程雨

中國(guó)水電基礎(chǔ)局有限公司 西藏拉薩 850000

企業(yè)進(jìn)行物資采購(gòu)信息化管理，對(duì)于企業(yè)的資源管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)進(jìn)行物資管理能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)過(guò)程的全面掌控，節(jié)省過(guò)程中不必要的開(kāi)支消費(fèi)，為企業(yè)節(jié)約人力物力資源，幫助企業(yè)獲得更多收益。

1 信息化在物資采購(gòu)管理中的重要性

1.1 有助于企業(yè)進(jìn)行成本控制

信息化在物資采購(gòu)管理過(guò)程中的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)信息掌控，也有利于企業(yè)各部門之間的信息交流，幫助采購(gòu)部門做好信息統(tǒng)計(jì)，避免出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買物資等現(xiàn)象，同時(shí)，該過(guò)程也省去了專門派人進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)的過(guò)程，節(jié)約了大量的統(tǒng)計(jì)時(shí)間，幫助企業(yè)提高了物資利用率，節(jié)約了成本和勞動(dòng)力。

1.2 有助于對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督

信息技術(shù)的使用，能夠幫助企業(yè)更好地進(jìn)行監(jiān)管工作的開(kāi)展。物資采購(gòu)各類信息能夠完全展現(xiàn)在企業(yè)管理者面前，方便企業(yè)進(jìn)行清算和復(fù)查等工作，為企業(yè)進(jìn)行年終核算提供大量依據(jù)。

2 建設(shè)類企業(yè)物資管理存在問(wèn)題

2.1 企業(yè)對(duì)物資管理重視程度不夠

1987年我國(guó)建筑企業(yè)推行工程“項(xiàng)目管理”制度以來(lái)，各建設(shè)類項(xiàng)目紛紛組建項(xiàng)目經(jīng)理部，由項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工過(guò)程的管理與協(xié)調(diào)，企業(yè)總部對(duì)物資管控程度不如從前。許多建設(shè)類企業(yè)為了調(diào)動(dòng)各項(xiàng)目經(jīng)理部的積極性，加大對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的授權(quán)，其中包括材料采購(gòu)權(quán)。允許項(xiàng)目經(jīng)理部分散采購(gòu)大部分建筑材料，很大程度上導(dǎo)致材料采購(gòu)管理控制的難度加大。

2.2 物資管理方法手段較落后

許多企業(yè)采用精細(xì)化管理模式，側(cè)重于前期物資的預(yù)算與計(jì)劃編制，定額準(zhǔn)確和精細(xì)的用量分析，以及發(fā)放量的控制。這種方式能做到有矩可循，卻忽略了現(xiàn)實(shí)客觀存在的各種不可預(yù)見(jiàn)因素，在實(shí)際的物資管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題后，不能及時(shí)有效解決[1]。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)管理體系不健全

風(fēng)險(xiǎn)包括多個(gè)方面，有質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)等。有效控制各大風(fēng)險(xiǎn)，一直是企業(yè)難以解決的問(wèn)題。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，保證工程高技術(shù)指標(biāo)的同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)物資管理的優(yōu)化，這樣企業(yè)才能在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

3 提升物資管理水平的舉措

3.1 規(guī)范制度流程

完善工程物資管理制度體系，涵蓋請(qǐng)購(gòu)-采購(gòu)-入庫(kù)-出庫(kù)等物料管理環(huán)節(jié)，以及合同-訂單-發(fā)票-應(yīng)付-總賬和庫(kù)存管理（廢舊物資）-存貨核算-總賬等經(jīng)濟(jì)管理環(huán)節(jié)，建立明確規(guī)范的全過(guò)程管理流程。通過(guò)制度設(shè)計(jì)和流程再造，將業(yè)務(wù)規(guī)范固化到信息平臺(tái)，切實(shí)為提升信息化建設(shè)質(zhì)量提供依據(jù)和支撐。

3.2 明確業(yè)務(wù)規(guī)范。

明晰各節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)信息、單據(jù)憑證的制式和內(nèi)容，并將之嵌入信息平臺(tái)，推動(dòng)物資管理從線下到線上、從粗放到精益的轉(zhuǎn)變。嚴(yán)格區(qū)分主材與輔材，規(guī)范物料標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，制定相對(duì)統(tǒng)一與動(dòng)態(tài)調(diào)整的物料編碼體系，建立企業(yè)物料庫(kù)，完善出入庫(kù)管理體系[2]。

