范思源

梧州市國土資源勘測規(guī)劃院 廣西梧州 5 4 3 0 0 0

1 文件檔案管理中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義

1.1 能夠推動(dòng)文件與檔案記錄更加完整

將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到文件與檔案管理中，對(duì)于提升文件與檔案記錄的完整性有較大的促進(jìn)作用。相關(guān)管理者能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展相關(guān)的核對(duì)與采集工作，不同部門或者院系的負(fù)責(zé)人還能夠及時(shí)將相關(guān)的電子文件傳輸?shù)綑n案室中，也可以定期向檔案室傳輸相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。而檔案室人員能夠借助于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各個(gè)部門或者院系的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸檔，如此不僅能夠提升文件與檔案信息的整理速度，而且還能夠節(jié)省較多的人力資源和時(shí)間，并推動(dòng)檔案記錄更加完整連續(xù)，使文件與檔案信息得到更好地運(yùn)用。

1.2 能夠提升文件與檔案管理的安全性

傳統(tǒng)文件與檔案管理模式下，一般是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案保存和管理，而紙質(zhì)文件與檔案的保存是有期限的，時(shí)間太久文件檔案往往會(huì)腐爛或者損毀，這就不利于文件與檔案安全，而采用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行文件與檔案管理，則能夠?qū)⑽募n案掃描成電子的形式，這樣就不會(huì)被毀損掉，從而能夠提升保存壽命，增強(qiáng)文件檔案的安全性。不過需要注意的是，電子文件檔案管理往往會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的安全威脅，這就需要相關(guān)部門構(gòu)建健全的安全管理制度，做好保密管理，要對(duì)于重要信息進(jìn)行加密處理，并定期或者不定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)消除安全威脅。

1.3 能夠提升文件與檔案的運(yùn)用價(jià)值

傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件與檔案都?xì)w集到檔案室，各個(gè)文件檔案的存放方式較為復(fù)雜，并且隨著時(shí)間的延續(xù)，文件檔案資源也在不斷增多，相關(guān)人員要想運(yùn)用哪方面的檔案往往需要花費(fèi)較多的時(shí)間去尋找，很多時(shí)候難以找到符合自身需求的文件檔案信息，所以文件檔案的運(yùn)用效率低下。而將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入進(jìn)來則能夠緩解這種現(xiàn)象，想要運(yùn)用哪個(gè)方面的文件檔案直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜尋即可，立即能夠出來對(duì)應(yīng)的文件檔案信息，這就能夠促進(jìn)文件檔案運(yùn)用價(jià)值的全面提升。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

2.1 明確應(yīng)用策略

為了提升計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對(duì)管理人員進(jìn)行全面升級(jí)。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的熟練運(yùn)用，掌握現(xiàn)代化的檔案處理模式，促進(jìn)檔案管理的不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)的跨越式發(fā)展[1]。

2.2 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行及時(shí)保存。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，電子文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)也應(yīng)該不斷安全、優(yōu)化，要不斷的研發(fā)、建立科學(xué)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與防火墻的技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)與文件進(jìn)行全面保護(hù)與升級(jí)。事業(yè)單位內(nèi)部要加檔案安全管理，注重自主技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在很多不確定的因素，事業(yè)單位在建立數(shù)字庫的時(shí)候，要選擇適當(dāng)?shù)?、值得信賴的生產(chǎn)商，建立多重保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測，定期維護(hù)，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。

2.3 提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進(jìn)行，更要重視檔案管理人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平，加強(qiáng)人力、物力、財(cái)力的合理運(yùn)用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓(xùn)，讓工作人員熟悉計(jì)算機(jī)文檔的管理流程，完善計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，推行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于那些積極配合、完善自身的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些沒有辦法跟上時(shí)代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關(guān)的專業(yè)人才，提高檔案管理工作人員的積極性[2]。

2.4 深入挖掘計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的功能

檔案管理工作較為繁瑣，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入進(jìn)來能夠降低檔案管理的繁瑣性，而要想利用計(jì)算機(jī)更全面地對(duì)檔案進(jìn)行管理，則需要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的功能進(jìn)行深入挖掘。比如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以對(duì)檔案資源進(jìn)行搜集、共享，還可以對(duì)其進(jìn)行智能分類、匯總、加工、處理等，只有對(duì)這些功能進(jìn)行有效挖掘和運(yùn)用，才能夠最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，推動(dòng)檔案管理更加高效。這就需要相關(guān)部門對(duì)檔案管理者進(jìn)行鼓勵(lì)，推動(dòng)其積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能學(xué)習(xí)，不斷發(fā)現(xiàn)和解鎖新技能。同時(shí)，還要引入與自身情況相符合的檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理模塊劃分，提升檔案管理的有效性。

2.5 重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)在文件與檔案管理工作中運(yùn)用范圍越來越廣，很多單位高度重視對(duì)先進(jìn)設(shè)備的采買，忽視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，導(dǎo)致采購的先進(jìn)設(shè)備長期閑置，浪費(fèi)資金，新型的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)沒有辦法滿足單位的真實(shí)需求，事業(yè)單位必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力[3]。

3 結(jié)語

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入到了人們生活和工作的方方面面，因此相關(guān)文件檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，推動(dòng)檔案管理更加便捷，不斷提升檔案管理的效果。雖然當(dāng)前我國很多相關(guān)部門已經(jīng)開始在檔案管理中引入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是實(shí)際的檔案管理過程還不是十分科學(xué)，存在諸多不足，本文根據(jù)實(shí)際情況提出了一系列計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)策，希望能夠?yàn)楦嘞嚓P(guān)部門開展檔案管理提供幫助。