李麗霞

山東省濱州市沾化區(qū)人民醫(yī)院 山東濱州 256800

人事檔案是組織人事部門(mén)的一種專門(mén)檔案，是在人事管理活動(dòng)中形成的、記述和反映職工個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況、以人頭為單位集中保存的、備查考的原始紀(jì)錄=。對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行高效、科學(xué)、合理的管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的首要條件。

1 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.1 對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革有促進(jìn)作用

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用在人們的工作與生活中，給人們帶來(lái)了很大的方便。在當(dāng)代管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性比較突出，與醫(yī)院管理工作有緊密的聯(lián)系。要達(dá)到醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)覆蓋的目標(biāo)與醫(yī)療資源共享的目標(biāo)，醫(yī)院管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)成為以后的必然趨勢(shì)。根據(jù)我們的調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前一部分的醫(yī)院檔案管理工作，因?yàn)楦鞣N因素的影響，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量低下，甚至使醫(yī)院整體管理工作受到阻礙。由此，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的力度要不斷加強(qiáng)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況不斷完善有效的人事檔案管理方法，這對(duì)醫(yī)院整體管理工作與醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是有重要作用的[1]。

1.2 有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

醫(yī)院的人事檔案記錄的內(nèi)容是個(gè)人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等多方面內(nèi)容。是個(gè)人情況的初始記錄，是個(gè)人參與各方面社會(huì)活動(dòng)的實(shí)際情況，對(duì)醫(yī)院的人力資源進(jìn)行科學(xué)、合理地配置，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是有利的。

2 新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的重點(diǎn)

2.1 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)

在新時(shí)期背景之下，信息化水平的提高能夠優(yōu)化醫(yī)院的人事檔案管理工作，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高其管理效率。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理項(xiàng)目中，往往運(yùn)用人工記錄、審核的手段對(duì)材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并整理，此種方法弊端多多。一方面，人工收集資料的效率低下，浪費(fèi)時(shí)間的同時(shí)也消耗了大量的人力資源；另一方面，人工記錄往往會(huì)發(fā)生統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，在材料歸檔時(shí)的正確率低，往往使人事檔案質(zhì)量下降。而現(xiàn)代高科技技術(shù)能夠有效規(guī)避這一問(wèn)題，醫(yī)院能夠利用自動(dòng)化辦公進(jìn)行人事檔案的材料收集、統(tǒng)計(jì)工作，通過(guò)強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能夠在短時(shí)間內(nèi)收集相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的信息與資料，還能繪制工作強(qiáng)度表格將醫(yī)務(wù)人員的工作能力直觀地展現(xiàn)出來(lái)。并且，計(jì)算機(jī)記錄的出錯(cuò)率低、正確率高，面對(duì)大量的信息與資料時(shí)，強(qiáng)大的計(jì)算系統(tǒng)也能夠應(yīng)對(duì)自如。將醫(yī)院的人事檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化、高效化的管理模式，促進(jìn)醫(yī)院人事管理進(jìn)一步展開(kāi)，并提高管理效率，減少不必要的人力成本的同時(shí)優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)，強(qiáng)化醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，產(chǎn)生社會(huì)效益[2]。

2.2 健全人事檔案管理體系

為了確保人事資源的合理配置，醫(yī)院應(yīng)對(duì)人事檔案管理體系加以健全，通過(guò)信息技術(shù)將人才檔案信息記錄入庫(kù)，將技術(shù)人才科研水平、綜合能力與學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)等信息添加到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以此為人力資源的配置提供科學(xué)的依據(jù)。在對(duì)醫(yī)院人事檔案信息管理中，應(yīng)根據(jù)人才特點(diǎn)及能力合理分類整理，確保人才作用得到充分發(fā)揮，避免人才擠壓現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 改革舊制度，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新

陳舊的人事檔案管理制度已經(jīng)跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多樣性，人員聘用類別復(fù)雜，如編內(nèi)、編外臨時(shí)、編外合同、人事代理等等。對(duì)比，可以采用以下方法對(duì)人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新性編排。首先，將所有檔案按照退休人員、在職人員分為兩大類，退休里面又進(jìn)一步細(xì)分到離休。考慮到退休人員的檔案使用率最低，把退休人員的檔案歸在一起，可以放到檔案密集架的最里面。考慮到人員的流動(dòng)性，其次對(duì)在職人員的檔案按照其用工性質(zhì)可分為編內(nèi)、編外和人事代理三類，編內(nèi)人員一般是醫(yī)院的老員工，相對(duì)比較穩(wěn)定，而編外人員和人事代理性質(zhì)人員的流動(dòng)性比較大，所以他們檔案的使用率相對(duì)較高。最后，在每一類別里按照漢字結(jié)構(gòu)或者姓氏拼音首字母進(jìn)行檔案的編排。這樣可以使檔案編排更合理，提高檔案密集架的使用率，在檔案的查閱上更省時(shí)省力。另外，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使人事檔案管理能與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新[3]。

2.4 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，拓展服務(wù)領(lǐng)域

醫(yī)院的人事檔案管理者應(yīng)根據(jù)新時(shí)期的要求，及時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，將人事檔案的管理與協(xié)助優(yōu)勢(shì)最大化。首先，檔案管理人員能夠根據(jù)醫(yī)院的人力資源安排以及人事工作的要求，對(duì)人事檔案展開(kāi)深入研究，由傳統(tǒng)的錄入資料、管理信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦又鲃?dòng)積極的管理方式，拓展人事檔案的利用途徑。能夠通過(guò)利用分析統(tǒng)計(jì)的方法，將自身對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析管理圖遞交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，并借鑒其他優(yōu)秀管理案例分析有利于所在醫(yī)院的管理策略，為優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配備問(wèn)題、提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力、優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)、發(fā)揮人才的最大價(jià)值作出貢獻(xiàn)。

2.5 建立檔案監(jiān)管機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)對(duì)人事檔案監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行建立，確保其符合管理要求，在具體實(shí)施中相關(guān)部門(mén)應(yīng)設(shè)置檔案監(jiān)督小組，定期對(duì)資源檔案實(shí)施檢查，如若違反《檔案法》則應(yīng)立即給予懲處，確保人事檔案管理工作的有效推行。

3 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，為了確保該項(xiàng)管理工作的有效推行，需整個(gè)醫(yī)院工作人員參與其中，并建立檔案管理制度，構(gòu)建一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，為開(kāi)展人事檔案管理工作做好準(zhǔn)備，為醫(yī)院的發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。