北京克拉美酒酒店管理有限責(zé)任公司

采購(gòu)成本是酒店綜合成本體系中的重要一環(huán)，經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，酒店的利潤(rùn)獲取空間被不斷壓縮，但經(jīng)營(yíng)發(fā)展所需成本卻不斷攀升，但很多大型酒店內(nèi)，采購(gòu)成本管控的壓力也一直較大。采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制雖然能夠?qū)频赀M(jìn)行成本控制提供一些幫助與積極影響，但這一效用發(fā)揮的前提與基礎(chǔ)是該層面內(nèi)部控制工作可以較為良好的開(kāi)展。正因如此，探尋出酒店更好進(jìn)行采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作開(kāi)展的一般性路徑也極為必要。

一、酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制概述

現(xiàn)代酒店持續(xù)經(jīng)營(yíng)中需要不斷地進(jìn)行各種物品的采購(gòu)，且采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展好壞對(duì)酒店基礎(chǔ)服務(wù)的提供，自身的發(fā)展等層面都會(huì)產(chǎn)生直接影響。全面成本控制理論下，酒店采購(gòu)成本管控的重要性不言而喻，基于內(nèi)部控制視角對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展進(jìn)行審視時(shí)則可以發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作也需要在一個(gè)良好的狀態(tài)下進(jìn)行，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制能力與水平高低與否更是會(huì)對(duì)整體上的內(nèi)部控制體系運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響。正因采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制較為重要，如何處理好或開(kāi)展好采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作也是酒店管理層需要思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

二、酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

(一)內(nèi)部控制權(quán)責(zé)關(guān)系不明

雖然采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制極為必要，但很多酒店并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，部分酒店雖然正在進(jìn)行著采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作的開(kāi)展，但具體內(nèi)部控制活動(dòng)開(kāi)展缺乏良好的制度予以支撐，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制權(quán)責(zé)關(guān)系也并不明晰。例如，某酒店內(nèi)雖然較為注重采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展，但財(cái)務(wù)主管，采購(gòu)主管等都被看作是實(shí)際意義上的內(nèi)部控制主體，但實(shí)際內(nèi)部控制工作開(kāi)展中，相互推諉的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展的也極為松散。一旦采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的權(quán)責(zé)關(guān)系長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法明晰，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的內(nèi)在環(huán)境會(huì)變得越來(lái)越差，這一層面的內(nèi)部控制能力自然無(wú)法得到有效提升。

(二)缺乏完備的采購(gòu)資金預(yù)算體系

很多酒店并未確立出與采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展直接相關(guān)的預(yù)算體系，雖然整體預(yù)算中一般會(huì)對(duì)采購(gòu)預(yù)算規(guī)模進(jìn)行確立，但與預(yù)算執(zhí)行、監(jiān)督、預(yù)算目標(biāo)達(dá)成評(píng)價(jià)直接相關(guān)的工作并未較好開(kāi)展，缺乏完備的采購(gòu)資金預(yù)算體系這一問(wèn)題也格外顯著。采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的進(jìn)行實(shí)際上對(duì)預(yù)算有較強(qiáng)的依賴性，很多企業(yè)內(nèi)，財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的進(jìn)行也將預(yù)算作為一個(gè)基礎(chǔ)性媒介。酒店雖然與一般性企業(yè)存在差異，但采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展的目標(biāo)基本相同，如若無(wú)法確立出較為完備的，與采購(gòu)環(huán)節(jié)直接相關(guān)的預(yù)算體系，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展的有效性在提升上也會(huì)十分困難。

(三)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)機(jī)制缺失

采購(gòu)工作開(kāi)展中實(shí)際上會(huì)帶有一定的風(fēng)險(xiǎn)，特別是很多酒店尚未就物品采購(gòu)等與供應(yīng)商之間達(dá)成穩(wěn)定的采買(mǎi)關(guān)系時(shí)，采購(gòu)人員無(wú)法對(duì)所采購(gòu)的物品質(zhì)量予以較好保障時(shí)，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)很容易順勢(shì)產(chǎn)生?，F(xiàn)階段，鮮有酒店能夠基于內(nèi)部控制的視角，在采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展中進(jìn)行采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范和應(yīng)對(duì)，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)機(jī)制也處于缺位的狀態(tài)之中。這一因素影響下，不僅酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)的整體風(fēng)險(xiǎn)性會(huì)大為提升，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展中也會(huì)受到風(fēng)險(xiǎn)因素較高這一問(wèn)題的影響。更為嚴(yán)重的是，一旦采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，這一層面的內(nèi)部控制工作開(kāi)展壓力也會(huì)攀升，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這也不利于采購(gòu)工作與采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的健康開(kāi)展。

(四)采購(gòu)流程規(guī)范性不足

絕大多數(shù)酒店對(duì)采購(gòu)工作規(guī)范性開(kāi)展事宜缺乏應(yīng)有關(guān)注，在部分規(guī)模較小的酒店之中，采購(gòu)工作甚至由一般性財(cái)務(wù)管理人員負(fù)責(zé)。不僅如此，很多酒店對(duì)于市場(chǎng)開(kāi)拓，服務(wù)質(zhì)量提升等事宜明顯更為關(guān)注，成本集約意識(shí)相對(duì)淡薄，其對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺乏全面認(rèn)識(shí)時(shí)，采購(gòu)流程的規(guī)范一直都沒(méi)有引起管理層的重視。由于采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度的缺失，加之采購(gòu)流程規(guī)范性明顯不足，采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展上的隨意性便相對(duì)較強(qiáng)，很多采購(gòu)人員也缺乏規(guī)范化開(kāi)展采購(gòu)工作的意識(shí)。久而久之，酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展的壓力也會(huì)不斷上升。

