姚麗文

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程的真實(shí)記錄，是城市寶貴的信息資源和社會(huì)財(cái)富。建筑工程檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的。它們反映了整個(gè)工程的建設(shè)過(guò)程，并有各種形式的記錄，如文字、圖表、聲音和圖像，具有保存價(jià)值。建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)、城市應(yīng)急管理和科技創(chuàng)新具有非常重要的歷史和社會(huì)價(jià)值。它是工程使用、維護(hù)、改造、擴(kuò)建和應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件的重要依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和真實(shí)性直接關(guān)系到檔案的利用價(jià)值。然而，從接收文件的現(xiàn)狀來(lái)看，仍有一些地方不能令人滿意。關(guān)于工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和需要解決的方法，提一些想法。

一、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1．重建設(shè)輕檔案現(xiàn)象嚴(yán)重

目前城市建設(shè)實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，越來(lái)越多的建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工、建設(shè)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注工程的進(jìn)度，忽視資料的形成和整理。城建檔案館對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并始終有事先通知，但項(xiàng)目負(fù)責(zé)人僅僅只派資料人員參與，對(duì)檔案工作會(huì)議不予重視。相當(dāng)多的領(lǐng)導(dǎo)者和資料員對(duì)檔案存在一些誤解。他們認(rèn)為檔案可以在項(xiàng)目完成后進(jìn)行歸集。在施工過(guò)程中有些部門(mén)對(duì)城建檔案的法律法規(guī)缺乏深入的了解。許多單位仍然不適應(yīng)相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的健全管理，他們不承認(rèn)項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目質(zhì)量之間的關(guān)系，對(duì)施工項(xiàng)目檔案質(zhì)量要求不高，項(xiàng)目檔案不能全面，真實(shí)地反映施工過(guò)程。

2．資料編撰存在問(wèn)題

施工過(guò)程中檔案編撰存在突出問(wèn)題。在去年檢查指導(dǎo)的一個(gè)項(xiàng)目中，我們發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案記錄嚴(yán)重脫節(jié)，一些工程主體已經(jīng)完成，基礎(chǔ)部分的檔案尚未形成，有些項(xiàng)目只修建到二樓，數(shù)據(jù)已經(jīng)到達(dá)頂層。再有，資料審查簽證不負(fù)責(zé)任，資料表格中的一些數(shù)據(jù)記錄明顯錯(cuò)誤，甚至有些數(shù)據(jù)是任意捏造的，而一些責(zé)任人仍然不負(fù)責(zé)檢查和審批。資料員代寫(xiě)報(bào)告甚至代其簽字情況嚴(yán)重。有些使用施工圖作為竣工圖，另一些使用非檔案筆，如鉛筆和圓珠筆。我們的指導(dǎo)中還發(fā)現(xiàn)，有些項(xiàng)目先開(kāi)工后再辦理手續(xù)，設(shè)計(jì)審查合格書(shū)上單位工程名稱與施工許可證上的項(xiàng)目名稱不同，因此在編制竣工檔案時(shí)出現(xiàn)了多個(gè)項(xiàng)目名稱。上述現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案缺乏真實(shí)性，無(wú)法對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，造成有關(guān)單位和責(zé)任人的責(zé)任漏洞和嚴(yán)重后果，給檔案的有效利用造成嚴(yán)重的影響。

3．項(xiàng)目檔案管理人員職責(zé)不明

在實(shí)際工作中，建設(shè)工程檔案管理人員擔(dān)任固定職務(wù)的工作十分困難。從我們的日常工作中，我們發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目資料員身兼多職，或者兼顧多個(gè)項(xiàng)目的資料管理，工作量大，時(shí)間有限。資料員不能到崗位上隨時(shí)跟蹤了解項(xiàng)目情況，閉門(mén)造車現(xiàn)象難以避免，無(wú)法確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性。檔案管理員的流動(dòng)也很頻繁，有的項(xiàng)目部已經(jīng)撤銷，資料還沒(méi)有歸檔，資料員只有帶回家中或者寄存在其他項(xiàng)目部，很容易造成資料的遺失或者損毀。管理制度的不完善，會(huì)造成一些資料丟失。前后各階段不一致、施工項(xiàng)目文件不完整等問(wèn)題嚴(yán)重。

二、研究措施，解決問(wèn)題

確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和真實(shí)性，是加強(qiáng)檔案質(zhì)量保證體系建設(shè)的必要前提。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)，加大城建檔案管理規(guī)范的宣傳力度，加大對(duì)城建檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是加快城建檔案館建設(shè)，加強(qiáng)建設(shè)工程質(zhì)量保證體系的必然措施。

1．加強(qiáng)宣傳教育，加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)檔案法律法規(guī)的知識(shí)宣傳，增強(qiáng)社會(huì)各界對(duì)城市建設(shè)檔案的法律意識(shí)。作為各級(jí)城市建設(shè)檔案管理部門(mén)，要做好國(guó)家和地方政策的宣傳貫徹和相關(guān)法律法規(guī)工作。通過(guò)不同渠道，開(kāi)展宣傳教育，提高各界和建設(shè)領(lǐng)域?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)檔案政策、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)的認(rèn)識(shí)。通過(guò)加大政策法規(guī)宣傳教育力度，城市建設(shè)檔案管理人員和有關(guān)單位、建設(shè)活動(dòng)負(fù)責(zé)人可以明確認(rèn)識(shí)到自己在工程檔案質(zhì)量管理中的責(zé)任，增強(qiáng)城市建設(shè)檔案從業(yè)人員的守法意識(shí)。提高城市建設(shè)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)至關(guān)重要。隨著城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)代化和技術(shù)發(fā)展，其內(nèi)容的多樣性要求城市建設(shè)檔案工作者具備廣泛的知識(shí)，包括城市建設(shè)知識(shí)，檔案管理知識(shí)，掌握提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用，迫切要求我們的專業(yè)人員更新知識(shí)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)新環(huán)境的要求。

