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        淺談辦公室秘書工作效率的提高策略

        2019-11-28 21:08:49李元源
        商品與質量 2019年29期
        關鍵詞:企業(yè)

        李元源

        國網四川雅安電力(集團)股份有限公司 四川雅安 625000

        現(xiàn)階段,隨著經濟社會的進步以及現(xiàn)代企業(yè)制度的構建,各大企事業(yè)單位的用人標準越高越高。企業(yè)秘書若想在競爭激烈的職場占據(jù)一席之地,必須不斷提高自身行政工作水平。

        1 提升辦公室秘書人員工作水平的重要性及其原則

        1.1 重要性

        辦公室是企業(yè)管理及行政人員辦公的重要場地,由于每天需要承接多樣化的行政管理工作,所以工作量一般都很大,既要及時向各層工作者下達領導的任務及命令,而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報,需要充分做好每個細節(jié)。同時,辦公室秘書人員還應當科學地分配好各項工作事宜,有效地協(xié)調企業(yè)內部相關工作人員的關系,此外,還應當處理好企業(yè)外部交易、經濟方面的業(yè)務。因此,辦公室秘書人員自身的工作水平在企業(yè)運行中發(fā)揮不可或缺的作用,相關管理者必須對此給予高度重視[1]。

        1.2 工作原則

        辦公室秘書人員必須認真遵循所在企業(yè)制定的工作原則,具體內容如下:其一,對上級發(fā)布的任務及命令必須嚴格執(zhí)行,讓企業(yè)內部上下級之間形成有效的溝通,擅于協(xié)調上下級的關系,確保企業(yè)各項工作健康、有序地運行。其二,竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能,結合具體情況有效地安排辦公室工作,提升整體辦公效率與質量。其三,保持良好的秘書職業(yè)道德,面對繁多、復雜的辦公室工作,都要耐心、認真地完成,遵守企業(yè)相關的辦事制度工作。

        2 辦公室秘書工作效率的提高策略

        2.1 培養(yǎng)秘書人員的創(chuàng)新能力

        創(chuàng)新是一個國家、企業(yè)長盛不衰的重要驅動力。部分人員對辦公室的秘書工作形成了思想的誤區(qū),他們認為秘書的工作很死板,只要嚴格遵守企業(yè)規(guī)定,按部就班執(zhí)行就可以。然而,辦公室秘書工作并非像設想的那樣簡單。秘書人員也要從思維、工作方面不斷地創(chuàng)新。從秘書工作方式的視角分析,為了盡快取締低效率的辦公方式,一定要對工作方式加以改進、優(yōu)化,充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維,探索一種高效的辦公模式,提升企業(yè)整體的辦公質量與水平。為了激發(fā)秘書人員的創(chuàng)新思維,管理者可以采取以下措施:其一,對辦公室秘書人員的意識、行為適當放寬約束,促進其勇于創(chuàng)新,同時,做好各級人員的溝通,構建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二,企業(yè)領導人員要有效地發(fā)揮模范作用,積極地學習先進企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式,對企業(yè)的辦公室秘書人員予以工作的指導或啟發(fā)。

        2.2 樹立價值觀念,強化服務意識

        2.2.1 樹立創(chuàng)新意識。作為辦公室秘書人員,要順應時代發(fā)展趨勢,切實轉變思想觀念,創(chuàng)新工作模式,并深度剖析本職工作的內涵,通過總結實踐經驗優(yōu)化工作手段,全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準,客觀認知個體的綜合能力,充分發(fā)揮秘書人員的職能優(yōu)勢,實現(xiàn)自身經濟價值與工作崗位價值的統(tǒng)一。

        2.2.2 強化風險意識。作為企事業(yè)單位的秘書人員,應深刻認知辦公室在企業(yè)運營體系中發(fā)揮著重要作用,積極倡導愛崗敬業(yè)精神,嚴格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范,為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中,由衷的關心體貼每一位員工,盡可能的了解職工的心理變化與生活近況,為其提供必要的幫助,消除其后顧之憂,為企事業(yè)單位的運營創(chuàng)造有利條件。此外,秘書人員還要強化工作作風,顧全大局,在事件處理過程中,綜合考量多方面的制約因素,將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動,實現(xiàn)集體利益與個人利益的協(xié)調統(tǒng)一。

        2.3 提升文字功底

        現(xiàn)代化企業(yè)辦公室秘書工作的最基本要求就是具備扎實的文字功底。因而,企業(yè)辦公室秘書文字功底的提高需要從以下幾個方面入手:首先,辦公室秘書在日常工作中要細心觀察寫作的特點與方式,對多樣的作品結構與格式進行全面透徹的分析,掌握與了解作品后將其轉化為自身的寫作素材[2]。其次,企業(yè)辦公室秘書要做好充足的思想準備工作,在接到上級領導的寫作任務后要快速準備材料與素材,盡早完成上級領導交代的工作任務。

        2.4 提高技術素養(yǎng)

        現(xiàn)階段隨著科學信息技術的進步與經濟社會的發(fā)展,企業(yè)秘書原有的工作模式已經遠遠不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的實際發(fā)展訴求。因此,提高企業(yè)辦公室秘書的工作技術水平變得尤為重要。首先,企業(yè)在對辦公室秘書進行招聘時要將更多的關注點放在其職業(yè)素養(yǎng)與現(xiàn)代化工作水平層面,入職后還應該定期開展現(xiàn)代化技術水平培訓。其次,企業(yè)的相關領導人員還應該定期在內部對秘書的電腦操作技術、電子郵件查收與發(fā)送、信息查閱等技能進行考核,對現(xiàn)代化辦公技術水平較高的秘書進行相應的獎勵與表揚,對于那些工作技能較低的人員進行處罰與批評,促使秘書在權責一致的條件下不斷提高自身的技術素養(yǎng)[3]。

        2.5 提高思想政治素質

        只有具備良好思想政治素質,秘書人員才能做好行政管理工作。要堅定的政治立場和政治態(tài)度,在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致。要有較強的政治識別能力,毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策,按黨的要求做好各項工作。要有較高的遵守紀律的自覺性,必須高度自覺的嚴格要求和約束自己,加強黨性修養(yǎng)、堅定理想信念、保持優(yōu)良作風。

        3 結語

        總之,辦公室是企業(yè)管理者、行政工作者重要的辦公環(huán)境。秘書人員工作質量及水平的提升對企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進作用。因此,企業(yè)的管理者必須對此保持高度的重視,構建良好的獎懲制度,激發(fā)職工的創(chuàng)新思維,強化專業(yè)知識及技能的培訓,提升辦公室秘書工作水平。

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