李軍 彭璐
濟南市城建檔案館 山東濟南 250014
在大數(shù)據(jù)時代背景下,城建檔案管理必須要依托科技發(fā)展成果,不斷加強網(wǎng)絡(luò)化、信息化、技術(shù)化應(yīng)用,優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式,調(diào)整傳統(tǒng)服務(wù)結(jié)構(gòu),通過大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮,幫助城建檔案走上科技發(fā)展之路,力爭實現(xiàn)檔案管理安全規(guī)范、社會服務(wù)優(yōu)質(zhì)滿意的雙贏局面。
在我國社會不斷進步的過程中,城市建設(shè)的速度逐漸的加快,并且城市建設(shè)的規(guī)模逐漸增大,這導(dǎo)致我國城市建設(shè)所產(chǎn)生的資料在短期內(nèi)爆增,使我國的城市建設(shè)檔案管理工作激增。在這個過程中,我國與城建檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)已經(jīng)不能滿足城市建設(shè)檔案管理工作的需求。城建檔案相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)不完善,使的檔案管理工作人員在工作的過程中沒有進行管理的依據(jù),導(dǎo)致工作人員在進行檔案管理時出現(xiàn)問題,阻礙著我國城市建設(shè)的腳步。
城市在建設(shè)的過程中,只注重城市建設(shè)的進度,而忽略了城建檔案管理工作,導(dǎo)致城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展速度降低,進而對我國資料體系的建設(shè)造成阻礙,降低我國基礎(chǔ)制度的完善速度。城市管理者在進行管理的過程中,應(yīng)正確認識城建檔案管理工作的重要性,加強對我國城市建設(shè)檔案管理工作的建設(shè),完善我國城市檔案管理工作制度,使其在城市建設(shè)的過程中發(fā)揮重要作用,促進我國城市的發(fā)展與經(jīng)濟的增長[1]。
因城市管理者在城市建設(shè)的過程中,不能正確認識城市建設(shè)檔案管理的重要性,進而完善對城市檔案管理的制度,使得城市建設(shè)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的管理,使其在發(fā)展的過程中不能對城市建設(shè)所產(chǎn)生的問題進行妥善的處理。另外,城市建設(shè)檔案缺乏系統(tǒng)的管理還會使相關(guān)工作人員在工作的過程中產(chǎn)生懈怠心理,不能激發(fā)工作人員的工作熱情,降低了工作人員的制作質(zhì)量與工作效率,減慢了我國城市建設(shè)檔案管理工作的發(fā)展進度,進而對我國的城市建設(shè)與經(jīng)濟發(fā)展造成一定的影響。
由于我國城市在建設(shè)的過程中,城市建設(shè)者招募的檔案管理專業(yè)人員較少,城市建設(shè)的發(fā)展速度較快,因此,在相關(guān)人員開展工作時,就會出現(xiàn)管理人員工作難度較大,工作較為復(fù)雜的現(xiàn)象。在城市建設(shè)檔案管理工作中,工作人員不僅要將檔案進行保存,還要對檔案進行分析,理清檔案中的一些內(nèi)在關(guān)系,使相關(guān)人員在查閱資料時可以快速提取出相關(guān)的文件,進而提高工作人員的工作效率。
優(yōu)化的館藏、合理的結(jié)構(gòu)是城建檔案館提高社會公共服務(wù)能力的措施之一。新時期,一方面,要在注重檔案完整性和多樣性的同時,突出民生類城建檔案的收集,包含規(guī)劃、建設(shè)、征收拆遷等各方面的民生檔案資料,做到內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理;另一方面,要充分利用檔案信息資源,開展服務(wù)民生方面的深層次強編研工作。在綜合考慮城市發(fā)展特色的基礎(chǔ)上,借助館內(nèi)便利資源,以滿足社會需求,服務(wù)大眾為目的,形成以研為主、以編為輔的工作方式,有針對性、有重點地增加城建檔案附加值,更好地貼近生活、貼近百姓,滿足社會對城建檔案利用的需求[2]。
傳統(tǒng)的城建檔案管理是以原始手工紙質(zhì)為主,對具有保存價值的各種技術(shù)資料加以整理、入庫、保管。當(dāng)前,城建檔案工作已由傳統(tǒng)粗放模式向信息化、現(xiàn)代化集約管理轉(zhuǎn)變。新時期,要進一步加大網(wǎng)絡(luò)的智慧管理能級,通過整合檔案信息資源,實施“存量數(shù)字化,增量電子化”,不斷完善城建檔案管理信息系統(tǒng),深入開發(fā)在線接收、網(wǎng)上查閱等更加便民的措施,助力“最多跑一次”改革,提高檔案利用時效性,使檔案信息資源的價值得到充分發(fā)揮。
如何實現(xiàn)城建檔案以“人民為中心”的服務(wù)理念,必須要轉(zhuǎn)變過去被動式的服務(wù)方式,不斷提高服務(wù)效能、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式,形成主動式的服務(wù)機制。一是優(yōu)化服務(wù)。要開展城建檔案標(biāo)準化管理,改善服務(wù)環(huán)境,提升服務(wù)質(zhì)量,進一步樹立良好的服務(wù)形象。二是靠前服務(wù)。要堅持從檔案形成的源頭著手,深入現(xiàn)場開展培訓(xùn)指導(dǎo),把問題解決在檔案進館前,做到全過程推進,減輕服務(wù)對象的歸檔壓力,提高歸檔效率。三是創(chuàng)新服務(wù)。要以需求為導(dǎo)向,樹立精準服務(wù)理念,不斷探索檔案工作的新問題和發(fā)展趨勢,進一步開辟檔案開發(fā)利用方式和渠道,實現(xiàn)城建檔案的與時俱進,群策群力,不斷完善城建檔案管理工作,使之發(fā)揮更大的作用。
基于大數(shù)據(jù)背景下的城建檔案管理,不僅要注重信息化技術(shù)的應(yīng)用,還需立足于現(xiàn)有管理資源,克服檔案管理信息化發(fā)展進程中的挑戰(zhàn),充分整合可利用資源,提升檔案管理工作的實效性。一方面,要調(diào)整檔案管理的格局,整合軟件資源。針對檔案信息化應(yīng)用中的突出問題,加強上下聯(lián)絡(luò)與左右互通,發(fā)揮部門與部門、人員與人員之間的協(xié)調(diào)作用,將城建檔案管理內(nèi)容進行細化,以彌補信息化建設(shè)資源及資金短缺的困境。同時要加強信息化人員的選拔與培養(yǎng),通過人才的利用提升檔案服務(wù)水平,深化信息化發(fā)展成果。另一方面,要加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),整合硬件資源。加大信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)力度,以科技投入的方法解決傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中的問題,并且引進先進的信息化數(shù)據(jù)處理設(shè)備,以通過高精尖的科技產(chǎn)品滿足現(xiàn)代城建檔案的管理需求[3]。
城市建設(shè)檔案是對城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作的真實記錄,是記憶城市建設(shè)發(fā)展、傳承城市歷史文化的重要依據(jù),而城市發(fā)展的最終目標(biāo)是為了讓人民更好地生活。新時期,如何圍繞“不斷滿足人民日益增長的美好生活需要”的目標(biāo),更好地發(fā)揮城建檔案資源作用,讓歷史記憶更活,城市發(fā)展更好作用,百姓生活更美,是城建檔案工作的目標(biāo)所向。