2．加強(qiáng)執(zhí)法檢查，嚴(yán)格追究責(zé)任

開(kāi)展城市建設(shè)檔案執(zhí)法檢查，嚴(yán)格質(zhì)量責(zé)任制，在加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督的同時(shí)，杜絕建設(shè)工程檔案的偽造，保證檔案的質(zhì)量。要進(jìn)一步完善移交檔案的責(zé)任制，誰(shuí)簽字，誰(shuí)負(fù)責(zé)。我館實(shí)行的建設(shè)工程文件要錄就是以書(shū)面的形式，明確責(zé)任人，并且承諾對(duì)移交的資料承擔(dān)一切法律責(zé)任。我館專門(mén)成立了檔案執(zhí)法科，加大執(zhí)法力度，對(duì)全市建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。及時(shí)整改，同時(shí)對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的建設(shè)工程項(xiàng)目要加大執(zhí)法力度，采取行之有效的辦法，保證竣工檔案歸檔保存。

3．加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案質(zhì)量

城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，是城建檔案收集接收工作的重要環(huán)節(jié)，是豐富館藏保證進(jìn)館檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。行之有效的方法是搞好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的有力保證。

目前，我館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科室的指導(dǎo)類別分為建筑工程房建檔案和市政工程檔案（包括重點(diǎn)工程檔案和地下管線工程檔案）兩大類，實(shí)行分類指導(dǎo)、分區(qū)管理，責(zé)任落實(shí)到人。要求各區(qū)域負(fù)責(zé)人按照各自的責(zé)任，和相關(guān)信息與建設(shè)工程檔案形成單位建立長(zhǎng)期聯(lián)系，了解工程動(dòng)態(tài)，對(duì)在建工程有計(jì)劃地進(jìn)行跟蹤服務(wù)。在分類指導(dǎo)的前提下，采取集中指導(dǎo)的方式，集中一段時(shí)間，集中相關(guān)人員，對(duì)城建檔案業(yè)務(wù)工作中的問(wèn)題進(jìn)行培訓(xùn)式指導(dǎo)，能在有效時(shí)間較大范圍內(nèi)對(duì)一些普遍性問(wèn)題進(jìn)行輔導(dǎo)，時(shí)間省效率高。這種方法特別適用于大型建設(shè)工程項(xiàng)目，因?yàn)橥笮徒ㄔO(shè)工程項(xiàng)目的施工單位多，資料員相對(duì)也會(huì)多，集中指導(dǎo)即可以對(duì)普遍性問(wèn)題統(tǒng)一講解，又可以對(duì)大家提出的問(wèn)題予以輔導(dǎo)，相互學(xué)習(xí)，信息、資源互通。

工程開(kāi)工前，城建檔案館主動(dòng)與服務(wù)對(duì)象進(jìn)行溝通，幫助各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章。對(duì)建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的建設(shè)工程檔案進(jìn)行具體指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案形成過(guò)程的具體責(zé)任和注意事項(xiàng)進(jìn)行交底，明確各方責(zé)任。指導(dǎo)各單位落實(shí)專職檔案管理人員，要求設(shè)置專柜存放檔案資料，建立健全檔案工作制度，強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)重視。在工程建設(shè)過(guò)程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員要經(jīng)常深入工地，對(duì)建設(shè)工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔以及報(bào)送、移交工作進(jìn)行不定期的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。對(duì)檔案編制人員進(jìn)行輔導(dǎo)，檢查檔案編制情況，幫助各單位解決工程檔案歸集過(guò)程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，保證竣工檔案的完整、真實(shí)。

我們一般都會(huì)在第一次工程現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)交底時(shí)留下電話號(hào)碼和QQ群號(hào)。由于城市大、項(xiàng)目多，不可能隨時(shí)都能到工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，我們采取電話咨詢的方式，隨時(shí)和建設(shè)、施工單位的相關(guān)人員保持聯(lián)系，有疑問(wèn)隨時(shí)電話溝通。為了工作便利，更好的服務(wù)，我們開(kāi)通了城建檔案網(wǎng)上辦公，建立了城建檔案QQ群，在線上進(jìn)行咨詢， QQ群還能成為一個(gè)交流的平臺(tái)，各項(xiàng)目檔案人員在上面交流、溝通，傳輸文件，效果很好，這也是現(xiàn)代化通訊工具給我們帶來(lái)的便利，一定要利用好。

建設(shè)工程檔案的指導(dǎo)、收集、報(bào)送過(guò)程，還會(huì)不斷出現(xiàn)一些新的問(wèn)題，要保證建設(shè)工程檔案的完整性、真實(shí)性，還需要我們不斷總結(jié)，不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，建立健全法規(guī)制度，宣傳檔案的重要性，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)執(zhí)法力度，完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式方法，是建設(shè)工程檔案真實(shí)完整的必要保證。