事業(yè)單位檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為事業(yè)單位提供及時、有效的服務(wù)[1]。這是新時期對事業(yè)單位檔案管理提出的新要求。除了對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料的記錄，還可以利用先進的數(shù)據(jù)統(tǒng)計技術(shù)，進行數(shù)據(jù)處理，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供方向，為事業(yè)單位管理模式的改革提供有效的依據(jù)。數(shù)據(jù)記錄的準確性以及完整性，是事業(yè)單位檔案工作的重點。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要依靠人工記錄的模式，對事業(yè)單位的各項資料進行記錄保存，不僅工作效率極低，而且還存在記錄內(nèi)容不全面，數(shù)據(jù)容易出錯等弊端。傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的方式，對保存環(huán)境有特殊的要求，一旦保存不善，極可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況，埋下了很多的安全隱患。事業(yè)單位檔案中勢必會有關(guān)系事業(yè)單位存亡的機密文件，這一類文件如果丟失，對事業(yè)單位發(fā)展將造成致命的傷害。現(xiàn)如今，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，一味保守對事業(yè)單位的長遠發(fā)展沒有任何意義，事業(yè)單位應(yīng)響應(yīng)國家號召，摒棄傳統(tǒng)檔案管理方式，進行有效的改革創(chuàng)新，從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效能[2]。

2 新形勢下做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新要點

2.1 在事業(yè)單位檔案工作管理體制上創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在開展事業(yè)單位管理的時候，最為顯著的特征就是有明確的權(quán)利責任，有清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)。隨著時代的發(fā)展社會的進步，事業(yè)單位的檔案管理工作也要滿足市場的需要，不斷改進創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機構(gòu)更加完善，就需要對傳統(tǒng)的管理方式進行改進，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報信息中心，集成信息、情報、圖書、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報可以作為檔案進行保存，也可以來源于檔案，想要實現(xiàn)電子檔案，最為核心的就是信息技術(shù)。目前，在開展工作的時候，一定要將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來，實現(xiàn)信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

2.2 建設(shè)數(shù)據(jù)庫的存儲標準與格式規(guī)范

明確檔案數(shù)據(jù)庫的存儲與訪問方法，包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式等；各種類型檔案內(nèi)容的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容對象的分級存儲、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求[3]。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，很大程度上決定著管理工作的順利進行。如上文提到，管理人員專業(yè)性的缺失，嚴重制約著管理工作的提升和發(fā)展。關(guān)于管理人員素質(zhì)的提升，首先在事業(yè)單位招聘環(huán)節(jié)，就要對人才進行嚴格篩選，事業(yè)單位要充分明確自身需求，在招聘之初設(shè)置相關(guān)硬性條件，作為人才的初步篩選，而后在實際面試的過程中，根據(jù)需求對人才進行多方面的考察，重點選擇信息化技能強、意識前衛(wèi)、接受新知識能力強并且心思較細的人員。實際工作中，除了定期的組織培訓外，還要建立考核制度，對管理人員的能力進行階段性的評估，為能力突出者提供相應(yīng)獎勵，以激發(fā)其工作熱情，對考核不合格者給予一定的處罰，使其自覺地進行自我提升。事業(yè)單位響應(yīng)外部經(jīng)濟發(fā)展，不斷優(yōu)化管理模式，不僅能夠讓員工在工作中充分體現(xiàn)自己的價值，還能夠促進事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理制度上創(chuàng)新

對于事業(yè)單位來說，檔案信息是非常重要的財富，通過筆者多年的實踐工作發(fā)現(xiàn)，雖然檔案硬件設(shè)備非常關(guān)鍵，但有序的工作流程和完善的檔案管理制度，標準化的管理規(guī)范也是非常關(guān)鍵的。因此，對于檔案管理制度一定要嚴格進行管理，建立的過程中要制定嚴密的程序，從收集、整理到最后的借閱使用，都必須要確保檔案信息的準確性、系統(tǒng)性以及保密性。并且，要將電子檔案與實物檔案有效進行結(jié)合，將電子檔案大的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，比如快捷，讓用戶能夠便捷、高效的查閱檔案信息。對于檔案館來說，制度是非常重要的組成部分，需要充分分析制度是否滿足社會發(fā)展的需要，是否能夠做到統(tǒng)籌兼顧，是否能夠有效契合現(xiàn)代化的管理制度，將各自的職責進行明確，將國家提出的科學發(fā)展觀貫徹落實下去，將檔案工作人員的積極性充分調(diào)動起來。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息科技不斷普及的今天，事業(yè)單位只有不斷優(yōu)化自身管理模式，才能在競爭激烈的市場環(huán)境中占據(jù)一席之地。目前，在事業(yè)單位內(nèi)部，對于檔案管理工作的重視程度還遠遠不夠，缺乏創(chuàng)新的管理方式，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實際情況，改變想法，加大對檔案管理工作的投入，善于利用信息化科技，建立專業(yè)的管理制度，從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效能。