三、酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作更好開(kāi)展的建議

(一)確立采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度

酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的更好開(kāi)展需要有堅(jiān)實(shí)的制度予以支撐，因此，酒店管理層需要在充分掌握采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制實(shí)際狀況與需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)制度的建設(shè)嘗試。例如，杭州下沙凱恩戴斯酒店在2015年將采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的權(quán)責(zé)關(guān)系，基本內(nèi)容，預(yù)期目標(biāo)等在制度中進(jìn)行了較好細(xì)化，并指派財(cái)務(wù)總監(jiān)充當(dāng)采購(gòu)內(nèi)部控制監(jiān)督的第一責(zé)任主體。通過(guò)制度建設(shè)上進(jìn)行的努力，凱恩戴斯酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制各項(xiàng)工作均有條不紊的開(kāi)展，制度為基礎(chǔ)的良好采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制環(huán)境形成也較好帶動(dòng)了采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制能力的提升。

(二)構(gòu)建采購(gòu)資金預(yù)算管理體系

從財(cái)務(wù)層面進(jìn)行采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展較為可行，這種做法更加可以大為提升采購(gòu)工作開(kāi)展的條理性。具體來(lái)說(shuō)，酒店可以進(jìn)行采購(gòu)資金預(yù)算管理體系的構(gòu)建，通過(guò)采購(gòu)預(yù)算規(guī)模、預(yù)算管理目標(biāo)的確立，對(duì)采購(gòu)人員的采購(gòu)工作開(kāi)展形成一定指導(dǎo)和約束。例如，某大型酒店不僅進(jìn)行了采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)的確立，更加借助滾動(dòng)預(yù)算法的應(yīng)用定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行狀況進(jìn)行了常態(tài)化監(jiān)督，不同時(shí)期預(yù)算指標(biāo)達(dá)成度也與采購(gòu)人員績(jī)效考核聯(lián)系在了一起。得益于這種創(chuàng)新嘗試，近幾年，采購(gòu)成本年增長(zhǎng)幅度基本被控制在了6.65%以內(nèi)，通過(guò)預(yù)算管理體系的構(gòu)建來(lái)進(jìn)行采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的做法也可以被其它酒店借鑒。

(三)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)機(jī)制

建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)機(jī)制是酒店加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的不二選擇，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)本身具有不可被完全消除的特點(diǎn)，作為服務(wù)業(yè)中的主體，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)一旦產(chǎn)生也會(huì)對(duì)酒店服務(wù)能力乃至形象等產(chǎn)生較多負(fù)面影響。為此，酒店管理層需要基于內(nèi)部控制的視角，在采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制進(jìn)程中進(jìn)行采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)機(jī)制的構(gòu)建。例如，武漢市某星級(jí)酒店并通過(guò)定期抽查采購(gòu)物品質(zhì)量，對(duì)合作方進(jìn)行信用管理等策略，較好地進(jìn)行著采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范事宜。其更是通過(guò)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估，進(jìn)行了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案的制定，這種做法不僅大為增強(qiáng)了采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的體系性，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作的開(kāi)展也能夠?yàn)樨?cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的降低起到很大幫助。

(四)提升采購(gòu)工作開(kāi)展的規(guī)范性

很多酒店內(nèi)采購(gòu)工作開(kāi)展的規(guī)范性明顯不足，“內(nèi)部人”現(xiàn)象更是時(shí)有出現(xiàn)，新時(shí)期，酒店在采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展中要注重采購(gòu)工作開(kāi)展流程的規(guī)范，借助內(nèi)部控制建設(shè)的契機(jī)，將采購(gòu)工作開(kāi)展的規(guī)范性提升同采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作水平提升較好聯(lián)系在一起。具體來(lái)說(shuō)，酒店可以將采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)開(kāi)展的基本流程在采購(gòu)制度中予以明確，并借助內(nèi)部控制層面中的評(píng)價(jià)、監(jiān)督性工作開(kāi)展，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作開(kāi)展是否規(guī)范等事宜進(jìn)行對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)與監(jiān)督式控制。借助內(nèi)部層面的流程規(guī)范，外部層面的評(píng)價(jià)監(jiān)督，酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的全面性也能夠得到提升，這也有利于采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制水平的不斷提升。

四、結(jié)語(yǔ)

酒店內(nèi)核心管理層不僅要對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)工作的開(kāi)展給予重視，更加需要對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展給予關(guān)注、支持，在營(yíng)造出較好的采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制環(huán)境后，將具體的內(nèi)部控制活動(dòng)落實(shí)到實(shí)處。值得注意的是，不同酒店在采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開(kāi)展中的實(shí)際狀況與需求不盡相同，很多內(nèi)部控制問(wèn)題產(chǎn)生的原因也存在差異?；趩?wèn)題解決的視角進(jìn)行采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問(wèn)題解決時(shí)，也要遵循從自身經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際出發(fā)的基本原則。