馬強(qiáng)

天津市規(guī)劃和自然資源局人才開發(fā)交流服務(wù)中心 天津 300110

信息技術(shù)的快速發(fā)展，為提升干部人事檔案管理水平提供了重要支撐。通過計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的合理配置，建設(shè)一套符合部門(地區(qū))工作實(shí)際的干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案電子化閱檔、電子化存儲(chǔ)、電子化管理，既可以不斷提升干部人事檔案工作效率，又能夠減少原始檔案磨損以及涂改造假問題。因此，研究新時(shí)期干部人事檔案數(shù)字化工作具有重要現(xiàn)實(shí)作用。

1 干部人事檔案特點(diǎn)

1.1 現(xiàn)實(shí)性

干部人事檔案是組織人事部門在人事管理、組織建設(shè)以及人才服務(wù)過程中形成，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄。通過干部人事檔案的查詢和利用，幫助組織人事部門了解干部的“德能勤績廉”，反映“現(xiàn)實(shí)”是干部人事檔案的特點(diǎn)之一。

1.2 全面性

干部人事檔案主要包括干部的履歷類、自傳及思想類、考核鑒定類、學(xué)歷學(xué)位及專業(yè)技術(shù)等、政審/審計(jì)或?qū)徍祟?、黨團(tuán)類、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類違規(guī)違紀(jì)違法處分、工資/任免/會(huì)議代表類，以及其他供組織參考的材料等，涵蓋了干部的成長經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。反映干部“全貌”是干部人事檔案的又一顯著特點(diǎn)。

1.3 動(dòng)態(tài)性

與其他領(lǐng)域檔案顯著不同的是，干部人事檔案從其建立之初便具有顯著的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，隨著干部學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和成長經(jīng)歷的不斷豐富，相關(guān)資料不斷地充實(shí)和補(bǔ)充到檔案中，“檔隨人走”“人檔相宜”成為詮釋干部人事檔案動(dòng)態(tài)性的重要表現(xiàn)。

1.4 保密性

干部人事檔案中涉及個(gè)人家庭情況、組織考察信息，提拔使用等，其社會(huì)關(guān)系、政治表現(xiàn)、職業(yè)道德評價(jià)等涉及干部個(gè)人的隱私，非經(jīng)法定程序和事由不得隨意查看，具有很強(qiáng)的保密性。

2 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)手段，將其應(yīng)用于干部人事檔案管理工作中，是管理方法和手段的創(chuàng)新。1．干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)干部檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化、科學(xué)化，能夠簡便、高效、快速、準(zhǔn)確地檢索查詢所需干部人事檔案信息，提高工作效率，有效發(fā)揮干部人事檔案在干部選任工作中的基礎(chǔ)保障作用，對組織人事部門改進(jìn)工作方式、提升管理水平有著重要意義。2．長期以來，干部人事檔案在查閱和利用時(shí)，往往要依靠手工翻閱閱檔本，查出檔案編號，然后再去檔案柜取出檔案進(jìn)行閱檔，不僅效率低下，而且會(huì)造成檔案材料的接觸性磨損，甚至是破損。原始紙質(zhì)檔案材料是記載干部個(gè)人成長歷程的，在專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核認(rèn)定、干部選拔擔(dān)任、年齡、工齡、黨員身份認(rèn)定、獎(jiǎng)懲情況等方面都有著重要的依據(jù)、憑證作用，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠起到減少原始紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)和人為破損，保護(hù)其持久性與安全性的作用。3．干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠從技術(shù)上防止干部人事檔案涂改造假，為嚴(yán)格管理紙質(zhì)檔案增設(shè)了“監(jiān)控器”和“防火墻”，從而維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)干部工作的嚴(yán)肅性和公信力。

3 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作策略

3.1 嚴(yán)把載體關(guān)，開發(fā)好干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)

干部人事檔案是利用頻率較高的檔案類別之一，在職干部人均年增檔案材料在2份以上，離退休干部在1份左右，在職干部每卷檔案年均查閱在1．2次左右，離退休干部、死亡干部在0．5次左右，使用頻率較高。因此，建立一套能夠滿足工作需要、上下級銜接好、簡單實(shí)用的數(shù)字化系統(tǒng)十分必要。干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)中，在人員建庫、目錄建庫等方面嚴(yán)格按照《技術(shù)規(guī)范》要求實(shí)施，并配置以先進(jìn)的硬件，滿足實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)讀取需求，避免出現(xiàn)內(nèi)存不足、網(wǎng)絡(luò)卡頓等現(xiàn)象。同時(shí)，在干部人事檔案管理系統(tǒng)的欄目上要優(yōu)化設(shè)置，充分滿足干部人事檔案日常管理中檢索、統(tǒng)計(jì)、增刪、授權(quán)訪問等需要。

3.2 嚴(yán)把標(biāo)準(zhǔn)關(guān)，落實(shí)好干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范

要落實(shí)好《技術(shù)規(guī)范》中檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等方面的標(biāo)準(zhǔn)，確保干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。綜合考慮到質(zhì)量、人力、物力等因素，很多地區(qū)在檔案數(shù)字化中采取業(yè)務(wù)外包的形式進(jìn)行，既可以省時(shí)省力節(jié)約成本，也可以保證質(zhì)量成效。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性、流程性工作，外包后的檔案數(shù)字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監(jiān)督、進(jìn)度跟進(jìn)、成果驗(yàn)收等方面下功夫，對外包中的不當(dāng)行為要及時(shí)制止，對影響進(jìn)度的問題要及時(shí)協(xié)商解決，對質(zhì)量問題要及時(shí)指明，確保檔案數(shù)字化工作按期保質(zhì)完成。

3.3 嚴(yán)把安全關(guān)，打造好干部人事檔案數(shù)字化運(yùn)行環(huán)境

安全問題是干部人事檔案數(shù)字化一個(gè)焦點(diǎn)。干部人事檔案是國家秘密或工作秘密，也涉及干部的個(gè)人隱私，因此，安全問題是干部人事檔案管理尤其是干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)不可回避的問題。數(shù)字化后的干部人事檔案是無形的，通過計(jì)算機(jī)可以查看，通過媒介可以拷貝存儲(chǔ)，如何確保干部人事檔案數(shù)據(jù)安全十分重要。要加強(qiáng)外包服務(wù)安全管理，提高檔案管理人員保密意識，合理確定數(shù)字化信息查閱權(quán)限，數(shù)字化備份信息要按照國家秘密標(biāo)準(zhǔn)保存。干部人事檔案系統(tǒng)實(shí)行專網(wǎng)運(yùn)行，要通過綜合使用物理隔離、信息加密、數(shù)字簽名、訪問控制、入侵檢測等技術(shù)，做好訪問者身份鑒別，要把非正常登錄“拒之門外”。還要保證干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)器安全，確保在符合保密要求的環(huán)境中運(yùn)行。

4 結(jié)語

干部人事檔案是黨和國家的重要執(zhí)政資源，干部人事檔案數(shù)字化是探索干部人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的一個(gè)重要手段，也是新時(shí)期新形勢下黨的建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，解決好干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，全面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，方能使之在服務(wù)組織干部人才工作中更加高效規(guī)范。