3.3 加強(qiáng)設(shè)計(jì)和聯(lián)動(dòng)

強(qiáng)化“業(yè)務(wù)需求引導(dǎo)信息化建設(shè)要求”的理念，建立全部門、全專業(yè)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)的信息化工作機(jī)制，將管理需求設(shè)計(jì)成系統(tǒng)功能。將信息部門、物資部門、工程部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等聯(lián)動(dòng)起來(lái)，通過(guò)信息平臺(tái)的應(yīng)用，提升物資管理全流程的規(guī)范性和高效性。

4 關(guān)于工程物資信息化建設(shè)的三點(diǎn)建議

4.1 頂層設(shè)計(jì)與因企制宜相結(jié)合

信息平臺(tái)由國(guó)網(wǎng)公司總部頂層設(shè)計(jì)，各省公司具體實(shí)施。建議放開(kāi)更多的自主性和彈性空間，以便各級(jí)企業(yè)深度結(jié)合自身管理實(shí)際，打造高效實(shí)用的信息系統(tǒng)[3]。

4.2 功能固化與動(dòng)態(tài)調(diào)整相結(jié)合

信息系統(tǒng)一經(jīng)投用，其功能必定相對(duì)固化，制度流程也不會(huì)隨意調(diào)整。但企業(yè)經(jīng)營(yíng)面臨的內(nèi)外部環(huán)境、需求和業(yè)務(wù)不斷變化，因此要建立成效跟蹤和動(dòng)態(tài)調(diào)整的信息化工作機(jī)制，不斷完善系統(tǒng)功能，使之與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)無(wú)縫銜接。

4.3 單系統(tǒng)運(yùn)行與多系統(tǒng)協(xié)調(diào)相結(jié)合

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)涉及多項(xiàng)業(yè)務(wù)，將會(huì)涉及不同的信息系統(tǒng)，或者同一系統(tǒng)內(nèi)的不同功能模塊。對(duì)此，在功能設(shè)計(jì)之初，就要深入調(diào)研分析，充分考慮各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的主次、先后及配合關(guān)系，做好功能接續(xù)和接口設(shè)計(jì)，并在運(yùn)行中隨業(yè)務(wù)實(shí)際動(dòng)態(tài)完善，確保企業(yè)各部門、各專業(yè)的業(yè)務(wù)流程順暢、銜接得當(dāng)、數(shù)據(jù)口徑一致。

4.4 建立數(shù)字化信息采購(gòu)平臺(tái)

企業(yè)需要對(duì)自己在物資采購(gòu)過(guò)程中的各方面信息完全掌控，才能對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)管理有更好的認(rèn)識(shí)和理解，同時(shí)也方便企業(yè)進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。對(duì)于每一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想做到對(duì)企業(yè)物資信息采購(gòu)進(jìn)行完全掌控，首先要建立起完整的物資采購(gòu)信息平臺(tái)，將所有的采購(gòu)信息發(fā)布到平臺(tái)上，讓每一位在職員工都能了解到物資采購(gòu)花銷，讓企業(yè)管理層對(duì)物資花費(fèi)做到心中有數(shù)，也方便了財(cái)務(wù)部門年終進(jìn)行總結(jié)和賬款清算。物資采購(gòu)信息交流平臺(tái)還能夠進(jìn)行信息互通，讓采購(gòu)部門及時(shí)了解到企業(yè)對(duì)各種物資的需求，從而及時(shí)地對(duì)物資進(jìn)行補(bǔ)充，此過(guò)程也會(huì)節(jié)省大量的時(shí)間和人力資源，提升企業(yè)生產(chǎn)效率，以促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)造更多收益。

5 結(jié)語(yǔ)

工程物資管理作為工程項(xiàng)目中的重要環(huán)節(jié)，涉及領(lǐng)域廣、流程多、工作繁瑣、信息敏感，備受審計(jì)檢查的關(guān)注。近年來(lái)，國(guó)家電網(wǎng)公司統(tǒng)籌推進(jìn)，建成了涵蓋物資管理等功能模塊的集體企業(yè)業(yè)務(wù)信息平臺(tái)，對(duì)規(guī)范管理起到了較好的促進(jìn)作用。但長(zhǎng)期積淀下來(lái)的物資管理基礎(chǔ)薄弱的問(wèn)題，又一定程度上阻滯信息化建設(shè)進(jìn)程。如何解決好歷史問(wèn)題，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，打通工程物資信息化建設(shè)通道，全面提升規(guī)范化運(yùn)作能力。