申紅

潞州區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 山西長(zhǎng)治 046011

1 事業(yè)單位在檔案管理工作中的不足之處

1.1 對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見(jiàn)證，也是將文字資料進(jìn)行規(guī)范化整理的依據(jù)。從原則上講，各個(gè)事業(yè)單位都必須重視檔案管理工作，以此保證檔案、文件資料可以被完整的保存，便于日后的查閱與調(diào)研。但是，現(xiàn)實(shí)情況卻是部分基層事業(yè)單位并不重視此項(xiàng)工作，認(rèn)為檔案管理工作任務(wù)過(guò)重，沒(méi)有充足的人手負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，所以就會(huì)聘請(qǐng)一些即將退休的老員工處理相關(guān)工作，從而影響了檔案管理工作的效率[1]。

1.2 不適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理

檔案管理走信息化的道路是必然的趨勢(shì)，但是并不是說(shuō)檔案管理就必須要完全信息化，實(shí)際檔案不僅有數(shù)字檔案，還有紙質(zhì)檔案，如何協(xié)調(diào)兩種檔案的管理是一個(gè)非常值得思考的問(wèn)題，在信息時(shí)代，存在一種誤區(qū)，個(gè)別人認(rèn)為信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)可以代替很多東西，當(dāng)數(shù)字化檔案建立起來(lái)以后，紙質(zhì)檔案就變得可有可無(wú)。實(shí)際這是對(duì)檔案的不負(fù)責(zé)的一種表現(xiàn)，是對(duì)事業(yè)的不尊重。無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是事業(yè)單位為“中國(guó)夢(mèng)”服務(wù)的見(jiàn)證，是永遠(yuǎn)值得珍藏的。目前在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，存在比較明顯的電子檔案和紙質(zhì)檔案管理不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，要么就是過(guò)分重視紙質(zhì)檔案而忽視了信息化對(duì)檔案管理的重要意義，要么就是過(guò)分重視電子檔案而對(duì)紙質(zhì)檔案的保存重視程度下降，這方面大部分紙質(zhì)檔案都是用塑料盒來(lái)進(jìn)行保存，但是塑料盒特別易碎，不利于保管。

1.3 部分基層事業(yè)單位的檔案管理工作多頭化

事業(yè)單位的各項(xiàng)工作在不斷的進(jìn)步、規(guī)范?；A(chǔ)事業(yè)單位也要對(duì)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一的管理，這樣才能使各種資源更好的運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，現(xiàn)階段我國(guó)很多基層事業(yè)單位的答案管理工作存在著整體性不強(qiáng)及多頭管理的問(wèn)題，例如，人事資料由人事部門(mén)保管、會(huì)議資料及工作總結(jié)由秘書(shū)科保管、財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)科保管等，這樣的管理方式無(wú)法對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)資料進(jìn)行總體管理，也不便于日后的查閱與調(diào)撥，所以嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的工作效率，也不利于事業(yè)單位的發(fā)展與轉(zhuǎn)型。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑探究

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

為了最大化的優(yōu)化檔案管理工作的模式，最重要的一點(diǎn)就是提高工作人員的綜合素質(zhì)，只有這樣，工作人員才能熟練運(yùn)用各種計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，高效開(kāi)展檔案管理工作?？梢赃x拔工作表現(xiàn)突出、責(zé)任心強(qiáng)的組織工作人員，派其進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，再將學(xué)習(xí)到的先進(jìn)管理模式傳授給其他員工，以此提高整體員工的綜合素質(zhì)[2]。

2.2 與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理是為大眾提供服務(wù)的，服務(wù)性強(qiáng)，特別是在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，檔案在事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，有著越來(lái)越高的要求，一定要全面提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)很關(guān)鍵，不光是檔案管理工作的主要保證，還是檔案管理工作服務(wù)水平提升的支撐點(diǎn)。事業(yè)單位檔案管理的工作人員需要有大數(shù)據(jù)及信息化的思維方式，對(duì)于管理理念上要不斷創(chuàng)新，將事業(yè)單位的檔案管理人員加以重視起來(lái)。第二，檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，信息化的指導(dǎo)下，檔案管理工作是由內(nèi)部資源向共享型體制去發(fā)展，整體提升與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的水平，不斷優(yōu)化、堅(jiān)持用更好的服務(wù)理念，為事業(yè)單位發(fā)展提供健全的服務(wù)，突出信息服務(wù)的質(zhì)量及在檔案管理時(shí)的工作水平。

2.3 豐富檔案管理的方式

為了進(jìn)一步加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)行多樣化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴(kuò)大基層事業(yè)單位檔案管理的儲(chǔ)存總量，還能大幅減輕單位的庫(kù)存空間，而且無(wú)紙化的檔案管理可以簡(jiǎn)化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開(kāi)展各項(xiàng)聯(lián)合工作。

2.4 檔案管理要做到共享

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理普遍存在著條塊分割明顯的問(wèn)題。一些事業(yè)單位的檔案館因考慮到檔案安全和社會(huì)責(zé)任，在資源方面不愿意和其他檔案館一起共享。但是，從數(shù)據(jù)價(jià)值角度來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)與檔案唯有實(shí)現(xiàn)真正的共享，才能切實(shí)發(fā)揮出最大的效用。所以，每一個(gè)事業(yè)單位的檔案館都需要強(qiáng)化合作，有效建立開(kāi)放型的檔案共享平臺(tái)，把每一級(jí)的檔案館里所公布的數(shù)據(jù)和檔案，在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)上公布出來(lái)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)最大范圍的檔案資源共享及進(jìn)一步的擴(kuò)散。

2.5 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位信息檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

要妥善解決事業(yè)單位檔案資料開(kāi)發(fā)利用效率過(guò)低的問(wèn)題，應(yīng)該積極完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的制度體系。首先，應(yīng)該加強(qiáng)以事業(yè)單位相關(guān)門(mén)戶網(wǎng)站為平臺(tái)的檔案資料庫(kù)的建立，通過(guò)完善事業(yè)單位外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)的檔案信息資源共享服務(wù)來(lái)更好地提升單位內(nèi)部檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率[3]。重要的是要積極健全相關(guān)的資源搜索渠道，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢功能提供實(shí)現(xiàn)途徑。

3 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的快速發(fā)展,使其逐漸被廣泛運(yùn)用在不同領(lǐng)域中,為各行各業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件,事業(yè)單位檔案管理是其在工作中的重要環(huán)節(jié),在具體進(jìn)行管理過(guò)程中,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的利用,促進(jìn)管理工作的有效實(shí)施。使信息技術(shù)以合理的方式融入到事業(yè)單位檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)作，推動(dòng)信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相結(jié)合的發(fā)展，同時(shí)大力推動(dòng)國(guó)家信息技術(shù)的革新，在發(fā)展中進(jìn)步，在進(jìn)步中求新，共同致力于信息技術(shù)的繁榮。